مديريت فرآيند پارس

با ظهور ديدگاه فرآيندگرا در بسياري از سازمان ها و مطرح شدن بحث مديريت فرآيندهاي كسب و كار (BPM)، سازمان هاي مختلف دير يا زود مي بايست نسبت به شناسايي، تحليل و مدل سازي فرآيندهاي خود اقدام كنند. گروه مديريت فرآيند پارس در راستاي ارتقاي سطح علمي و فني پرسنل و مديران سازمان هاي دولتي و غيردولتي و همچنين افزايش آشنايي آنان با شيوه هاي مدل سازي فرآيندهاي كسب و كار، اقدام به آماده سازي اين ويديوي آموزشي در حوزه تحليل و مدل سازي يك نمونه فرآيند با استاندارد BPMN 2.0 نموده است.
پس از تماشاي اين ويديو انتظار مي رود تا افراد ضمن آشنايي با مفاهيم تحليل فرآيندهاي كسب و كار(BPM)، قادر به مدل سازي فرآيندهاي خود در ابزار Bizagi و ساير نرم افزارهاي مشابه باشند.

در ادامه سعي داريم به بررسي عمده ترين چالش هاي پياده سازي مديريت فرآيندهاي كسب و كار در سازمان ها بپردازيم.

1- حمايت
2- غلبه بر طرز فكر وظيفه اي
3- فقدان مديريت تغييرات
4- توسعه و اجراي طرح هاي ارتباطي داخلي
5- تشخيص اندازه فرآيند
6- اتفاق نظر روي يك ابزار يا رويكرد

نقش نرم افزار BPMS در چابكي و ساده سازي كدينگ مالي مشخص مي‌شود. با نرم افزار BPMS با هر ميزان جزئياتي كه نياز داريد، فرايند خود خلق كنيد. هر گزارشي كه بخواهيد با هر ميزان پيچيدگي با گزارش ساز حرفه اي ما قابل انجام است.

نرم‌افزارهاي BPMS مي‌توانند به عنوان ابزاري براي ارتقاي چابكي سازمان مالي استفاده شوند. چابكي سازماني به اين معناست كه يك سازمان قابليت سريع و انعطاف‌پذيري را دارد تا به تغييرات در بازار و شرايط خارجي پاسخ دهد و به سرعت به فرصت‌ها و چالش‌هاي جديد واكنش نشان دهد. در ادامه مي‌توانيد ببينيد كه چگونه استفاده از نرم‌افزار BPMS مي‌تواند به ايجاد چابكي در سازمان مالي كمك كند:

اتوماسيون فرآيندها:

با استفاده از BPMS، مي‌توانيد فرآيندهاي مالي خود را به طور كامل يا قسمتي اتوماتيك‌سازي كنيد. اين به اين معناست كه فرآيندهايي مانند تأييد فاكتورها، پرداخت حقوق، گزارش‌دهي مالي و ... را مي‌توانيد به طور خودكار انجام دهيد، كه اين امر زمان و انرژي را براي كارمندان ذخيره مي‌كند و به سازمان اجازه مي‌دهد تا سريعتر به تغييرات واكنش نشان دهد.

استانداردسازي فرآيندها:

با استفاده از BPMS، مي‌توانيد فرآيندهاي مالي خود را استانداردسازي كنيد، به اين معنا كه همه‌ي فرآيندها به يك الگوي مشخص و استاندارد پيروي مي‌كنند. اين باعث مي‌شود كه فرآيندها قابل پيش‌بيني‌تر و قابل اندازه‌گيري‌تر باشند و تغييرات راحت‌تري در آن‌ها اعمال شود.

انعطاف‌پذيري در تغييرات:

BPMS به سازمان اين امكان را مي‌دهد كه به سرعت به تغييرات درخواست شده در فرآيندها و تكنولوژي‌ها پاسخ دهد. اين به اين معناست كه سازمان مالي مي‌تواند با سرعت بيشتري به نيازهاي مشتريان و بازار واكنش نشان دهد و فرصت‌هايي را كه در مقابل رقبا ايجاد مي‌شود به سرعت بهره‌مند شود.

گزارش‌دهي و تحليل:

BPMS اطلاعات كافي را از فرآيندهاي مالي جمع‌آوري مي‌كند تا به سازمان اطلاعات كافي براي تحليل و بهبود فرآيندها بدهد. با تحليل داده‌ها و درك بهتر از فرآيندهاي مالي، سازمان مي‌تواند به سرعت نقاط ضعف را شناسايي كرده و راهكارهاي مناسب را براي بهبود آن‌ها اعمال كند.

با تلفيق اين ويژگي‌ها، نرم‌افزارهاي BPMS مي‌توانند بهبود چابكي سازمان مالي شما را تسهيل كنند و به سازمان كمك كنند تا با موفقيت به تغييرات واكنش نشان دهد و از فرصت‌هاي موجود به بهترين نحو بهره‌مند شود.

ما در گروه مديريت فرآيند پارس مي توانيم ضمن بررسي فرآيندها و جريان كارهاي شما، امكان ساخت فرآيند در پروسس ميكر را در سازمان شما فراهم آوريم.

نقشه برداري فرآيند مي تواند به همه ذينفعان كمك كند تا ابتكارات RPA را تجسم كنند
 يكي از رايج ترين ابزارهاي مورد استفاده در نقشه برداري فرآيند، نقشه فرآيند سطح بالا است. اين نقشه يك تصوير سريع از مراحل مربوط به يك برنامه RPA است. اين تجسم مفيد نشان مي دهد كه چگونه سيستم هاي مختلف بدون وارد شدن به جزئيات ريز با يكديگر تعامل دارند. اين يك راه عالي براي ارتباط نحوه عملكرد يك فرآيند RPA با ذينفعان رهبري و غير فني است.

 استفاده از  swimlanesبراي نشان دادن نحوه تعامل سيستم ها 
 سازمان ها مملو از وظايفي هستند كه مدعيان قدرتمندي براي RPA هستند. يك بانكدار بررسي مي كند كه آيا متقاضي در ليست تماشا است يا خير. يك تحليل گر بازاريابي اطلاعات عملكرد كمپين را از بسترهاي مختلف در يك صفحه گسترده جمع آوري مي كند. نمايندگان خدمات مشتري سطوح موجودي را تأييد مي كنند و نمايندگان منابع انساني برگه هاي زماني و كسر ماليات را تأييد مي كنند. با استفاده ازRPA ، مي توانيد ربات ها را براي انجام هر يك از اين كارهاي دستي ثبت نام كنيد. وقتي نوبت به برجسته شدن نحوه قرار گرفتن ربات ها در فرايند مي رسد، Swimlanes يك نمودار جريان بصري ارزشمند در جعبه ابزار نقشه ساز فرآيند است.

گروه مديريت فرآيند پارس مي تواند كليه خدمات فني موردنياز را در جهت پياده سازي و ساخت فرآيندها در پروسس ميكر به شما ارايه دهد.

  Swimlanesنقشه هاي چند منظوره اي هستند كه يك پروژه بزرگ را به "خطوط" مسئوليت تعيين شده تقسيم مي كنند. در حالي كه مي توانيد از swimlanes براي تعيين مسئوليت افراد يا بخش ها استفاده كنيد، تحليل گران RPA از swimlanes براي نشان دادن اين كه چه سيستم ها يا فناوري هايي چه وظيفه اي را بر عهده دارند استفاده مي كنند.

استفاده از نقشه جريان ارزش براي ايجاد تعادل بين اتوماسيون و رضايت مشتري
 فقط به دنبال يافتن مطلوب ترين دنباله كارها نباشيد. صرف اين كه يك فرآيند كارآمدترين به نظر مي رسد به اين معني نيست كه بيش ترين ارزش را براي كاربر نهايي شما ارائه مي دهد. نقشه جريان ارزش يكي از ابزارهايي است كه توسط نقشه پردازان فرآيند مورد استفاده قرار مي گيرد تا اطمينان حاصل شود كه آن ها هميشه مشتري را در ذهن خود نگه مي دارند. آيا تيم خدمات مشتري شما ساعت ها را در روز براي بازنشاني گذرواژه ها هدر مي دهد - كاري كه يك ربات مي تواند به راحتي انجام دهد؟ شايد شما گام خاصي را در خط فروش خود به RPA سپرده ايد، اما رويكرد عملي بيش تري لازم است. نقشه جريان ارزش به ايجاد تعادل بين كارآيي تاكتيكي و ارائه بهترين ارزش به مشتري كمك مي كند.

 يك ابزار قدرتمند براي شناسايي ناكارآمدي هاي سيستميك  
 وقتي تصويري واضح از نحوه تبادل اطلاعات سيستم ها داشته باشيد، مي توانيد به راحتي ناكارآمدي ها را تشخيص دهيد. آيا ربات ها اغلب داده هاي يك ساني را بين دو سيستم به صورت رفت و برگشت ارسال مي كنند؟ اين امر مي تواند منجر به تاخير در پردازش و طولاني شدن زمان انتظار مشتري شود. نقشه هاي فرآيند مي توانند تنگناها را مشخص كرده و به شما در يافتن مسيرهاي بهينه تر كمك كنند.

نقشه فرآيند مي تواند  با ارائه اطلاعات بيش تردر مورد مراحل غير ضروري به توصيف آن ها كمك كند
 بسياري از سازمان ها در هيجان خود براي پياده سازي فناوري هايRPA ، وظايف دستي خود را به يك سيستم نرم افزاري واگذار مي كنند. مك كينزي به تيم ها هشدار مي دهد كه مراقب اين دام باشند: موثرترين ابتكارات RPA آن هايي هستند كه با ساده سازي سيستم هاي بسيار پيچيده شروع مي شوند.

آيا شما گروهي از ربات ها را براي رونويسي يك برنامه 25 زمينه اي بسيج مي كنيد؟ با در نظر گرفتن زمينه هايي كه ممكن است بتوانيد حذف كنيد، شروع كنيد. با وجود اين كه مديريت فقط چند صفحه از ده ها صفحه را مي خواند، هنوز هم به يك قالب گزارش ماهانه قديمي متكي هستيد؟ به جاي انتقال ساده اين مسئوليت ها بهRPA ، نقشه فرآيند شما را مجبور مي كند تا هر مرحله را بررسي كرده و مشخص كنيد كه كداميك براي اهداف كلي شما ضروري است - و كدام مراحل به سادگي سنگين هستند. اتوماسيون فرآيند روباتيك يك فناوري قدرتمند براي افزايش كارايي كلي در سازمان شما است. فارستر بازار حزب جمهوري خلق چين را در سال 2016، 250 ميليون دلار ارزش گذاري كرد و پيش بيني كرد با رشد سرسام آوري تا پايان سال 2021 به 2.9 ميليارد دلار برسد. با وجود داشتن "روبات" در نام، استفاده بيش تر از اين نيروي ديجيتالي هم به اندازه برنامه هاي ديگر به برنامه ريزي نياز دارد. با استفاده از ابزارهاي نقشه برداري فرآيند، مي توانيد به سازمان خود كمك كنيد تا پايه محكمي براي يك برنامه موفق RPA ايجاد كند.

مدل سازي داده به مشاغل كمك مي كند تا در سراسر سازمان خود ارتباط برقرار كرده و برنامه ريزي كنند.

مدل سازي داده به تشخيص منبع صحيح داده ها كه مي تواند براي پر كردن مدل استفاده شود، كمك مي كند.

مدل سازي داده مي تواند براي تعريف روابط بين جداول مختلف مانند كليد اصلي، كليد خارجي و غيره استفاده شود.

مخاطبان مناسب براي يادگيري اين فناوري چه كساني هستند؟

مخاطبان مناسب براي يادگيري تكنيك هاي مدل سازي افرادي هستند كه معمار داده و تحليلگر داده هستند. اكثر افراد به عنوان تحليلگر داده شروع مي كنند و سپس پيشرفت مي كنند.

اين فناوري چگونه به شما در رشد شغلي كمك مي كند؟

به گفته Glassdoor، پيش بيني مي شود كه ميانگين دستمزد در بازار براي مدل سازها به طور متوسط حدود 78،601 دلار درآمد باشد. بنابراين مي بينيد كه اين شغل داراي درآمدي بالا است. اكثر شركت هاي بزرگ روي مدل سازها سرمايه گذاري مي كنند، زيرا براي حفظ يكپارچگي داده ها بسيار ضروري هستند.

نتيجه

در نتيجه، مي توانيم بگوييم كه مدل ايجاد شده توسط مدل سازان، ثبات در نامگذاري قراردادها، يكپارچگي و امنيت داده ها را تضمين مي كند، زيرا داده هاي خوب كسب و كار را در استفاده صحيح و كارآمد از داده ها قادر مي سازد.

گروه مديريت فرآيند پارس مي تواند كليه خدمات فني موردنياز را در جهت پياده سازي و ساخت فرآيندها در پروسس ميكر به شما ارايه دهد.

نرم افزار BPMS يك ابزار نرم افزاري است كه براي مديريت و بهينه سازي فرآيندهاي كسب و كار در سازمان ها استفاده مي‌شود. نقش اصلي اين نرم افزار در چابكي سازمان عبارت است از:

1. توسعه و بهره برداري از فرآيندهاي چابك:

نرم افزار BPMS به سازمان‌ها كمك مي‌كند تا فرآيندهاي خود را به صورت هوشمند و سيستماتيك تعريف كنند و در طي زمان اين فرآيندها را بهبود ببخشند. با استفاده از اين نرم‌افزار، سازمان‌ها مي‌توانند فرآيندهاي مختلف را مدلسازي و طراحي كرده و به سادگي تغييرات لازم را در هر زمان در اين فرآيندها اجرا كنند.

2. اتوماسيون فرآيندها:

نرم افزار BPMS قابليت اتوماسيوني كردن فرآيندها را فراهم مي‌كند. اين نرم افزار قادر است تا مراحل مختلف فرآيندها را جايگزين كارهاي دستي كرده و بر اساس قوانين و روش هاي تعيين شده توسط سازمان، فرآيندها را به صورت خودكار اجرا كند. به اين ترتيب، سرعت انجام فرآيندها افزايش يافته و احتمال وقوع خطاها كاهش مي‌يابد.

3. ارتباط و هماهنگي بين بخش‌هاي سازمان:

به عنوان يك سيستم مركزي، نرم افزار BPMS باعث ايجاد ارتباط و هماهنگي بين بخش ‌ها و واحدهاي مختلف سازمان مي‌شود. اين نرم افزار به تيم ها امكان مي‌دهد تا با همكاري و تعامل بيش تر بر روي يك فرآيند مشترك كار كنند و به صورت هماهنگ به اهداف سازماني دست يابند.

4. مديريت و كنترل فرآيندها:

با استفاده از نرم افزار BPMS، سازمان‌ها قادر خواهند بود فرآيندهاي خود را مديريت و كنترل كرده و بر عملكرد آن ها نظارت داشته باشند. اين نرم افزار قابليت نظارت، گزارش دهي و اندازه گيري عملكرد فرآيندها را به صورت زنده و در هر لحظه فراهم مي كند. اين اطلاعات به سازمان كمك مي‌كند تا فرآيندهاي خود را بهبود بخشد و به شناخت و برآورد عملكرد سازمان كمك مي‌كند.

به طور كلي، نرم افزار BPMS در چابكي سازمان نقش مهمي دارد و به سازمان ها كمك مي‌كند تا فرآيندهاي خود را به صورت چابك و سيستماتيك مديريت كنند، هماهنگي را افزايش داده و كنترلي بر عملكرد فرآيندها داشته باشند. همچنين مهم ترين نقش نرم افزار BPMS در چابكي سازمان، امكان تطبيق فرآيندهاي سازمان با تغييرات به وجود آمده در سازمان، بازار و شرايط مي باشد.

بدون شك سازمان هاي زيادي هستند كه با نرم افزارهاي اتوماسيون اداري كار مي كنند. همچنين سازمان هايي هم هستند كه از نرم افزار اتوماسيون اداري در كنار نرم افزار BPMS استفاده مي كنند.
اما سوال اين جاست كه اين دو نرم افزار تا چه حدي مي توانند به جاي يكديگر و يا در كنار هم استفاده شوند؟

نرم افزارهاي اتوماسيون اداري به نرم افزارهايي گفته مي شوند كه مكاتبات سازماني و نامه نگاري هاي سازمان را سيستماتيك و مكانيزه مي كنند. نكته قابل توجه اين است كه در اين نرم افزارها يك نامه با هر متن و موضوعي مي تواند توسط يك شخص در سيستم ثبت شده و به جريان درآيد.
بسياري از سازمان ها نيز اطلاعات مربوط به درخواست ها و فرآيندهاي خود را نيز در قالب نامه در اين نرم افزارها براي ساير بخش ها ارسال مي كنند.

نرم افزار BPMS يك نرم افزار اتوماسيون فرآيندها و گردش كارها است كه در آن فرم ها و درخواست هاي افراد تحت يك جريان فرآيندي و با ساختار تعريف شده توسط سازمان، در سازمان به گردش در مي آيند.
نرم افزارهاي BPMS برخلاف اتوماسيون اداري، كليه فرم ها، اشخاص، ارجاعات، داده ها و ... را تحت اصولي كه در زمان پياده سازي فرآيند تعريف شده است، به جريان انداخته و به صورت ساختاريافته اي ذخيره سازي مي نمايد. در نتيجه در BPMS مي توان از اطلاعات ذخيره شده در طي فرآيند، به شكل اصولي و بهينه اي گزارش گيري كرد.

در نهايت مي توان گفت كه نرم افزارهاي BPMS، نسل جديدتر اتوماسيون اداري در سازمان ها هستند.

ما در گروه مديريت فرآيند پارس مي توانيم ضمن بررسي فرآيندها و جريان كارهاي شما، امكان ساخت فرآيند در پروسس ميكر را در سازمان شما فراهم آوريم.

يكي از مهم ترين نرم افزارهاي مديريت فرآيند (BPMS) كه طي سال هاي اخير در ايران به شهرت زيادي رسيده است، نرم افزار پراسس ميكر (ProcessMaker) مي باشد. اين نرم افزار به دليل رايگان و متن باز بودن، با توجه به محدوديت هاي فعلي تحريم ها در كشور مخاطبان زيادي را به سمت خود جلب كرده است، چرا كه سازمان ها بدون پرداخت هيچ هزينه لايسنسي مي توانند از پروسس ميكر با تعداد نامحدود كاربر و فرآيند استفاده كنند.

گروه مديريت فرآيند پارس انواع خدمات ساخت، پياده سازي و راه اندازي فرآيندهاي كسب و كار را در نرم افزار پروسس ميكر به سازمان ها ارايه مي دهد كه در اين ويديو به معرفي يكي از اين فرآيندها پرداخته شده است.

در اين ويديو شما با فرآيند دستور پرداخت ريالي و ارزي كه در شركت هاي بازرگاني خارجي مورد استفاده قرار مي گيرد، آشنا خواهيد شد. شركت هاي بازرگاني خارجي مي توانند به واسطه چنين فرآيندي كليه دستور پرداخت هاي ريالي و ارزي خود را به صورت سيستمي تحت نرم افزار BPMS به اجرا درآورده و از اطلاعات ذخيره شده آن در ديتابيس، در هر زمان و مكاني به راحتي گزارش گيري نمايند.

ما در اين ويديو، به معرفي امكانات قرار داده شده و پياده سازي شده بر روي اين فرآيند خواهيم پرداخت.

فرايند درخواست كالا با استفاده از سيستم مديريت فرايندهاي كسب و كار (BPMS) مي‌تواند بهبود مهمي در كارايي و كنترل فرايندهاي كسب و كار شما داشته باشد.

يكي از فرايندهاي پركاربرد شركتهاي فرايند درخواست كالا است. تقريبا شركتي نيست كه اين فرآيند در آن اجرا نشده باشد. فرآيند درخواست كالا مي‌تواند در زمره فرآيندهاي ساده و پيچيده دسته‌بندي شود. در واقع نوع كالاي درخواستي كه در فرآيند درخواست كالا است بر روند كار اثر مستقيم دارد.

حسن اين روش آن است كه همه درخواستهاي خريد در يك فرم صورت ميگيرد و يك فلوچارت جامع پياده‌سازي ميشود و كاربر هم دچار سردرگمي نمي‌شود. اما بزرگترين ايراد اين روش اين است كه روش توسعه و تغيير فلوچارتها و خود فرم است.

درست است كه ذات اين فرايند درخواست كالا است ولي با توجه به خريد اقلام مختلف مثل اقلام عمومي، مهندسي و … كه فلوچارتهاي خاص خود را دارند عملا در صورت اجرا در يك فلوچارت توسعه آنرا بسيار پر هزينه مي‌كند.

هر تغييري كه قرار است صورت بگيرد در بخش‌هاي ديگر فلوچارت نيز ممكن است تغيير كند. برخي از فيلد براي كالاهاي خاص اجباري است ولي براي برخي نياز به آن نيست. با فرض اينكه اين فرايندها در يك نرم افزار bpms پياده سازي مي‌شود و با اين فرض كه نرم افزار bpms مناسب داراي انعطاف پذيري زياد در طراحي فرم و گردش كار است آيا منطقي هست كه همه مراحل كار را در يك فلوچارت بزرگ انجام دهيم.