مدیریت فرآیند پارس

اما چرا کسب و کار شما به دفتر مدیریت فرآیند نیاز دارد؟ در این بخش دلایل ایجاد دفتر BPM را بررسی خواهیم کرد.

استقلال مدیر ارشد
رهبری شفاف و صریح
متخصصان متمرکز
همسویی استراتژیک
نتایج مفید
چند رشته‌ای
مرجع ماهر و متخصص
کاهش تعارضات
پشتیبانی از سایر بخش‌ها
سرمایه‌گذاری با بازده تضمین شده
 

دفتر مدیریت فرآیند کسب و کار (Business Process Management Office) یا BPMO، هیئت یا کمیته‌ای است که مسئولیت ساختاردهی، تضمین عملکرد و مدیریت فرآیندهای کسب و کار را بر عهده دارد. راه‌اندازی این هیئت برای موفقیت در عملکرد کسب و کارها ضروری است، چرا که حجم فعالیت‌ها معمولا زیاد است و هر روز پیچیده‌تر می‌شود. بنابراین، برای مقابله با تغییرات دائمی بازار، کسب و کارها باید آمادگی لازم را داشته باشند.  این کمیته، مسئول ساختاردهی و تضمین عملکرد BPM است. همچنین، میان دستورالعمل‌های استراتژیک سازمان و پیاده سازی و اجرای واقعی فرآیندهای کسب و کار ارتباط ایجاد می‌کند.

دفتر مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPMO، تضمین می‌کند که زمان و فعالیت‌های شما برنامه‌ریزی شده، ساختار یافته و سازماندهی شده است و در نهایت می‌توانید به بهترین نتایج برسید.

یک کسب و کار با معماری سازمانی فرآیندگرا، فعالیت‌هایی را تعریف می‌کند که به صورت فرآیندهای متوالی برنامه‌ریزی و اجرا می‌شوند تا در نهایت به تحویل نهایی همسو با اهداف استراتژیک کسب و کار برسند. این جریان فرآیندها در تمام مراحل یک کسب و کار وجود دارد. از آنجا که از این جریان فرآیندی، نقشه برداری شده و برای همه ذینفعان قابل مشاهده است، می‌توانید آن را نظارت کنید، تجزیه و تحلیل کنید و یا تغییر دهید.

این بهینه سازی مداوم، علاوه بر بهبود کیفیت و کارایی کسب و کار و کاهش هزینه‌ها، مزیت رقابتی نیز برای کسب و کار شما ایجاد می‌کند.

در نهایت، دفتر مدیریت فرآیند، این تحولات را با هدف مشارکت کارکنان در کل فرآیند، شناسایی، پشتیبانی، مستند سازی و مدیریت می‌کند.

مدل‌سازی فرآیندها: ابتدا فرآیندهای کسب‌وکار باید مدل‌سازی شوند. این کار شامل شناسایی فعالیت‌ها، نقش‌ها و جریان‌های کاری است.

اتوماسیون فرآیندها: پس از مدل‌سازی، فرآیندها می‌توانند به صورت خودکار اجرا شوند. این کار شامل استفاده از گردش کار (workflow) و اتوماسیون فعالیت‌ها است.

نظارت و گزارش‌گیری: نرم افزار BPMS امکان نظارت بر اجرای فرآیندها و تولید گزارش‌های متنوع را فراهم می‌کند. این اطلاعات می‌تواند برای تحلیل عملکرد و شناسایی نقاط ضعف استفاده شود.

بهبود مستمر: با استفاده از اطلاعات به دست آمده از نظارت و گزارش‌گیری، می‌توان فرآیندها را بهبود بخشید و از روش‌های بهبود مستمر (Continuous Improvement) استفاده کرد.

مثال‌هایی از استفاده‌های BPMS

مدیریت منابع انسانی: اتوماسیون فرآیندهای استخدام، ارزیابی عملکرد و مدیریت آموزشی.

مدیریت زنجیره تأمین: بهینه‌سازی و اتوماسیون فرآیندهای سفارش‌دهی، انبارداری و توزیع.

مدیریت خدمات مشتریان: بهبود و تسریع در پاسخ‌گویی به درخواست‌ها و شکایات مشتریان.

استفاده از BPMS می‌تواند به سازمان‌های بزرگ کمک کند تا فرآیندهای خود را بهبود بخشند، بهره‌وری را افزایش دهند و هزینه‌ها را کاهش دهند. با پیاده‌سازی صحیح و بهره‌برداری از امکانات خرید BPMS، سازمان‌ها می‌توانند در محیط کسب‌وکار پویا و رقابتی امروزی موفق‌تر عمل کنند.

استفاده از  مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) مزایا و فواید متعددی را برای سازمان‌ها به همراه دارد. برخی از این مزایا عبارتند از:

افزایش بهره‌وری: BPM امکان بهینه‌سازی فرآیندها و کاهش زمان و هزینه‌های مرتبط با آن‌ها را فراهم می‌کند که به بهبود کلی عملکرد سازمان و افزایش بهره‌وری منجر می‌شود.

افزایش کیفیت: با بهبود فرآیندها و استفاده از معیارهای کیفیت، مدیریت فرآیند کسب و کار به کاهش خطاها، افزایش دقت، و بهبود کیفیت محصولات و خدمات کمک می‌کند.

انعطاف‌پذیری: BPM قابلیت انعطاف‌پذیری در برابر تغییرات محیطی و نیازهای بازار را فراهم می‌کند. فرآیندها به سرعت قابل تغییر و بهبود می‌شوند.

بهبود ارتباطات: با تعریف دقیق فرآیندها و وظایف، ارتباطات داخلی و خارجی سازمان بهبود می‌یابد و اطلاعات به صورت دقیق‌تر و سریع‌تر منتقل می‌شود.

افزایش توانایی تصمیم‌گیری: با داشتن داده‌ها و اطلاعات دقیق از فرآیندها، مدیران قادرند تصمیمات بهتری را اتخاذ کنند و بر اساس داده‌های موجود عمل کنند.

افزایش رقابت‌پذیری: با بهبود فرآیندها و افزایش بهره‌وری، سازمان‌ها قادرند به بهبود کیفیت محصولات و خدمات خود بپردازند و در بازار رقابتی موفق‌تر عمل کنند.

مدیریت ریسک بهتر: با شناخت دقیق فرآیندها و نقاط ضعف، سازمان‌ها می‌توانند بهترین راهکارها را برای مدیریت و کاهش ریسک‌ها اتخاذ کنند.

به طور کلی، BPM نقش مهمی در بهبود عملکرد و افزایش کارایی سازمان‌ها دارد و می‌تواند به آن‌ها کمک کند تا با تغییرات محیطی و نیازهای بازار سازگار شوند و رشد و توسعه پایداری داشته باشند.

نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) یک سیستم مدیریت فرآیند تحت وب است که امکان طراحی، خودکارسازی و استقرار فرآیندهای کسب و کار را برای سازمان ها فراهم می کند.

گروه مدیریت فرآیند پارس با ارایه یک ماژول فارسی ساز برای این نرم افزار، امکان فارسی سازی و شخصی سازی کلیه فرم ها و منوهای آن را برای سازمان ها فراهم ساخته است. ماژول فارسی ساز مدیریت فرآیند پارس با یک رابط کاربری کاربرپسند به سازمان ها این امکان را می دهد تا از نرم افزار ProcessMaker علاوه بر پیاده سازی فرآیندها، به عنوان کارتابل فرآیندهای کسب و کار خود استفاده کنند.

همچنین گروه مدیریت فرآیند پارس کلیه خدمات پیاده سازی فرآیندها تحت نرم افزار ProcessMaker را می تواند به شما ارایه دهد.

نقش BPMS در مدیریت فرآیندهای کسب و کار:

نرم افزار BPMS ابزاری قدرتمند است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای کسب و کار خود را هماهنگ و اتوماتیک کنند. این نرم افزار امکان تعریف و پیاده سازی فرآیندهای مختلف را به صورت استاندارد و هوشمند فراهم می‌کند. با استفاده از BPMS، می‌توان گزارش‌ها و داشبورد‌های تحلیلی را در CRM ایجاد کرد و مدیریت تغییرات مرتبط با CRM را نیز کمک کرد. همچنین، اتصال این نرم افزار با سیستم‌های مرتبط مانند سیستم‌های مدیریت فروش و پشتیبانی مشتریان بسیار حیاتی است و می‌تواند به بهبود عملکرد کلی سازمان کمک کند.

نقش CRM در بهبود روابط با مشتریان:

CRM یک استراتژی مدیریتی حیاتی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات مشتریان را جمع‌آوری و تحلیل کرده و با آن‌ها در ارتباط باشند. این استراتژی می‌تواند به افزایش بهره‌وری و کیفیت خدمات منجر شود و در نهایت بهبود عملکرد سازمان را به همراه داشته باشد. با استفاده از CRM، سازمان‌ها می‌توانند به صورت کارآمدتر با مشتریان همکاری کرده و روابط تجاری موثرتری برقرار کنند.

نرم‌افزارهای پیگیری فروش و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) همراه با سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای کسب و کار خود را به صورت موثرتری مدیریت کنند.

با ظهور دیدگاه فرآیندگرا در بسیاری از سازمان ها و مطرح شدن بحث مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM)، سازمان های مختلف دیر یا زود می بایست نسبت به شناسایی، تحلیل و مدل سازی فرآیندهای خود اقدام کنند. گروه مدیریت فرآیند پارس در راستای ارتقای سطح علمی و فنی پرسنل و مدیران سازمان های دولتی و غیردولتی و همچنین افزایش آشنایی آنان با شیوه های مدل سازی فرآیندهای کسب و کار، اقدام به آماده سازی این ویدیوی آموزشی در حوزه تحلیل و مدل سازی یک نمونه فرآیند با استاندارد BPMN 2.0 نموده است.

پس از تماشای این ویدیو انتظار می رود تا افراد ضمن آشنایی با مفاهیم تحلیل فرآیندهای کسب و کار(BPM)، قادر به مدل سازی فرآیندهای خود در ابزار Bizagi و سایر نرم افزارهای مشابه باشند.

نرم افزار BPMS از چند روش برای برقراری ارتباط با زیر سیستمها پشتیبانی می‌کند.

روش استفاده اتصال به لایه بانک اطلاعاتی:

این روش با ایجاد یک اتصال (Connection) امکان فراخوانی اطلاعات از سایر سیستمها را میسر می کند. ایرادی که این روش دارد نیاز به دانستن ساختار جداول و عملکرد قواعد تجاری مربوط به نرم افزار قدیمی می باشد. هر چند این روش به لحاظ تکنیکال قابل انجام است ولی معمولا به دلیل پیچیدگیهای استفاده از قواعد تجاری پیاده سازی آن زمانگیر خواهد بود.

 روش بعدی استفاده از web service :

 معمولا شرکتهای معتبر برای جذب مشتری بیشتر و اتصال نرم افزار خود با سایر زیرسیستمها دیگر و رضایت بیشتر مشتری، web service متعدد ارائه میدهند. به کمک این web service که قابل فراخوانی در نرم افزار BPMS است بدون نیاز به داشتن دانش از ساختار جداول و بانک اطلاعاتی نرم افزار قدیمی، امکان یکپارچگی اطلاعاتی میسر خواهد شد. به بیان دیکر bpms و وب سرویس در جهت تکامل زیرسیستمها با حفظ یکپارچگی اطلاعات قدم برمیدارند.

MIS مخفف عبارت Management Information System و به معنای سیستم مدیریت اطلاعات است. سیستم mis، بخش کنترل سیستم‌های نرم افزاری و سخت افزاری مورد استفاده در تصمیم‌گیری‌های تجاری هر سازمان یا شرکت است. می‌توان گفت سیستم مدیریت اطلاعات mis، ساز و کاری است که جمع‌آوری، کنترل و پایش داده‌های مورد نیاز سازمان را بر عهده دارد و با استفاده از روش‌های مناسب، اطلاعات پایش شده را برای تصمیم‌گیری، برنامه ریزی و کنترل فرآیندها در اختیار مدیران قرار می‌دهد. استفاده از سیستم مدیریت اطلاعات، امکان ارزیابی عملکرد سازمان، تجزیه و تحلیل و همچنین ریشه یابی مشکلات را فراهم می‌کند. به طور کلی راجع به نقش سیستم های اطلاعات مدیریت (mis) در سازمان ها می‌توان گفت، سیستم مدیریت اطلاعات، با تمرکز بر روی مدیریت سیستم‌های اطلاعاتی، باعث کارایی و اثربخشی تصمیم‌گیری‌های راهبردی و استراتژیک می‌شود.

در زمینه تاریخچه mis، می‌توان به این موضوع اشاره کرد که از سال 1960 تا 1980، مراکز آموزش بازرگانی و تجارت به این نتیجه رسیدند که بهتر است به جای تمرکز بر واحد IT، توجه خود را به پروژه سیستم اطلاعات مدیریت mis معطوف کنند.

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات فنی موردنیاز را در جهت پیاده سازی و ساخت فرآیندها در پروسس میکر به شما ارایه دهد.

نرم افزار BPMS مخفف Business Process Management System است. یک نرم افزار BPMS به سازمان ها کمک می کند تا فرآیندهای کسب و کار خود را تحت نرم افزار به صورت سیستماتیک و بهینه شده تحلیل، مدلسازی و در نهایت راه اندازی و اجرا کرده و بهبود دهد. به عبارت دیگر، نرم افزار BPMS می تواند فرآیندها و فرم های سازمان شما را تحت نرم افزار، خودکارسازی نماید. با خرید نرم افزار bpms گروه مدیریت فرآیند پارس و راه اندازی آن، ضمن حضور این گروه در سازمان شما و بررسی و مطالعه فرآیندهای کسب و کار سازمان، اقدام به تحلیل، مدلسازی و در نهایت پیاده سازی و مکانیزه کردن فرآیندها در سازمان می کند.

نرم افزار BPMS مدیریت فرآیند پارس از طریق یک پنل فرآیند ساز و فرم ساز تحت وب (بدون محدودیت تعداد کاربر و تعداد فرآیند)، امکان مدیریت فرآیندهای کسب و کار را برای سازمان شما فراهم می سازد. بدین صورت که شما می توانید فرآیندهای خود را با استاندارد BPMN 2.0 در این نرم افزار مدل سازی کرده و همچنین فرم های مربوط به هر قسمت از فرآیند را در محیط فرم ساز نرم افزار به صورت گرافیکی و ویژوالی به راحتی طراحی کنید. سازمان ها می توانند کلیه فرآیندهای موجود در سازمان را در سیستم مدیریت فرآیند پارس طراحی و پیاده سازی نموده تا پرسنل سازمان بتوانند درخواست های خود را در قالب فرآیند از طریق سیستم کامپیوتری، تبلت و یا تلفن همراه خود، در سازمان به گردش درآورند. همچنین امکان رهگیری و پیگیری فرآیندها و درخواست های ارسالی نیز به راحتی توسط افراد در نرم افزار BPMS امکان پذیر خواهد بود.

مدیریت فرآیند پارس با ارایه خدمات مشاوره، تحلیل، پیاده سازی و نرم افزاری، یک سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) را در سازمان به طور کامل راه اندازی کرده و به پرسنل سازمان امکان اجرای فرآیندها و ثبت درخواست های خود را در هر زمان و مکانی می دهد تا افراد بتوانند از وضعیت لحظه به لحظه درخواست های خود مطلع گردند و گامی موثر در راستای هوشمندسازی سازمان خود بردارند.