مديريت فرآيند پارس

مدلسازي فرايند مي‌تواند با روش‌هاي مختلف از جمله فرايندكاوي و مديريت فرايند مورد استفاده قرار گيرد و اهداف سازمان را محقق سازد. در اينجا به چند مورد از كاربردهاي مدلسازي در سازمان‌ها اشاره مي‌كنيم:

اجراي يك فرآيند يا پروژه كاملاً جديد
شناسايي گلوگاه‌ها در فرآيندهاي فعلي و از بين بردن آن‌ها
بررسي بيشتر زمان و منابع استفاده شده براي بهينه‌سازي
شناسايي و كاهش سرمايه‌گذاري و هزينه‌هاي اضافي
بهبود كارايي فرآيند، كيفيت كلي محصول و خدمات
با تحليل مدل‌هاي فرآيند، مي‌توان مراحل زائد يا غير ضروري را شناسايي و حذف كرد.
با بهينه‌سازي فرآيندها، مي‌توان زمان و هزينه‌ها را كاهش داد و بهره‌وري را افزايش داد.
مدلسازي فرآيند به سازمان‌ها كمك مي‌كند تا مستندات دقيقي از فرآيندهاي خود داشته باشند كه مي‌تواند براي آموزش كاركنان جديد و همچنين به عنوان مرجعي براي بهبودهاي آينده استفاده شود.
با مدلسازي فرآيند، سازمان‌ها مي‌توانند استانداردهاي معيني براي انجام فرآيندها ايجاد كنند كه باعث كاهش تنوع و افزايش كيفيت مي‌شود.
با داشتن مدل‌هاي دقيق از فرآيندها، مديران مي‌توانند تصميم‌هاي بهتري براي بهبود و تغيير فرآيندها بگيرند.
مدلسازي فرآيند به تيم‌هاي توسعه نرم‌افزار كمك مي‌كند تا نيازمندي‌هاي كسب و كار را بهتر درك كنند و سيستم‌هاي اطلاعاتي موثرتري ايجاد كنند.
با تحليل مدل‌هاي فرآيند، مي‌توان نقاط حساس و پرخطر فرآيندها را شناسايي و اقدامات مناسبي براي كاهش ريسك‌ها انجام داد.
مدل‌هاي فرآيند به سازمان‌ها كمك مي‌كنند تا تعاملات و وابستگي‌هاي بين بخش‌هاي مختلف را بهتر درك كرده و هماهنگي بهتري بين آنها ايجاد كنند.

امروزه با مطرح شدن مباحثي همچون مديريت فرآيندهاي كسب و كار (BPM)، با ديدگاه فرآيند محور در سازمان‌هاي مدرن مواجه هستيم. در اين راستا مديريت فرآيندهاي كسب و كار به ما اين امكان را مي‌دهد تا ضمن شناسايي كسب و كار سازمان‌ها و تحليل، طراحي و بهينه سازي فرآيندهاي كليدي و مورد نياز سازمان، امكان برقراري ارتباط و يكپارچگي ميان فرآيندها با يكديگر و با ساير سيستم‌هاي داخلي و خارجي سازمان و درنهايت امكان افزايش بهينه سازي را فراهم سازيم.

در نتيجه با ظهور ديدگاه فرآيندگرا در بسياري از سازمان ها و مطرح شدن بحث مديريت فرآيندهاي كسب و كار (BPM)، سازمان هاي مختلف دير يا زود مي بايست نسبت به شناسايي، تحليل و مدل سازي فرآيندهاي كسب و كار خود اقدام كنند.

شناسايي و تحليل فرآيندهاي كسب و كار نيازمند برگزاري جلسات تحليل و مدلسازي فرآيندها در سازمان با حضور افراد مطلع و درگير در فرآيندهاي سازمان است. گروه مديريت فرآيند پارس آماده ارايه هر گونه خدمات در زمينه مشاوره، شناسايي، تحليل و مدلسازي فرآيندها تحت استاندارد BPMN2.0 به سازمان ها خواهد بود.

همچنين سازمان ها پس از تحليل و مدلسازي فرآيندها نيازمند انتخاب يك نرم افزار BPMS جهت پياده سازي فرآيندها در آن هستند.

نرم افزار پروسس ميكر (ProcessMaker) يكي از مهم ترين نرم افزارهاي مديريت فرآيندهاي كسب و كار (نرم افزار BPMS) است كه طي سال هاي اخير در سازمان‌هاي ايراني مخاطبان زيادي پيدا كرده است. يكي از مهم ترين دلايل محبوبيت اين نرم افزار، رايگان بودن و متن باز بودن (Open Source) آن است و به همين دليل شما نياز به پرداخت هيچ هزينه اي بابت خريد لايسنس جهت تعريف فرآيند و كاربر در نرم افزار نداريد و مي‌توانيد به تعداد نامحدودي كاربر و يا فرآيند ايجاد نماييد. اين مزيت كه سازمان مي تواند با كمترين هزينه يك نرم افزار BPMS را با هر تعداد كاربر و فرآيندي راه اندازي كند، يك مزيت بزرگ براي بسياري از سازمان ها تلقي مي گردد.

فارسي سازي و بومي سازي نرم افزار پراسس ميكر

فارسي ساز نرم افزار ProcessMaker در واقع يك ماژول نرم افزاري است كه براي ترجمه و تغيير زبان و رابط كاربري نرم افزار ProcessMaker به زبان فارسي استفاده مي‌شود. با استفاده از اين ابزار، كاربران قادر خواهند بود تا به راحتي و بدون نياز به دانش فني، رابط كاربري و فرم هاي نرم افزار را به ساختار و زبان فارسي تغيير دهند. اين ابزار شامل فايل ‌هاي ترجمه و قالب‌ هاي رابط كاربري است كه براي اين منظور به صورت تعبيه شده در نرم افزار ProcessMaker وجود دارند.

گروه مديريت فرآيند پارس با ارايه يك ماژول فارسي ساز نرم افزار پروسس ميكر، امكان فارسي سازي و شخصي سازي كليه فرم ها و منوهاي آن را براي سازمان ها فراهم ساخته است. ماژول فارسي ساز مديريت فرآيند پارس با يك رابط كاربري كاربرپسند به سازمان ها اين امكان را مي دهد تا از نرم افزار ProcessMaker علاوه بر پياده سازي فرآيندها، به عنوان كارتابل فرآيندهاي كسب و كار خود استفاده كنند.

از ديگر امكانات اين فارسي ساز مي توان به تقويم شمسي فرم ساز پراسس ميكر آن اشاره كرد.

شما مي توانيد با نصب نرم افزار پروسس ميكر و افزودن ماژول فارسي ساز مديريت فرآيند پارس به آن، يك نرم افزار BPMS بومي شده را با حداقل هزينه و بدون هيچ گونه محدوديت و پرداخت هزينه اي بابت لايسنس تعداد كاربر و تعداد فرآيند، در سازمان راه اندازي كنيد.

علاوه بر آن، گروه مديريت فرآيند پارس كليه خدمات پياده سازي فرآيندها تحت نرم افزار ProcessMaker را مي تواند به شما ارايه دهد.
درخواست دمو از نرم افزار

معماري ﻓرﺁيند كسب و كار، به عنوان يك نماي كلي از مجموعه هايي از ﻓرﺁيندﻫاي كسب و كار تعريف مي شود كه روابط متقابل ﺁنﻫا را نشان مي دﻫد و ممكن است با دستوراﻟﻌﻤﻞﻫايي بـــراي تعيين روابط مختلف بين ﻓرﺁيندﻫاي كسب و كار ﺗﻮسعه يابد. داشتن معماري ﻓرﺁيند كسب و كار مناسب، راهنمايي براي مدﻝ سازي ﻓرﺁيندﻫاي كسب و كار را ﻓراﻫم مي كند.

در اين مقاله قصد بررسي و شرح رويكرد شي گرا را از ميان رويكردهاي معماري فرآيند كسب و كار داريم. همچنين براي آشنايي با رويكرد هدف محور و رويكرد عمل محور نيز مي توانيد به لينك مربوط به هر يك وارد شويد.

در رويكردﻫاي شي ﮔرا در ابتدا يك مدﻝ شي كسب وكار طراحي مي شود به عنوان مثال به ﺻﻮرﺕ نمودار كلاس UML. پس از ﺁن معماري ﻓرﺁيند كسب و كار با مطالعه شي ﻫاي كسب و كار كه در سازمان وﺟـﻮد دارند و ﻫﻤﭽنين اين روابط متقابل بين ﺁنﻫا طراحي مي شود. مفهوم اﺻلي سازندهي در رويكردﻫـاي شي محور، شـي كسب وكار اسـت.

ما در گروه مديريت فرآيند پارس مي توانيم ضمن بررسي فرآيندها و جريان كارهاي شما، امكان ساخت فرآيند در پروسس ميكر را در سازمان شما فراهم آوريم.

۳ نوع شي كسب و كار در نظر ﮔرﻓﺘه شدﻩ است: اشياي دائمي، اشياي موردي و سـاير اشيا.

اشياي دائمي به اشياي كسب وكار اطﻼﻕ مي شود كه ﭼرﺧه ﻋﻤر نسبتاً طﻮﻻني در سازمان دارنـــد، مثل مشتري در اكثر سازمانﻫا و شركت ﻫا. با تعيين اين كه ﭼه اتفاقي بر سر اين اشيا ميﺁيد و تعريف ﻓرﺁيندﻫايي براي پشتيباني و ﺣﻤايت از اين ﻋﻤﻞﻫا، ميﺗﻮان ﻓرﺁيندﻫا را اشـــياي دائمي در نظر گرفت. به عنوان مثال يك مشتري ﺟديد ميﺗﻮاند بيايد يا ﭼيزي بخرد ، بنابراين به يك ﻓرﺁيند براي ﺛبت ناﻡ مشتري و ﻓرﺁيند ﻓروﺵ نياز است.

اتوماسيون فرآيند كسب و كار (BPA) به مفهوم استفاده از تكنولوژي و نرم‌افزارهاي خاص براي بهينه‌سازي، اتوماسيون، و مديريت فرآيندهاي كسب و كار در يك سازمان اطلاق مي‌شود. هدف اصلي BPA بهبود كارايي عمليات، كاهش خطاها، افزايش تسريع در انجام وظايف، و بهبود كيفيت خدمات است.

اتوماسيون فرآيندها (Process Automation): از طريق استفاده از سيستم‌ها و نرم‌افزارهاي خاص، فرآيندهاي كسب و كار اتوماتيك شده و بدون نياز به دخالت دستي انجام مي‌شوند.

مديريت و كنترل فرآيندها (Process Orchestration): ترتيب و هماهنگ‌سازي فرآيندها و وظايف مختلف به منظور بهبود هماهنگي و بهره‌وري.

پايش و نظارت (Monitoring): نظارت مستمر بر فرآيندها و عملكرد آنها با استفاده از اطلاعات و گزارش‌هاي توليد شده.

تصميم‌گيري هوشمند (Intelligent Decision Making): استفاده از تكنولوژي‌هاي هوش مصنوعي (AI) و تجزيه و تحليل داده‌ها براي اتخاذ تصميمات بهينه.

استانداردسازي (Standardization): تعيين استانداردها و رويه‌هاي مشخص براي انجام فعاليت‌ها با هدف افزايش يكنواختي و كاهش اختلالات.

يكپارچه‌سازي سيستم ها (Integration): يكپارچه‌سازي نرم افزارها، سيستم‌ها، و منابع اطلاعاتي مختلف به منظور افزايش تداوم و تطابق فعاليت‌ها.

BPA به شركت‌ها كمك مي‌كند تا در مواجهه با چالش‌هاي مختلف كسب و كار، افزايش بهره‌وري، كاهش هزينه‌ها، و ارتقاء سطح خدمات خود پيشرفت كنند. اين تكنولوژي در صنايع مختلف مورد استفاده قرار مي‌گيرد، از جمله مالي، صنعت، خدمات بهداشتي، و ساير حوزه‌هاي كسب و كار.

 
نرم‌افزار ProcessMaker يك پلتفرم مديريت فرآيندهاي كسب و كار (BPM) است كه براي خودكارسازي و بهينه‌سازي فرآيندهاي سازماني طراحي شده است. اين نرم‌افزار به سازمان‌ها كمك مي‌كند تا فرآيندهاي پيچيده‌ي خود را به سادگي مديريت و هماهنگ كنند.برخي از اين امكانات عبارتند از:

طراحي و مدلسازي فرآيندها با استاندارد 

با استفاده از BPMN، كاربران مي توانند اقدامات، عملكردها، گره ها و ترتيب فرآيندها را با استفاده از نمودارها و دياگرام هاي گرافيكي مدلسازي كنند. استفاده از استانداردهاي مدلسازي فرآيند كسب و كار (BPMN) براي طراحي فرآيندها.

اين نرم افزار امكانات بسياري براي طراحي و مدلسازي فرآيندها ارائه مي دهد، از جمله قابليت تعريف كردن اقدامات چند مرحله اي، قابليت تنظيم برنامه هاي زمانبندي شده، امكان تعيين وظايف و مسئوليت ها براي كاربران مختلف و موارد ديگر.

ايجاد فرم هاي سيستمي و پويا

فرم ساز نرم افزار ProcessMaker يك ابزار قدرتمند براي ساخت و مديريت فرم هاي الكترونيكي در فرآيندهاي كسب و كار است. اين فرم ساز به كاربران امكان مي دهد تا با استفاده از يك رابط كاربري ساده و با حداقل نياز به برنامه نويسي، فرم هاي خود را طراحي و به صورت الكترونيكي در فرآيندهاي خود استفاده كنند.

با استفاده از فرم ساز نرم افزار ProcessMaker، مي توانيد فرم هايي با ويژگي هاي پيشرفته مانند فيلد متني، Radio Button، Checkbox، تقويم و … ايجاد كنيد. همچنين مي توانيد فرم ها را با استفاده از قوانين و محدوديت هاي پيش تعريف شده تنظيم كنيد تا اعتبارسنجي اطلاعات وارد شده نيز صورت گيرد.

مديريت فرآيندهاي كسب و كار (BPM)

امكان طراحي، مدل‌سازي، اجرا و نظارت بر فرآيندهاي كسب و كار.

اتصال و يكپارچه سازي با سيستم ها و نرم افزارهاي ديگر سازمان

نرم افزار پروسس ميكر قابليت اتصال به سيستم‌هاي ديگر مانند سيستم‌هاي مديريت ارتباط با مشتري (CRM)، نرم افزار حضور و غياب، اتوماسيون اداري، نرم افزار مالي و ساير اپليكيشن‌هاي داخلي سازمان را دارد. اين امكان براي جابجايي و انتقال داده بين نرم افزارها وجود دارد و براي افزايش بهره وري و كارايي كاربران مفيد مي باشد.

گزارش گيري از فرآيندهاي سازمان

نرم افزار پروسس ميكر قابليت توليد گزارش‌هاي جامع و دقيق از فعاليت‌ها و عملكرد فرآيندها را فراهم مي‌كند. اين امكان باعث شفافيت و كارايي بيشتر در سازمان مي‌شود و به مديران كمك مي‌كند تا تصميمات بهتري بگيرند.

اين امكانات كمك مي‌كنند تا سازمان‌ها بتوانند فرآيندهاي خود را بهبود بخشيده، بهره‌وري را افزايش دهند و به اهداف كسب و كار خود سريع‌تر و موثرتر دست يابند.

امروزه ما شاهد رواج نرم افزارهاي BPMS در تقريبا همه سازمان ها هستيم. اما كدام سازمان ها هستند كه بيش تر از بقيه به چنين نرم افزاري نياز دارند و يا وجود يك نرم افزار BPMS براي آن ها مي تواند ضروري باشد؟

معمولا شركت هايي كه به نرم افزار BPMS نياز دارند عبارتند از:

شركت هاي بزرگ و پيچيده

شركت هايي كه فرآيندهاي پيچيده و گسترده اي دارند، مي توانند از نرم افزار BPMS استفاده كنند تا فرآيندهاي كسب و كار خود را راحت تر مديريت كرده و بهينه سازي نمايند.

شركت هاي با محيط كسب و كار دايناميك و تغييرپذير

در صنايعي مرتبط با خدمات مشتريان، كه با توجه به تغييرات نيازها و سلايق مشتريان نياز به تغييرات مداوم در فرآيندهاي كسب و كار خود دارند، نرم افزار BPMS به عنوان يك ابزار منعطف و قابل تنظيم با نيازهاي روز كسب و كار مورد نياز است.

شركت هاي با پيچيدگي عملياتي

شركت هايي كه عمليات پيچيده اي از جمله هماهنگي بين بخش ها، تسهيل ارتباط و هماهنگي پردازش ها و نظارت بر عملكرد دارند، نرم افزار BPMS را مي توانند مورد استفاده قرار دهند.

شركت هاي با تجارب مشتري معقول

شركت هايي كه توجه خاصي به تجربه مشتري مي پردازند و فرآيندهاي كسب و كار خود را بر اساس نيازها و ترجيحات مشتريان برنامه ريزي مي كنند، مي توانند از نرم افزار BPMS براي ايجاد و بهينه سازي فرآيندهاي مشتري استفاده كنند.

لازم به ذكر است كه نياز به فرهنگ فرآيندگرايي و مديريت فرآيندهاي كسب و كار امروزه تقريبا در هر سازماني احساس مي شود و هر سازمان بسته به نوع كسب و كار خود و فرهنگ سازمان خود بايد تصميم بگيرد كه تا چه به يك نرم افزار BPMS نياز دارد.

ما در گروه مديريت فرآيند پارس مي توانيم مشاوره هاي لازم را به شما و سازمانتان در راستاي استفاده از نرم افزارهاي BPMS ارايه دهيم. همچنين گروه مديريت فرآيند پارس ضمن ارايه نرم افزار BPMS به شما، فرآيندهاي موردنياز شما را نيز تحت آن پياده سازي خواهد نمود.

اما چرا كسب و كار شما به دفتر مديريت فرآيند نياز دارد؟ در اين بخش دلايل ايجاد دفتر BPM را بررسي خواهيم كرد.

استقلال مدير ارشد
رهبري شفاف و صريح
متخصصان متمركز
همسويي استراتژيك
نتايج مفيد
چند رشته‌اي
مرجع ماهر و متخصص
كاهش تعارضات
پشتيباني از ساير بخش‌ها
سرمايه‌گذاري با بازده تضمين شده
 

دفتر مديريت فرآيند كسب و كار (Business Process Management Office) يا BPMO، هيئت يا كميته‌اي است كه مسئوليت ساختاردهي، تضمين عملكرد و مديريت فرآيندهاي كسب و كار را بر عهده دارد. راه‌اندازي اين هيئت براي موفقيت در عملكرد كسب و كارها ضروري است، چرا كه حجم فعاليت‌ها معمولا زياد است و هر روز پيچيده‌تر مي‌شود. بنابراين، براي مقابله با تغييرات دائمي بازار، كسب و كارها بايد آمادگي لازم را داشته باشند.  اين كميته، مسئول ساختاردهي و تضمين عملكرد BPM است. همچنين، ميان دستورالعمل‌هاي استراتژيك سازمان و پياده سازي و اجراي واقعي فرآيندهاي كسب و كار ارتباط ايجاد مي‌كند.

دفتر مديريت فرآيند كسب و كار يا BPMO، تضمين مي‌كند كه زمان و فعاليت‌هاي شما برنامه‌ريزي شده، ساختار يافته و سازماندهي شده است و در نهايت مي‌توانيد به بهترين نتايج برسيد.

يك كسب و كار با معماري سازماني فرآيندگرا، فعاليت‌هايي را تعريف مي‌كند كه به صورت فرآيندهاي متوالي برنامه‌ريزي و اجرا مي‌شوند تا در نهايت به تحويل نهايي همسو با اهداف استراتژيك كسب و كار برسند. اين جريان فرآيندها در تمام مراحل يك كسب و كار وجود دارد. از آنجا كه از اين جريان فرآيندي، نقشه برداري شده و براي همه ذينفعان قابل مشاهده است، مي‌توانيد آن را نظارت كنيد، تجزيه و تحليل كنيد و يا تغيير دهيد.

اين بهينه سازي مداوم، علاوه بر بهبود كيفيت و كارايي كسب و كار و كاهش هزينه‌ها، مزيت رقابتي نيز براي كسب و كار شما ايجاد مي‌كند.

در نهايت، دفتر مديريت فرآيند، اين تحولات را با هدف مشاركت كاركنان در كل فرآيند، شناسايي، پشتيباني، مستند سازي و مديريت مي‌كند.

مدل‌سازي فرآيندها: ابتدا فرآيندهاي كسب‌وكار بايد مدل‌سازي شوند. اين كار شامل شناسايي فعاليت‌ها، نقش‌ها و جريان‌هاي كاري است.

اتوماسيون فرآيندها: پس از مدل‌سازي، فرآيندها مي‌توانند به صورت خودكار اجرا شوند. اين كار شامل استفاده از گردش كار (workflow) و اتوماسيون فعاليت‌ها است.

نظارت و گزارش‌گيري: نرم افزار BPMS امكان نظارت بر اجراي فرآيندها و توليد گزارش‌هاي متنوع را فراهم مي‌كند. اين اطلاعات مي‌تواند براي تحليل عملكرد و شناسايي نقاط ضعف استفاده شود.

بهبود مستمر: با استفاده از اطلاعات به دست آمده از نظارت و گزارش‌گيري، مي‌توان فرآيندها را بهبود بخشيد و از روش‌هاي بهبود مستمر (Continuous Improvement) استفاده كرد.

مثال‌هايي از استفاده‌هاي BPMS

مديريت منابع انساني: اتوماسيون فرآيندهاي استخدام، ارزيابي عملكرد و مديريت آموزشي.

مديريت زنجيره تأمين: بهينه‌سازي و اتوماسيون فرآيندهاي سفارش‌دهي، انبارداري و توزيع.

مديريت خدمات مشتريان: بهبود و تسريع در پاسخ‌گويي به درخواست‌ها و شكايات مشتريان.

استفاده از BPMS مي‌تواند به سازمان‌هاي بزرگ كمك كند تا فرآيندهاي خود را بهبود بخشند، بهره‌وري را افزايش دهند و هزينه‌ها را كاهش دهند. با پياده‌سازي صحيح و بهره‌برداري از امكانات خريد BPMS، سازمان‌ها مي‌توانند در محيط كسب‌وكار پويا و رقابتي امروزي موفق‌تر عمل كنند.