مدیریت فرآیند پارس

اگر یکی از کاربران عادی در پراسس میکر (ProcessMaker) پسورد خود را فراموش کند، کاربر ادمین که دسترسی به مدیریت اطلاعات همه یوزرها دارد، می تواند پسورد جدیدی برای او ثبت کند. اما مشکل زمانی است که کاربر ادمین پسورد خود را فراموش کرده باشد.

چنانچه پسورد اکانت ادمین نرم افزار پراسس میکر خود را فراموش کرده اید، این مقاله می تواند به شما در تغییر پسورد آن کمک کند.

نکته: جهت پیش گیری از مشکل فراموشی کلمه عبور، می توانید گزینه مربوط به بازیابی آن را از طریق کاربر ادمین فعال سازی کنید. دستورالعمل این کار در مقاله فعال سازی گزینه فراموشی کلمه عبور شرح داده شده است. اما چنانچه تا به حال این کار را نکرده اید و اکنون پسورد کاربر ادمین را نیز به خاطر ندارد، این مقاله حاضر می تواند مشکل شما را برطرف کند.

پراسس میکر پسورد تمامی کاربران را در دیتابیس خود ذخیره سازی می کند. دسترسی به این دیتابیس از طریق محیط phpMyAdmin امکان پذیر است. اما لازم به ذکر است که تمامی پسوردها به صورت رمزنگاری شده در این دیتابیس ذخیره شده اند. پراسس میکر تا ورژن های قبل از php 5.6 از رمزنگاری MD5 جهت رمزنگاری پسوردها استفاده می کرد. اما از ورژن php 5.6 به بعد (یعنی ProcessMaker 3.2.1 و جدیدتر)، پسوردها با الگوریتم SHA-256 رمزنگاری می شوند. به همین خاطر شما باید ابتدا ورژن پراسس میکر و php آن را بررسی کنید تا از نحوه رمزنگاری آن مطلع گردید.

از آن جا که هیچ کدام از دو نوع رمزنگاری (MD5 و SHA-256) قابل برگشت نیستند، شما نمی توانید با دیدن پسورد رمزنگاری شده خود در دیتابیس، آن را به پسورد اصلی تبدیل کنید و تنها راه موجود، رمزنگاری یک پسورد جدید و جایگزینی آن با پسورد قبلی در دیتابیس است. بدین شکل، پسورد شما ویرایش خواهد شد.

نرم افزار مدیریت فرایندها و فرم‌ها، راهکاری مناسب جهت توسعه سریع و آسان فرم‌ها و جریان‌های کاری است. با استفاده از این ابزار، فرم‌های مرتبط با کسب‌وکار، بدون نیاز به کدنویسی طراحی شده و با فراخوانی فرم دلخواه‌، در اختیار افراد سازمان قرار می‌گیرد. نرم‌افزار مدیریت فرایندها و فرم‌ها در تیم‌یار، زیرسیستم یا قسمتی از ماژول اقدام این ERP است. ERP تحت وب و یکپارچه تیم‌یار، با توجه به سیستم مدیریت منابع سازمان و دیگر سیستم‌ها و زیرسیستم‌های مورد نیاز یک کسب و کار، امکان طراحی و استفاده از فرم‌ها و جریان کاری‌های متفاوت را در واحد‌های سازمانی مختلف به کاربران و مخاطبین سیستم می‌دهد. طراحی مناسب فرم‌ها و جمع‌آوری داده‌های صحیح منجر به کاهش تولید اطلاعات غلط و اشتباهات سهوی شده و آرشیو صحیح اطلاعات را به همراه دارد.

در نرم افزار مدیریت فرایندها و فرم‌های یکپارچه، قابلیت اتصال هر یک از اقدامات به سایر اقلام اطلاعاتی در واحد‌های مختلف نظیر پروژه‌ها‌، جلسات، اسناد و CRM وجود دارد. امکان استفاده از فرم‌ها در هر یک از اقلام اطلاعاتی (فاکتور فروش، پرونده پرسنلی، رسید انبار، نامه اتوماسیون و...) وجود دارد. این موضوع، عمده مشکلات سیستم‌های جزیره‌ای را پوشش داده و به دلیل انتقال لحظه‌ای اطلاعات زیرسیستم‌ها، بدون دخالت کاربر، امکان بروز خطا و عدم همخوانی اطلاعات را به شدت کاهش داده است. سیستم مدیریت فرایندها و فرم‌ها می‌تواند به بخش‌های مختلفی کمک کند از مدیریت تولید گرفته تا سیستم کنترل تولید.

سیستم مدیریت فرم‌ها و فرایندها یکپارچه تیم‌یار ، زیر سیستم یک ماژول مستقل بوده که یک بستر مناسب را جهت تعریف جریان‌های کاری (گردش کار)، پیگیری اقدامات و تسک‌ها، تعریف فرم‌های مورد نیاز سیستم‌های مختلف یک کسب و کار را فراهم آورده است. نرم افزار مدیریت فرایندها و فرم‌های تیم‌یار با سیستم‌های ارتباط با مشتری ( CRM ) ، مدیریت پروژه ، پورتال (سایت‌)‌، منابع انسانی و ... به صورت یکپارچه در ارتباط است.

یکپارچگی نرم‌افزار اتوماسیون اداری و BPMS (سامانه مدیریت فرآیندهای کسب و کار) می‌تواند برای سازمان‌ها به عنوان یک راهکار موثر برای بهبود کارایی و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار مورد استفاده قرار گیرد.

نرم افزار BPMS امکان ارتباط با دیگر نرم‌افزارهای سازمان را فراهم می‌کند و یکپارچگی نرم‌افزاری در درون سازمان را محقق می‌نماید. با استفاده از قابلیت Service Task می‌توان فعالیت‌های مختلف را خارج از موتور گردش کار BPMS اجرا نمود و اثر آن را از نظر داده‌ای به BPMS منتقل کرد. در ادامه، دلایل مهم یکپارچگی این دو نوع نرم‌افزار را بررسی می‌کنیم:

یکپارچگی فرآیندها:

این دو نوع نرم‌افزار معمولاً بر روی مدیریت و بهبود فرآیندهای کسب و کار تمرکز دارند. با یکپارچه‌سازی نرم‌افزار اتوماسیون اداری با BPMS، فرآیندها از ابتدا تا انتها می‌توانند مدیریت شوند، از جمله فرآیندهایی مانند مدیریت سند، کارتابل الکترونیک، ارتباطات داخلی و خارجی و موارد مشابه. این تعامل بین این دو نوع نرم‌افزارها به بهبود کارایی و کاهش زمان مورد نیاز برای اجرای فرآیندها کمک می‌کند.

ارائه دیدگاه کلی:

با یکپارچگی این دو نوع نرم‌افزار، امکان دسترسی به دیدگاه کلی و جامعتر در مورد فعالیت‌ها، فرآیندها و عملکردهای سازمان فراهم می‌شود. به عنوان مثال، اگر یک فرآیند در BPMS مدیریت شود و مربوط به یک سند در نرم‌افزار اتوماسیون اداری باشد، مدیران و کارمندان می‌توانند با دسترسی به هر دو سیستم، دیدگاهی جامع‌تر از فعالیت‌ها و وضعیت آن‌ها داشته باشند.

افزایش هماهنگی و همکاری:

یکپارچگی این دو نوع نرم‌افزار می‌تواند به افزایش هماهنگی و همکاری در سازمان کمک کند. اطلاعات و داده‌ها بین این دو سیستم به طور خودکار انتقال می‌یابد که می‌تواند زمینه‌ساز هماهنگی بهتر بین تیم‌ها و بخش‌های مختلف سازمان شود.

کاهش اشکال‌زدایی و بهبود عملکرد:

با یکپارچگی این دو نوع نرم‌افزار، احتمال بروز اشکالات و تداخلات در انتقال داده و اطلاعات کاهش می‌یابد. این به سازمان امکان می‌دهد تا عملکرد خود را بهبود بخشیده و به سرعت به مسائل فنی و مدیریتی واکنش نشان دهد.

استفاده از منابع بهینه‌تر:

با یکپارچگی این دو نوع نرم‌افزار، می‌توان منابع سازمان را بهینه‌تر مدیریت کرد.

بنابراین، یکپارچگی نرم‌افزار اتوماسیون اداری و BPMS می‌تواند بهبود کارایی، هماهنگی، و بهره‌وری سازمان را تحقق بخشد.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

اتلاف زمان را کاهش می دهد
نرم افزار تایم شیت به شما کمک می کند بفهمید که کجا نیروی کار را هدر می دهید. این برگه های زمانی به شما کمک می کنند کارهایی را که بیشتر از زمان لازم، طول می کشد حذف کنید و در تصمیم گیری در مورد نحوه بهینه سازی وظایف خود به شما کمک می کنند.

صورتحساب ها را دقیق محاسبه می کند
تایم‌شیت به شما در محاسبه دقیق صورتحساب کمک می کند. برگه های زمانی راهی هستند که به واسطه آنها می توانید به مشتریان خود اطلاع دهید که پروژه های آنها را به نحو احسن اداره می کنید و پول آنها هدر نمی رود. با تایم شیت ، مشتریان شما نیازی به نگرانی در مورد بررسی مداوم وضعیت پروژه های خود ندارند. این برگه ها به آنها اجازه می دهند ببینند چه میزان از زمان خود را به آنها اختصاص می دهید و به عنوان راهی برای اثبات صحت صورتحساب شما عمل می کند.

صورتحساب را اتوماسیون می کند
سازمانهایی که بر اساس ساعات قابل پرداخت هزینه به مشتریان خدمات ارائه می دهند، از تایم شیت صورتحساب استفاده می کنند. این برگه ها می تواند هزینه های شما را با فاکتور و صورتحساب خودکار کاهش دهد. صورتحساب خودکار و اتوماسیون سازی آن نیز می تواند درآمد را افزایش دهد.

مدیریت پروژه بهبود می یابد
تایم‌شیت ها به طرز شگفت آوری ابزارهای مهمی برای مدیریت پروژه به روش های زیر هستند:

با پیگیری زمان انجام پروژه، به واجد شرایط بودن یک کارمند برای یک پروژه ، نقش یا شغل جدید بر اساس عملکرد کمک می کنند.
با تجزیه و تحلیل استفاده از زمان ، می توانید مهارت افراد را در یک موضوع خاص تعیین کنید و از آنها در بخشهایی از پروژه که مناسب تر هستند استفاده کنید.
به شناسایی مواردی کمک می کنند که در آنها کارگر زمان بیشتری نسبت به زمان اختصاص داده شده نیاز دارد و نیاز به آموزش اضافی دارد.
در اندازه گیری کارایی کلی پروژه شما مفید هستند.
در شناسایی در دسترس بودن کارکنان تعیین شده در پروژه کمک می کنند و توزیع حجم کار بین اعضای گروه را آسان می کنند.
مدیران پروژه را قادر می سازند تا پیشرفت کلی پروژه را کنترل کرده و تاخیرها را پیش بینی کنند.
به مدیران پروژه در برآورد هزینه های مورد انتظار و مقایسه آنها با هزینه واقعی پروژه در حین اجرا کمک می کنند.
صرفه جویی در هزینه ها اتفاق می افتد
برگه های زمانی یا تایم شیت ها به شما اطلاع می دهد که کارکنان شما دقیقاً روی چه چیزی کار می کنند. کارایی کارکنان را با مقایسه میزان زمان صرف شده برای فعالیت ها با خروجی تولید شده از آنها، مشخص می کنند. برگه های زمانی در تشخیص کارکنانی که عملکرد ضعیفی دارند و برای شرکت شما هزینه ایجاد می کنند، کمک می کند. با گفتن اینکه چه کسی بهره وری بالاتری دارد و چه کسی بهره وری پایین تری دارد، تایم شیت به صرفه جویی زیادی در هزینه شرکت شما کمک می کند.

نرم افزار تایم شیت (Timesheet) یک سیستم نرم افزاری مدیریت بر عملکرد و میزان کارکرد پرسنل در سازمان ها است و در راستای مدیریت بر میزان ساعت کارکرد کارکنان در سازمان و یا بر روی پروژه ها مورد استفاده قرار می گیرد. به عبارتی مدیران در سازمان ها با استفاده از نرم افزار تایم شیت می توانند بر کارکرد هر یک از پرسنل (ساعات کاری، مرخصی، ماموریت، انجام پروژه ها و ...) نظارت دقیق داشته باشند.

یکی از مهم ترین مکان های کاربرد نرم افزار تایم شیت، در شرکت های پروژه محور یا EPC است که سازمان همه روزه بر روی پروژه های مختلفی کار می کند و بدون شک نیاز به مدیریت پیشرفت پروژه ها و ارزیابی میزان عملکرد پرسنل سازمان در انجام و پیشبرد پروژه های مختلف دارد.

پکیج تایم شیت مدیریت فرآیند پارس
گروه مدیریت فرآیند پارس نرم افزار تایم شیت عملکرد پرسنل و کلیه گزارشات وابسته به آن را تحت نرم افزار BPMS پروسس میکر در شرکت های مختلفی راه اندازی کرده است. نرم افزار پروسس میکر (ProcessMaker) یک نرم افزار مدیریت فرآیند (BPMS) تحت وب است که جهت خودکارسازی و اتوماسیونی کردن فرآیندهای کسب و کار در سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرد.

امروزه سازمان های زیادی از نرم افزار پروسس میکر برای مدیریت و هوشمندسازی فرآیندهای خود استفاده می کنند و یک سوالی که برای بسیاری از آنان وجود دارد این است که آیا فرآیندهای آماده ای وجود دارد تا سازمان نیازمند پیاده سازی فرآیندها از صفر نباشد؟

پاسخ گروه مدیریت فرآیند پارس به این سوال مثبت است. این شرکت ضمن همکاری با سازمان های پروژه محور (شرکت های EPC)، پکیج تایم شیت را با فرآیندها و گزارشات آن تحت نرم افزار ProcessMaker توسعه داده است و به سازمان ها ارایه می دهد. با استفاده از این پکیج، پرسنل سازمان می توانند تایم شیت عملکرد خود در هر روز را تحت نرم افزار ثبت کرده و مشخص کنند که از چه ساعتی تا چه ساعتی بر روی چه پروژه یا فعالیتی در سازمان کار کرده اند و این تایم شیت را با رویه فرآیندی به مدیر خود ارسال کنند تا تاییدات لازم را اخذ نماید. در نهایت مواردی همچون میزان کارکرد کل هر شخص در هر روز، مدت زمان اتلاف وقت و ... توسط نرم افزار به صورت خودکار محاسبه می گردد. مدیران سازمان نیز می توانند انواع گزارشات موردنیاز را از اطلاعات ذخیره شده از کارکرد پرسنل در هر روز و پیشرفت پروژه ها تحت نرم افزار مشاهده نمایند.

جهت آشنایی بیش تر با این نرم افزار می توانید ویدیو تایم شیت عملکرد پرسنل در نرم افزار ProcessMaker را نیز مشاهده کنید.

نرم افزار پروسس میکر یک نرم افزار سازمانی و یک راهکار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM (و مدیریت گردش کار متنباز است که به سازمانها امکان میدهد تا به مدلسازی گردشهای کاری مبتنی بر تایید بپردازند. این نرمافزار به سازمانها در طراحی، خودکارسازی و استقرار فرآیندهای کسب و کار در مقیاسهای مختلف کمک میکند. در واقع این راهکار، یک فرمساز است که برای طراحی نامهها، تاییدیهها،
فاکتورها و قراردادها استفاده میشود. پروسس میکر، یک ابزار مدلسازی فرآیند با قابلیت drop-and-drag و به صورت ابری ارائه میکند که به کاربران اجازه میدهد نمودارهای فرآیندها را با استفاده از استانداردهای BPMN ساخته و ویرایش کنند. این نرمافزار قابلیت تغییر اندازه و برچسبگذاری تمام عناصر یک فرآیند را داشته و به شما اجازه واردکردن فرآیندها و خروجیگرفتن از آنها را
در قالب BPMN میدهد. همچنین به شما امکان میدهد تا فرمها و زیرفرمها را به زبانهای مختلف و بدون دانش برنامهنویسی ایجاد کنند. این راهکار هم به صورت آفالین و هم تحت وب قابل دسترسی است و به کاربران امکان میدهد فرمها را بر روی تلفن همراه خود پر کنند و بعد از آنالین شدن دادههای آنها ر ا همگامسازی کنند. این ابزار دارای یک داشبورد نیز است که امکان مشاهده نحوه
عملکرد فرآیندها و کارکنان را فراهم میکند. این داشبوردها قابلیت شخصیسازی براساس شاخص کارایی فرآیند و شاخص کارایی کارکنان را نیز دارند. نرم افزار پروسس میکر در سازمانهای متنوعی مانند بانکها، موسسات آموزش عالی و صنایع مختلف مورد استفاده قرار میگیرد و به آنها کمک میکند فرآیندهای پیچیده کسب و کار خود را خودکارسازی کرده و افراد و سیستمهای موجود در شرکت را به هم
 متصل کنند.

جهت انجام یک پروژه مدیریت فرآیندها (BPM)، سازمان ها نیاز به طی کردن چرخه عمر مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM Life Cycle دارند. در فازهای چرخه حیات مدیریت فرآیند، پس از طی کردن فاز شناسایی و مدلسازی فرآیندها، وارد فاز پیاده سازی و استقرار فرآیندها می شویم تا فرآیندهای طراحی و مدلسازی شده را تحت نرم افزار پیاده سازی و راه اندازی کنیم. پس از آن، بهینه سازی و نظارت فرآیندها نیز فازهای بعدی چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار می باشند.

در واقع BPMS ها نرم افزارهایی هستند که فرآیندهای تحلیل و مدلسازی شده را در آن ها پیاده سازی می کنیم. همچنین فرم های هر فرآیند نیز در نرم افزار BPMS طراحی و پیاده سازی می شوند. هدف این است که فرآیندها تحت نرم افزار پیاده سازی شده و اتوماسیونی شوند.

پیاده سازی نقطه ای است که ما به سمت BPMS ها می رویم و نیاز است تا از افراد متخصص در زمینه نرم افزار و آی تی در آن استفاده نماییم.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

ساخت فرآیندها در پروسس میکر

از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیندها در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند. همچنین بسیاری از سازمان ها نیز ممکن است ساخت فرآیندها و فرم ها را در پروسس میکر تا حدی انجام داده باشند، اما برای استفاده های پیچیده تر که نیاز به برنامه نویسی بیش تری وجود دارد، به افراد متخصص تری در خارج از سازمان داشته باشند و در این حالت نیز می توانند از خدمات مدیریت فرآیند پارس استفاده نمایند.

لازم به ذکر است که ParsBPMS دارای سابقه پیاده سازی بیش از 500 فرآیند در حوزه های مختلفی از جمله بازرگانی خارجی، مدیریت اسناد مهندسی، مهندسی ساختمانی، مدیریت جلسات، تایم شیت و ارزیابی میزان کارکرد پرسنل، داوری و حقوقی، کلیشه سازی چاپ و ... تحت نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) می باشد.

طراحی مدل BPMN فرآیند، طراحی فرم های پویا (Dynaforms)، انواع کدنویسی ها در فرآیند، طراحی دیتابیس در SQL یا MySQL و ذخیره سازی اطلاعات فرم ها و فرآیندها در آن نیز توسط تیم گروه مدیریت فرآیند پارس برای شما انجام خواهد گرفت.

همچنین گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به وسیله ماژول فارسی ساز پراسس میکر، این نرم افزار را برای شما فارسی سازی و شخصی سازی نماید.

مدیریت الکترونیکی اسناد (EDM): این قابلیت به کاربران اجازه می‌دهد تا اسناد را در داخل سیستم ذخیره کنند، مدیریت کنند و جستجو کنند. این اسناد ممکن است فاکتورها، قراردادها، فرم‌های اطلاعاتی و غیره باشند.

جریان کاری اسناد: این ویژگی به کاربران امکان می‌دهد تا فرآیندهای کاری مرتبط با اسناد را تعریف کنند. به عنوان مثال، می‌توان یک جریان کاری برای تأیید یک فاکتور یا بررسی یک قرارداد ایجاد کرد.

کنترل دسترسی: این ویژگی به مدیران امکان می‌دهد تا دسترسی کاربران به اسناد را مدیریت کنند، به طوری که فقط افراد مجاز به دیدن و ویرایش اسناد بتوانند به آنها دسترسی پیدا کنند.

بایگانی خودکار: برخی از خرید نرم‌افزار BPMS امکان بایگانی خودکار اسناد را فراهم می‌کنند، به طوری که بر اساس یک برنامه زمانبندی شده یا شرایط مشخص، اسناد به صورت خودکار بایگانی شوند و فضای ذخیره‌سازی را تمیز نگه دارند.

یادآوری و اعلان‌ها: این ویژگی به کاربران امکان می‌دهد تا در مورد وظایف مرتبط با اسناد یادآوری‌ها و اعلان‌ها دریافت کنند، مانند تأیید یک فاکتور یا انقضای یک قرارداد.

انتقال اسناد: این قابلیت به کاربران امکان می‌دهد تا اسناد را بین اعضای تیم یا بخش‌های مختلف سازمان انتقال دهند، با حفظ تاریخچه و موارد مرتبط.

به طور کلی، برای بایگانی اسناد در نرم‌افزار BPMS باید از ترکیبی از این قابلیت‌ها و ویژگی‌ها استفاده کرد تا فرآیند بایگانی بهینه شده و مطمئن انجام شود.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

موفقیت در اجرای BPM توسط یک BPMS برای سازمان شما به انتخاب نرم افزار مناسب ختم نمی شود. در واقع از آنجا شروع می شود. با این حال، عامل اولیه ای که بر میزان موفقیت مدیریت فرآیندهای کسب و کار تأثیر می گذارد، چگونگی پیاده سازی است. در اینجا مراحل اجرای موفقیت آمیز BPMS در سازمان شما آورده شده است.

مرحله 1: یک تیم پیاده سازی BPMS تشکیل دهید

مرحله ۲: اندازه‌گیری عملکرد با شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)

مرحله 3: BPMS را مانند یک پروژه تجاری پیاده سازی کنید

مرحله 4: از یک پلتفرم BPM قابل سفارشی سازی استفاده کنید

مرحله 5: امکان های موجود برای یکپارچه سازی و ادغام ها را شناسایی کنید