مدیریت فرآیند پارس

BPM تنها مفهومی نیست که بر بهبود کارایی عملیاتی سازمان متمرکز شده باشد. در این مطلب برخی از این مفاهیم مرتبط را معرفی کرده و روابط کلیدی و تفاوت های بین این اصول و BPM را شناسایی می کنیم.

مدیریت کیفیت جامع (TQM): رویکردی است که از لحاظ زمانی قبل از BPM و الهام بخش آن بوده است. تمرکز TQM بر بهبود مستمر و حفظ کیفیت محصولات و همچنین توسعه خدمات است. به این ترتیب، مشابه BPM تأکید بر ضرورت تلاش برای بهبود است، اما تأکید TQM بر خود محصولات و سرویس هاست. دیدگاه BPM این است که کیفیت برتر محصولات و خدمات با تمرکز بر روی بهبود فرایندهایی که این محصولات و خدمات را ایجاد می کنند حاصل می شود.  باید پذیرفت که این دیدگاه تا حدودی بحث برانگیز است، زیرا در TQM رایج ،BPM به عنوان یکی از شیوه های مختلفی که در یک برنامه TQM یافت می شود، دیده می شود. از لحاظ نظری چندان تمایزی بین این دو وجود ندارد، اما به لحاظ تجربی یکی از کاربردهای TQM عمدتاً در حوزه تولید یافت می شود (جایی که محصولات ملموس هستند) در حالی که BPM متمایل به سازمان های خدماتی است.

مدیریت عملیات: زمینه ای است که روی مدیریت وظایف فنی و فیزیکی مرتبط یک شرکت یا سازمان متمرکز است، به ویژه آنهایی که مرتبط به تولید و ساخت هستند. در این دیدگاه نظریه احتمالات، نظریه صف، تجزیه وتحلیل تصمیم گیری، مدلسازی ریاضی و شبیه سازی، تکنیک های مهم برای بهینه سازی کارایی عملیات هستند. چنین تکنیک هایی در محتوای نوآوری های BPM مفید هستند. تفاوت مدیریت عملیات و BPM در این است که مدیریت عملیات عموماً بر کنترل و ایجاد فرایند، بدون الزام تغییر در آن متمرکز است در حالی که BPM بر تغییر فرایند به منظور بهبود آن متمرکز است.

Lean: یک اصل مدیریتی است که از صنعت به ویژه از فلسفه مهندسی تویوتا آغاز شده است. یکی از اصول عمده Lean حذف ضایعات همچون فعالیت هایی که هیچ ارزش افزودهای برای مشتری ندارد، است. تفاوت دیگر این است که فرایند کسب و کار BPM تأکید بر استفاده از فناوری اطلاعات به عنوان یک ابزار برای بهبود کسب و کار فرآیندها دارد و آن ها را سازگارتر و تکرارپذیر می کند.

شش سیگما: مجموعه ای دیگر از روش هایی است که در تولید آغاز شده و به ویژه از شیوه های مهندسی و تولید در موتورولا است. ویژگی اصلی شش سیگما تمرکز آن بر به حداقل رساندن نقص (خطا) است.  شش سیگما تأکید ویژه ای بر اندازه گیری خروجی فرآیندها یا فعالیت ها، به خصوص از منظر کیفیت دارد.  شش سیگما مدیران را تشویق می کند که به طور سیستماتیک اثرات نوآوری های بهبود در خروجی را مقایسه کنند. در عمل، شش سیگما لزوماً به تنهایی به کار نم یرود، اما در ارتباط با رویکردهای دیگر به کار می رود. به ویژه، رویکرد مشهوریست که فلسفه Lean را با تکنیک های شش سیگما ترکیب میکند که باعث هدایت به سمت رویکردی شده که با نام Lean Six Sigma شناخته شده است. امروزه، بسیاری از تکنیک های شش سیگما نیز به طور معمول در BPM استفاده می شود. به طور خلاصه، ما می توانیم بگوییم که BPM برگرفته از فلسفه بهبود مستمر TQM است، اصول و تکنیک های مدیریت عملیات را در بر میگیرد و Lean و شش سیگما را به همراه قابلیت فناوری اطلاعات مدرن به منظور بهینه سازی روند فرآیندهای کسب وکار با اهداف عملکردی یک سازمان ترکیب می کند.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) یک سیستم مدیریت فرآیند تحت وب است که امکان طراحی، خودکارسازی و استقرار فرآیندهای کسب و کار را برای سازمان ها فراهم می کند. این ابزار با فراهم ساختن رابط کاربری drag and drop محیطی برای مدل سازی و طراحی جریان کارها و همچنین ساخت فرم های پویا دراختیار کاربر قرار می دهد.

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات مربوط به پیاده سازی و ساخت فرآیند در پروسس میکر را به سازمان شما ارایه دهد.

پروسس میکر یک BPMS رایگان و متن باز است که جزو سیستم های نرم افزاری سبک وزن (lightweight) با سربار داده بسیار کم در میان سیستم های نرم افزاری موجود در این صنعت به حساب می رود. همچنین از آن جا که پراسس میکر یک نرم افزار تحت وب است و می توان آن را در محیط مرورگر اجرا نمود، دسترسی به جریان کارها و روال های سازمانی را جهت طراحی، اجرا و مدیریت فرآیندها برای کاربران، گروه ها و واحدهای سازمانی ساده تر خواهد کرد. در این مطلب قصد داریم تا ضمن معرفی قسمت های کلیدی ProcessMaker، مراحل ساخت یک فرآیند را در این سیستم تحت وب مدیریت فرآیندهای کسب و کار، به ترتیب بیان کنیم.

از امکانات محیط نرم افزاری پراسس میکر می توان به موارد زیر اشاره کرد:
• محیط طراحی و مدل سازی فرآیندها با استاندارد BPMN2.0
• فرم ساز پویا و Responsive
• پورتال کاربری و کارتابل اجرای فرآیندها
• مدیریت چارت سازمانی، کاربران و گروه های کاربری
• طراحی و ارسال سند خروجی
• ...

مراحل ساخت یک فرآیند:
به طور کلی برای ساخت یک فرآیند در ProcessMaker باید مراحل زیر انجام شود:

1. ایجاد یک فرآیند در بخش Designer و طراحی مدل فرآیند: در اولین قدم پس از ایجاد یک فرآیند جدید، می توان مدل فرآیند را در محیطی تحت استاندارد BPMN2 طراحی و مدل سازی کرد. در این قسمت، شما قادر به استفاده از نمادهای تعریف شده در استاندارد BPMN2 هستید.

2. تعریف متغیرهای فرآیند (متغیرهای مدل داده فرآیند): متغیرها (variables)، اطلاعات و داده هایی که در فرم های فرآیند وارد می شوند را در خود ذخیره می کنند تا در قسمت های دیگر آن فرآیند (همچون gatewayها و سایر فرم ها) بتوان آن ها را فراخوانی کرده و از آن ها استفاده کرد. به عنوان مثال، یک فرم می تواند شامل فیلدهایی همچون "نام"، "نام خانوادگی"، "جنسیت" و ... باشد که می بایست برای هر کدام، یک متغیر تعریف نمود. این متغیرها می توانند بسته به نوع داده خود، هر یک از نوع داده های integer، string، boolean، float و ... را در خود ذخیره نمایند. لازم به ذکر است که نیازی نیست تمامی متغیرهای موردنیاز در فرآیند، همان ابتدا تعریف شوند؛ بلکه شما قادر خواهید بود در هر زمانی بسته به نیاز، متغیر جدید در فرآیند تعریف کنید.

3. ساخت فرم های پویا (Dynaforms): در مرحله بعد باید فرم های موردنیاز در فرآیند طراحی شوند. ProcessMaker دارای یک محیط فرم ساز پویا و تحت وب است که می توان در آن قسمت فرم هایی سازگار با دستگاه های مختلف (PC، موبایل و تبلت) طراحی نمود. شما می توانید از تمامی کنترل های طراحی وب به صورت drag and drop در فرم ساز پراسس میکر استفاده کنید.

4. تخصیص فرم ها به فعالیت ها: پس از ساخت یک فرم می توان آن را به فعالیت (Task) مربوطه اختصاص داد تا در صورت اجرای آن فعالیت، این فرم برای کاربر نمایش داده شود.

5. تعریف قوانین مسیریابی (Routing Rule): پس از طراحی مدل فرآیند و ساخت فرم ها، می توان به تعریف قوانین مسیریابی بر روی Gatewayها در مسیر فرآیند اقدام کرد. یک فرآیند ممکن است در مسیر خود به چندین شاخه تقسیم شود که هر یک از شاخه ها در یک شرایط خاص و تعریف شده ای اجرا می شود. این شرط ها بر روی Gatewayهای شرطی موجود در مدل فرآیند نوشته می شوند.

6. تعیین ایفاکنندگان فرآیند: درنهایت، هر یک از فعالیت های موجود در فرآیند باید به یک یا چند کاربر تخصیص داده شود تا کاربر موردنظر بتواند با دسترسی به فعالیت مربوط به خود، آن را انجام دهد. در پراسس میکر، شما قادر خواهید بود تا فعالیت های موجود در فرآیند را به شیوه موردنظرتان به کاربران سازمان assign کنید. پس از اتمام مراحل پیاده سازی فرآیند، کاربر یا کاربرانی که فعالیت اول فرآیند به آن ها اختصاص داده شده است، قادرند تا از طریق کارتابل فرآیندهای خود که در بخش Home محیط پراسس میکر قرار دارد، فرآیند موردنظر را اجرا کنند. پس از ارسال فرم توسط کاربر فعالیت اول، فرآیند مطابق با مدل طراحی شده ادامه پیدا کرده و به کارتابل نفر یا نفرات بعدی ارسال خواهد شد.

ProcessMaker یک برنامه نرم افزاری که به صورت آنلاین و آفلاین مورد استفاده قرار می‌گیرد.

پروسس میکر با خودکار کردن گردش کار و نحوه گردش اطلاعات بین داده‌ها و سیستم‌ها در سازمان ما بهبود ایجاد می‌کند.

پروسس میکر جزء نرم افزارهایی می‌باشد که یک رابطه دیداری خوب را برای کاربر ایجاد می‌کند.

همچنین جزء نرم افزارهایی می‌باشد که با کشیدن و رها کردن کار را برای  تحلیل‌گران کسب و کار آسان کرده است.

پروسس میکر جزء نرم افزارهای مقرون به صرفه، کاربرد آسان و منبع باز برای استفاده در مدیریت فرایندهای کسب و کار می‌باشد.

چرا پروسس میکر
به دلیل توانایی در خودکارسازی فرایندهای کسب و کار.

همچنین به کاربران سازمان از مالی تا فناوری اطلاعات و منابع انسانی این توانایی را می‌دهد
که بدون دانش کد نویسی و یا با داشتن حداقل دانش کد نویسی بتوانند گردش کار خود را طراحی و به اجرا درآورند.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

همیشه یک رابطه یک به یک بین وظایف مدل کسب‌ و کارگرا و مدل اجرایی وجود ندارد. وظیفه یک نرم افزار BPMS، هماهنگی و تبادل کارها بین منابع چندگانه (انسان یا غیر انسان) است.

دو یا چند وظیفه متوالی تخصیص داده شده به یک منبع، کاندیداهایی برای تجمیع وظایف هستند. با ادغام وظایف دیگر نیاز به PBMS نیست چونکه تبادلات بین آنها نیاز به مدیریت ندارند. تنها کار لازم، مداخله در کار منابع اختصاص یافته است. مثلاًَوظیفه کاربری “ورود اطلاعات نام مشتری”، “ورود اطلاعات شماره مشتری” و “ورود اطلاعات جزئیات آسیب” توسط کارمند رسیدگی به درخواست خسارت را می توان تحت عنوان " ورود اطلاعات درخواست خسارت " تجمیع کرد.

البته مواردی وجود دارد که با وجود انجام کارهای متوالی توسط یک منبع، می توان آنها را جداگانه نشان داد. به عنوان مثال یک کارمند اداری سه وظیفه “ارسال اسناد به آژانس”، “دریافت نتایج از آژانس” و “به روزرسانی سوابق دانش آموزان” را بصورت متوالی انجام می دهد و چون نیاز به نظارت بر پیشرفت کار پرونده ها و مدیریت استثناهای احتمالی است، باید زمان انجام هر یک از مراحل مشخص باشد، این سه وظیفه را باید بصورت جداگانه نمایش داد.

اگر برای انجام یک فعالیت به بیش از یک منبع نیاز باشد، آن فعالیت بیش از حد بزرگ است و باید آن را به وظایف ریزتر تقسیم کرد تا بتوان هر وظیفه را به یک منبع اختصاص داد. به عنوان مثال، فعالیت “ورود و تأیید انتقال پول” به منظور رعایت اصل تفکیک وظایف، احتمالاً توسط دو نفر مختلف انجام می شود (حتی اگر نقش مشابهی داشته باشند). ابتدا مسئول مالی سفارش را وارد سیستم می‌کند، سپس یک مسئول مالی دیگر آن را تأیید می‌ کند.

​

​

​

در آخرین مرحله از تبدیل مدل‌های فرآیند به مدل های قابل اجرا در نرم افزار BPMS باید مشخص شود که چگونه هر عنصر مدل توسط BPMS اجرا شود. برای مثال اولین وظیفه از نوع سرویس را در فرایند "تحقق سفارش" “بررسی وجود موجودی” را در نظر بگیرید: برای برقراری ارتباط با سیستم ERP انبار، به ورودی سفارش خرید نیاز داریم.

باید خدمتی که توسط سیستم ERP برای بررسی سطوح موجودی و تعیین محل آن ارائه می شود را مشخص کنید. همچنین اطلاعاتی از محصول که در سفارش خرید وجود دارد مورد نیاز این سرویس است یعنی فرمت (input object) و اطلاعات تولید شده توسط این سرویس (یعنی فرمت output object) باید تعیین شود. این جزئیات پیاده سازی، مشخصه های اجرا نامیده می‌ شود.

این جزئیات به طور خاص عبارتند از:

متغیرهای فرآیند، پیام‌ها، سیگنال‌ها و خطاها

متغیرهای وظایف، رویدادها و ارتباط آن‌ها با متغیرهای فرآیند

جزئیات سرویس برای وظایف از نوع سرویس، ارسال و دریافت و رویدادهای پیام و سیگنال

ریزکدها برای وظایف اسکریپت

قوانین تخصیص مجری و ساختار رابط های کاربر برای وظایف کاربر

وظایف، رویدادها و عبارات جریان توالی

مشخصه‌ های خاص BPMS

این مشخصه‌ها، نماد گرافیکی در نمودار BPMN ندارند اما در فرمت تبادل BPMN 2.0 ذخیره می شوند. فرمت تبادل BPMN، ارائه مدل BPMN بصورت متنی با فرمت XML است که برای تبادل بین ابزارها در مدل BPMN درنظر گرفته شده است و ورودی موتور اجرایی BPMN است. ابزارهای مدل سازی BPMN، یک رابط بصری برای ویرایش بسیاری از این مشخصه های غیرگرافیکی را فراهم می کند بنابراین در اغلب موارد، مستقیماً نیازی به نوشتن XML نیست.

​

سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (نرم افزار BPMS) می تواند پس از پیاده سازی به عنوان سیستم نظارتی عمل می کند و بر فرآیند کسب و کار نظارت کند. جنبه نظارتی BPMS، توانایی نظارت، کنترل و بهبود فرآیندهای تجاری را فراهم می کند. خرید BPMS با نظارت بر تمامی مراحل، چه به صورت دستی یا خودکار در فرآیند کسب و کار می تواند اطلاعات فرآیند ارزشمندی را ارائه دهد.

مالکین فرآیند می توانند آمارهایی مانند میانگین زمان چرخه، زمان انتظار قبل از انجام یک کار توسط شرکت کنندگان انسانی و داده های هزینه را به دست آورند. می توان ارقام هزینه را به زمان درگیر برای تکمیل هر کار در فرآیند و هزینه فرصت به زمان انتظار در زمانی که یک کار فرآیند در صف منتظر پردازش است، اختصاص داد. این ارقام هزینه را می توان برای فرآیند جاری اعمال کرد و ارقام هزینه در زمان واقعی را به دست آورد. قابلیت نظارت می تواند به مدیران کسب و کار اجازه دهد تا از رویدادهای غیرعادی مطلع شوند. تراکنش ‌های مکرر بانکی و زمان‌های طولانی پردازش یک نماینده خدمات مشتری خاص نمونه هایی از این رویداد ها هستند. از داده های فرآیند می توان برای تعیین محل گلوگاه های فرآیند استفاده کرد.

​

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (خرید BPMS) گروه جدیدی از نرم افزارها است که به سازمان ها اجازه می دهد تا راه حل های فناوری اطلاعات فرایند محور را طراحی کنند. فرآیند محور یعنی راه حل های سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار قادر به ادغام افراد، سیستم ها و داده ها هستند.

یکی از پیشرفت‌ های عمده BPMS نسبت به تلاش‌های سنتی بهبود فرآیند کسب‌ و کار مبتنی بر فناوری اطلاعات این است که فناوری اطلاعات را به صاحبان فرآیند کسب ‌و کار نزدیکتر می‌کند. سازمان‌ هایی که از سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (نرم افزار BPMS) برای انجام تغییرات فرآیند کسب ‌و کار مبتنی بر فناوری اطلاعات استفاده می‌ کنند، قابلیت‌های زیر را به دست خواهند آورد:

1. مشارکت نزدیک تر کسب و کار در طراحی راه حل های فرآیند کسب و کار مبتنی بر فناوری اطلاعات.

2. توانایی ادغام افراد و سیستم هایی که در فرآیندهای تجاری شرکت می کنند.

3. امکان شبیه سازی فرآیندهای تجاری برای طراحی بهینه ترین فرآیندها برای اجرا.

4. توانایی نظارت، کنترل و بهبود فرآیندهای تجاری در زمان واقعی.

5. توانایی ایجاد تغییر در فرآیندهای تجاری موجود در زمان واقعی بدون تلاش دقیق برای تبدیل فرآیند.

​

خرید ​BPMS باعث بهیود ساختار و الگوی رفتاری کارکنان سازمان می شود و رضایت کارکنان نسبت به فعالیت ها و فرایند کاری را افزایش می دهد. ابزارهای موجود در BPMS منجر می شود کارکنان احساس قدرت بیشتری داشته باشند.

کاهش دغدغه های کاری با کمک ابزارهای موجود در آن و اعمال شاخصای کلیدی عملکرد (KPI) در فرایندهای کاری، اعلام پیام و هشدارها در زمان مناسب از دیگر تاثیرات استفاده از نرم افزار BPMS است. از عوامل مهم در عملکرد کارکنان، رضایت آنها نسبت به فعالیت ها و فرآیندهای کاری است و سازمان ها در تلاش هستند کارکنان راضی و با انگیزه داشته باشند.

استفاده از طرح های تشویقی و تنبیه (بر اساس داده ها و اطلاعات شفاف) می تواند منجر به تعریف اهداف آگاهانه تر برای بهبود ساختار و الگوی رفتاری کارکنان داشته باشد. از طرف دیگر، مکانیزه شدن فرایندها می تواند حجم کاری کارکنان را کاهش دهد و در نتیجه تمرکز آنها را روی کارهای با ارزش تر و اولی تر بیشتر می کند.

رضایت کارکنان مر بوط می شود به نوع نگاه و برداشت کلی و مثبت آنها از فرآیندهای کاری و همه عوامل مرتبط با رسیدگی به کارها. کارکنان راضی از آموزش ها و مهارت های جدید استقبال می کنند و بهتر و سریع تر اموزش ها را فرا می گیرند. در برابر تغییرات سازمانی کمتر مقاومت می کنند چونکه علاقمند به اهداف سازمان و سرنوشت آن هستند و از مکانیزه کردن فراینده در همه ابعاد سازمان حمایت می کنند.

​

در سازمانهای بزرگ شناسایی گلوگاه آسان نیست. می توان برخی از دلایل ایجاد آنها را سریعا حل کرد اما اغلب زمانی متوجه این گلوگاه ها می شوید که آسیب قابل توجهی به کسب و کار وارد شده است. وقتی با استفاده از نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار ( BPMS) فرایندهای سازمان طراحی و پیاده سازی شوند، می توان گردش کار و اقداماتی که روی هر فرآیند انجام شده است را مشاهده کرد. با ثبت تمامی عملیات و لاگ اقدامات انجام شده در سیستم شفافیت در کارها بوجود خواهد آمد.

شفاف شدن کارها علاوه بر کمک به شناسایی و رفع گلوگاه های موجود، به درشناسایی و ارزیابی عملکرد کارکنان و واحدهای سازمانی نیز کمک می کند یعنی کارکنان سازمان می دانند که اقدامات آنها در هر مرحله قابل ردیابی است و انجام ندادن به موقع فعالیت، می تواند نمرات و پیامدهای منفی و تنبیه ای برایشان داشته باشد.

با کمک نرم افزار BPMS از مواجه مجدد با گلوگاه هایی که توسط نیروی انسانی ایجاد می شوند، جلوگیری می شود و این اطمینان ایجاد می شود که فرایندهای کسب و کار همواره بدون وابستگی به نیروی انسانی یا افراد خاص در سازمان به شکل درست و مناسب انجام می گردند.

​

​در پروژه های BPMS مانند هر پروژه دیگر ریسک عدم موفقیت وجود دارد. برای کاهش ریسک نیاز است ریسکها شناسایی و سپس تلاش برای کم کردن آنها انجام شود.

عدم اعتقاد مدیران به استفاده از BPMS ها، عدم مشارکت مالکان فرایندها، نبود زیر ساخت سخت افزاری، شبکه و همچنین زیر ساخت اطلاعاتی مناسب، در کنار عواملی نظیر انتخاب BPMS نامناسب و انتخاب نادرست فرایند اولیه منجر به طولانی شدن چرخه اجرا و در نتیجه شکست پروژه می شود.

اگر مدیریت اعتقاد به استفاده از نرم افزار BPMS ندارد سراغ BPMS نروید چونکه عدم اعتقاد آنها به لایه های پایین تر منتقل می شود و استفاده از سیستم متوقف می شود. اگر مالکین اصلی فرایندها با نرم افزار درگیر نشوند کارایی بهبود نمی یابد. BPMS رویکرد Agile دارد و لذا نقش مالکین فرایند در آن بسیاز مهم است. این تفکر که شما پیمانکار هستید و کار خود را انجام می دهید باید از ذهن مالکین فرایند خارج شود.

انتخاب پروژه اولیه برای اجرا در BPMS اهمیت زیادی دارد . فرایندی که انتخاب می شود باید علاوه بر سادگی و شفافیت، نفوذ خوبی در سازمان داشته باشد و میزان مشارکت مالکین نیز قابل قبول باشد.

به دلیل چابکی خرید BPMS، مالکین فرایند توقع دارند کار سریع تحویل آنها شود. بعد از آماده شدن بخشی از کار آنرا در اختیار مالکین فرایند قرار دهید تا در صورت وجود نقص همان موقع رفع نقص شود. اجازه ندهید که بعد از اینکه همه چیز کامل شد در اختیار کاربر قرار داده شود.

​