مدیریت فرآیند پارس

بدون شک سازمان های زیادی هستند که با نرم افزارهای اتوماسیون اداری کار می کنند. همچنین سازمان هایی هم هستند که از نرم افزار اتوماسیون اداری در کنار نرم افزار BPMS استفاده می کنند.
اما سوال این جاست که این دو نرم افزار تا چه حدی می توانند به جای یکدیگر و یا در کنار هم استفاده شوند؟

نرم افزارهای اتوماسیون اداری به نرم افزارهایی گفته می شوند که مکاتبات سازمانی و نامه نگاری های سازمان را سیستماتیک و مکانیزه می کنند. نکته قابل توجه این است که در این نرم افزارها یک نامه با هر متن و موضوعی می تواند توسط یک شخص در سیستم ثبت شده و به جریان درآید.
بسیاری از سازمان ها نیز اطلاعات مربوط به درخواست ها و فرآیندهای خود را نیز در قالب نامه در این نرم افزارها برای سایر بخش ها ارسال می کنند.

نرم افزار BPMS یک نرم افزار اتوماسیون فرآیندها و گردش کارها است که در آن فرم ها و درخواست های افراد تحت یک جریان فرآیندی و با ساختار تعریف شده توسط سازمان، در سازمان به گردش در می آیند.
نرم افزارهای BPMS برخلاف اتوماسیون اداری، کلیه فرم ها، اشخاص، ارجاعات، داده ها و ... را تحت اصولی که در زمان پیاده سازی فرآیند تعریف شده است، به جریان انداخته و به صورت ساختاریافته ای ذخیره سازی می نماید. در نتیجه در BPMS می توان از اطلاعات ذخیره شده در طی فرآیند، به شکل اصولی و بهینه ای گزارش گیری کرد.

در نهایت می توان گفت که نرم افزارهای BPMS، نسل جدیدتر اتوماسیون اداری در سازمان ها هستند.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

یکی از مهم ترین نرم افزارهای مدیریت فرآیند (BPMS) که طی سال های اخیر در ایران به شهرت زیادی رسیده است، نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) می باشد. این نرم افزار به دلیل رایگان و متن باز بودن، با توجه به محدودیت های فعلی تحریم ها در کشور مخاطبان زیادی را به سمت خود جلب کرده است، چرا که سازمان ها بدون پرداخت هیچ هزینه لایسنسی می توانند از پروسس میکر با تعداد نامحدود کاربر و فرآیند استفاده کنند.

گروه مدیریت فرآیند پارس انواع خدمات ساخت، پیاده سازی و راه اندازی فرآیندهای کسب و کار را در نرم افزار پروسس میکر به سازمان ها ارایه می دهد که در این ویدیو به معرفی یکی از این فرآیندها پرداخته شده است.

در این ویدیو شما با فرآیند دستور پرداخت ریالی و ارزی که در شرکت های بازرگانی خارجی مورد استفاده قرار می گیرد، آشنا خواهید شد. شرکت های بازرگانی خارجی می توانند به واسطه چنین فرآیندی کلیه دستور پرداخت های ریالی و ارزی خود را به صورت سیستمی تحت نرم افزار BPMS به اجرا درآورده و از اطلاعات ذخیره شده آن در دیتابیس، در هر زمان و مکانی به راحتی گزارش گیری نمایند.

ما در این ویدیو، به معرفی امکانات قرار داده شده و پیاده سازی شده بر روی این فرآیند خواهیم پرداخت.

فرایند درخواست کالا با استفاده از سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) می‌تواند بهبود مهمی در کارایی و کنترل فرایندهای کسب و کار شما داشته باشد.

یکی از فرایندهای پرکاربرد شرکتهای فرایند درخواست کالا است. تقریبا شرکتی نیست که این فرآیند در آن اجرا نشده باشد. فرآیند درخواست کالا می‌تواند در زمره فرآیندهای ساده و پیچیده دسته‌بندی شود. در واقع نوع کالای درخواستی که در فرآیند درخواست کالا است بر روند کار اثر مستقیم دارد.

حسن این روش آن است که همه درخواستهای خرید در یک فرم صورت میگیرد و یک فلوچارت جامع پیاده‌سازی میشود و کاربر هم دچار سردرگمی نمی‌شود. اما بزرگترین ایراد این روش این است که روش توسعه و تغییر فلوچارتها و خود فرم است.

درست است که ذات این فرایند درخواست کالا است ولی با توجه به خرید اقلام مختلف مثل اقلام عمومی، مهندسی و … که فلوچارتهای خاص خود را دارند عملا در صورت اجرا در یک فلوچارت توسعه آنرا بسیار پر هزینه می‌کند.

هر تغییری که قرار است صورت بگیرد در بخش‌های دیگر فلوچارت نیز ممکن است تغییر کند. برخی از فیلد برای کالاهای خاص اجباری است ولی برای برخی نیاز به آن نیست. با فرض اینکه این فرایندها در یک نرم افزار bpms پیاده سازی می‌شود و با این فرض که نرم افزار bpms مناسب دارای انعطاف پذیری زیاد در طراحی فرم و گردش کار است آیا منطقی هست که همه مراحل کار را در یک فلوچارت بزرگ انجام دهیم.

برای ترکیب نرم‌افزار مدیریت انبار با یک نرم افزار BPMS، می‌توانید از قابلیت‌ها و ویژگی‌های سفارشی‌سازی BPMS بهره ببرید تا این دو را به هم متصل کنید.

شناسایی فرایندهای مدیریت انبار: ابتدا باید فرایندهای مختلف مدیریت انبار خود را شناسایی کنید، از دریافت سفارش تا تحویل محصولات به مشتریان.

طراحی فرایندها: سپس، این فرایندها را در BPMS خود طراحی کنید. برای هر مرحله، گام‌ها و وظایف مشخص شده و ارتباطات بین آنها را تعریف کنید.

پیاده‌سازی اتوماسیون: با استفاده از قابلیت‌های اتوماسیون BPMS، فرایندهای مدیریت انبار خود را به صورت اتوماتیک پیاده‌سازی کنید. به عنوان مثال، تعیین یک وظیفه به یک کارمند برای دریافت سفارشات جدید و ارسال آن به انبار.

پایش و بهبود: با استفاده از امکانات BPMS برای پایش و پیگیری فرایندها، می‌توانید عملکرد مدیریت انبار خود را مشاهده و بهبود دهید. این شامل مانیتورینگ زمان و مشکلاتی که ممکن است در هر مرحله رخ دهند می‌شود.

از طریق این ترکیب، شما می‌توانید بهبودی در کارایی و کنترل فرایندهای مدیریت انبار خود داشته باشید، از جمله کاهش زمان تحویل، کاهش موجودی نامناسب و بهبود خدمات به مشتریان.

طراحی گرافیکی فرایندها: ProcessMaker امکان طراحی فرایندهای کسب و کار را به صورت گرافیکی با استفاده از ابزارها و کامپوننت‌های متنوع فراهم می‌کند. این ابزار به کاربران اجازه می‌دهد تا فرایندها را به صورت ویژوال طراحی کرده و به راحتی آنها را سفارشی‌سازی کنند.

پیاده‌سازی و اجرای فرایندها:نرم افزار پروسس میکر ProcessMaker امکان اجرای فرایندهای طراحی شده را به صورت خودکار فراهم می‌کند. این نرم‌افزار به کاربران اجازه می‌دهد تا فرایندها را از طریق پنل کاربری مدیریت و مانیتور کنند و فعالیت‌ها را پیگیری کنند.

یکپارچه سازی با سیستم‌های دیگر: ProcessMaker قابلیت یکپارچه سازی با سیستم‌های دیگر را فراهم می‌کند. این یکپارچه سازی‌ها می‌تواند شامل اتصال به سیستم‌های موجود در سازمان مانند سیستم‌های مدیریت انبار، سیستم‌های مالی، و سایر سیستم‌های نرم‌افزاری باشد.

مانیتورینگ و گزارش‌گیری: ProcessMaker امکان مانیتورینگ فرایندها و گزارش‌گیری از عملکرد آنها را فراهم می‌کند. این نرم‌افزار به کاربران امکان مشاهده و تجزیه و تحلیل اطلاعات مربوط به فرایندها را می‌دهد تا بتوانند عملکرد خود را بهبود بخشند.

امنیت و کنترل دسترسی: ProcessMaker امکان مدیریت امنیت و کنترل دسترسی به فرایندها را فراهم می‌کند. این نرم‌افزار به مدیران اجازه می‌دهد تا دسترسی کاربران به فرایندها و اطلاعات مربوطه را مدیریت کنند و از اطلاعات محرمانه محافظت کنند.

پشتیبانی از استانداردها: ProcessMaker از استانداردهای مدل‌سازی فرایندهای کسب و کار مانند BPMN (Business Process Model and Notation) پشتیبانی می‌کند که این به کاربران اجازه می‌دهد تا فرایندهای خود را با استفاده از استانداردهای صنعتی مدل‌سازی کنند.

همواره یکی از سوالاتی که برای بسیاری از سازمان ها در زمان خرید و راه اندازی یک نرم افزار BPMS (نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار) مطرح می شود این است که آیا فرآیندهای آماده ای وجود دارد تا سازمان نیازمند پیاده سازی فرآیندها از صفر نباشد؟

گروه مدیریت فرآیند پارس با سابقه چندین سال پیاده سازی فرآیندها در سازمان های مختلف تحت نرم افزار BPMS پروسس میکر، اقدام به تهیه پکیج هایی از فرآیندهای آماده مرتبط با حوزه های کاری مختلف کرده است. این پکیج ها تشکیل شده از نمونه های موفق فرآیندها در سازمان های مربوطه می باشد که به صورت کلی در دسته های زیر قرار می گیرند:

✅ پکیج اداری
✅پکیج تایم شیت
✅پکیج مهندسی ساختمانی
✅پکیج بازرگانی خارجی
✅پکیج تولید و صادرات محصولات نفتی
✅پکیج حقوقی و داوری
✅پکیج مدیریت اسناد مهندسی (EDMS)
✅پکیج مدیریت جلسات

هر یک از پکیج ها شامل فرآیندهای مربوط به حوزه خود هستند و هر فرآیند از نمونه موفق و کامل تر خود در میان چندین سازمان مشابه تهیه شده است.

لازم به ذکر است، از آن جا که نرم افزار پراسس میکر یک BPMS اوپن سورس (متن باز) می باشد، سازمان ها پس از راه اندازی فرآیندهای مربوطه می توانند تغییرات موردنیاز خود را نیز به راحتی در فرم ها و فرآیندها لحاظ نمایند.

جهت دریافت اطلاعات بیش تر و مشاهده دمو از پکیج ها، با همکاران ما در تماس باشید.

1. فرآیندهای خود را بشناسید
کاهش هزینه ها اگر به صورت تصادفی باشد، به جای اینکه شما را وادار به ایجاد یک استراتژی کاهش هزینه قوی کند، تنها صرفه جویی کوتاه مدت به شما می دهد. کسب و کارهایی که هدفشان دستیابی به مقرون به صرفه بودن در بلندمدت است، باید درک کاملی از تمام فرآیندهای خود داشته باشند. یک "کتابخانه فرآیند" (سلسله مراتب فرآیند شامل فرآیندهای اصلی کسب و کار، گروه های فرآیند کسب و کار و عملکردهای مختلف کسب و کار) برای این منظور برای شما مفید خواهد بود. این به عنوان چارچوبی برای تمام فرآیندهای فعلی کار می کند و به موارد زیر کمک خواهد نمود:

شناسایی فرآیندهایی که نیاز به توجه فوری دارند
اولویت قراردادن فرآیندهایی که مستقیماً با نتیجه سازمان مرتبط هستند
تعیین جهت برای تجزیه و تحلیل کامل
شناسایی وابستگی های فرآیند
این یافته‌ها برای پایه‌گذاری یک استراتژی قوی بهبود فرآیند کسب‌وکار که می‌تواند به صرفه‌جویی در هزینه کمک کند، ضروری است.

2. فرآیندهای خود را نقشه برداری کنید
"شما فکر می کنید همه چیز را می دانید. اما برای شناسایی چیزهایی که نمی دانید، از همین امروز شروع به مستندسازی فرآیندهای کسب و کار خود کنید!"

ایجاد یک نقشه فرآیند وضعیت موجود، دومین وظیفه بزرگی است که برای کنترل مخارج سازمانی باید روی آن تمرکز کرد. این یک نمای کلی از تمام فرآیندهایی که در حال حاضر در یک سازمان اجرا می شوند و همچنین با تفکیک کامل آن ها را به تصویر می کشد. هر چه بیشتر در نماهای سطح پایین تر کاوش کنید، بهتر این ایده را در مورد نحوه عملکرد فرآیندها، نحوه ارتباط آنها و نحوه ارتباط هزینه های مختلف با آنها ایجاد می کنید.

استفاده از نقشه‌برداری فرآیند به سازمان در زمینه های زیر کمک می‌کند:

شناسایی نقاط درد که نیاز به رسیدگی فوری دارند
شناسایی گلوگاه هایی که باید از بین بروند
تشخیص فاصله بین وضعیت موجود و وضعیت آینده مطلوب
یافتن فرآیندهای تکراری یا غیر ضروری
دستیابی به شفافیت عملیاتی
تضمین ارتباط بهتر
تصمیم گیری بهتر
نقشه برداری، تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار را آسان تر می کند و این امر بر کاهش هزینه های مربوطه تاثیرگذار خواهد بود.

3. فرآیندهای خود را تجزیه و تحلیل کنید
تجزیه و تحلیل هزینه برای ایجاد یک استراتژی کاهش ضروری است و تجزیه و تحلیل فرآیند اساساً پایه و اساس آن می باشد. یک فرآیند را می توان به دو روش کمی یا کیفی تجزیه و تحلیل کرد.

جنبه های کمی تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار معمولاً به روش زیر طبقه بندی می شوند:

تجزیه و تحلیل ارزش فرآیند: تجزیه و تحلیل ارزش هر یک از وظایف برای دانستن اینکه آیا به طور مستقیم به رضایت مشتری کمک می کند یا خیر.
تجزیه و تحلیل زمان فرآیند: فهمیدن اینکه آیا زمان سرمایه گذاری شده به درستی استفاده می شود یا خیر. دو جزء دارد: کل زمان اجرا، کل زمان تاخیر.
تجزیه و تحلیل هزینه فرآیند: برای اطمینان از اینکه فرآیندها افزایش درآمد را برای کسب و کار رقم می زنند. دو جزء این عبارتند از: کل هزینه اجرا، کل هزینه تاخیر.
تجزیه و تحلیل کارایی فرآیند: برای تعیین اینکه کدام فرآیند کارآمد است و کدام یک کارایی ندارد.
با این حال، همه چیز را نمی توان به صورت کمی تحلیل کرد. همچنین جنبه‌های رفتاری، فناوری و رویه‌ای فرآیندها وجود دارد که با در نظر گرفتن سه مؤلفه زیر به صورت کیفی تحلیل می‌شوند:

مردم
سیستم
حکومت
همچنین گروه مدیریت فرآیند پارس کلیه خدمات پیاده سازی فرآیندها تحت نرم افزار ProcessMaker را می تواند به شما ارایه دهد.

در نهایت، تمام مشاهدات برای دستیابی به راه حل های بهبود برای هر یک از فرآیندها ترکیب می شوند که شامل:

حذف دوگانگی فرآیند
حذف فرآیندهای بدون ارزش افزوده
ادغام دو یا چند فرآیند در یک فرآیند
ادغام فرآیندهای ضروری که گم شده اند
این عمل برخی از هزینه های غیرضروری مرتبط با فرآیندها را نیز کاهش می دهد.

4. مخارج خود را مشخص کنید
شناسایی هزینه های موجود قبل از یافتن فرصت های کاهش هزینه بسیار مهم است. تحلیلگران فرآیند را قادر می‌سازد تا تمام هزینه‌ها (از بالاترین تا کمترین) را دسته‌بندی کرده و اولویت بندی نمایند. بنابراین هنگامی که تجزیه و تحلیل ارزش و هزینه انجام می شود، باید حوزه هایی را که صرفه جویی عمده را ارائه می دهند از حوزه هایی که کسب و کار بیشترین هزینه را در آنها انجام داده است، جدا کرد. 3 روش موثر برای انجام آن وجود دارد:

از هر فرصت ممکنی که کاهش هزینه را تضمین می کند، استفاده کنید.
رویکردی را به کار گیرید که در آن حوزه هایی که بیشترین هزینه‌ها را در بر می‌گیرند اولویت‌بندی شده تا بیشترین استفاده را از سرمایه‌گذاری ببرید.
رویکردی را به کار گیرید که در آن دست یافتنی‌ترین پیشرفت‌ها اولویت‌بندی می‌شوند تا بتوانید از فرصت‌ها حداکثر استفاده را ببرید.
یک ابتکار مدیریت فرآیند آن است که این کار را با تعریف جریان فرآیندهای سازمانی و ارائه یک دید روشن در سراسر حوزه های عملکردی تسهیل می کند. مدیریت هزینه را آسان‌تر کرده و به تنظیم مدل فرآیند وضعیت فعلی بر این اساس کمک می‌کند.

دستیابی به کارایی هزینه برای سازمان هایی که دارای استراتژی های قوی هستند، آسان تر و موثرتر می شود. در مدیریت فرآیند کسب و کار، رویکردی ساختاریافته برای کاهش مخارج سازمانی دنبال می شود که یکی از اهداف استراتژیک برنامه نیز می باشد و شامل موارد زیر خواهد بود:

بهینه سازی فرآیند
حذف زایدات
استفاده بهینه از منابع
تراز کردن اجزای فرآیند
بهبود عملکرد فرآیند
 

در اصل، BPM بخش هایی را هدف قرار داده که هزینه ها باید کاهش یابد و آن ها را تحت تاثیر قرار می دهد. در نتیجه، شرکت‌ها می‌توانند با موفقیت با چالش‌های کسب و کار روبرو شده و بیشترین بازده را با حداکثر حفظ منابع تضمین نمایند.

BPM روشی مؤثر برای مدیریت و کنترل فرایندها است که امکان هم‌راستایی فرایندهای کسب و کار را با نیازهای مشتری فراهم می‌کند و به مدیران کسب و کار کمک می‌کند تا چگونگی استقرار، نظارت و توزیع بهتر منابع سازمان را تعیین کنند.

از طرف دیگر، BPMN یک زبان مدل سازی بصری قابل درک است که برای دستیابی به وظایف BPM استفاده می‌شود. هدف استاندارد کردن نمایش عناصر به صورت گرافیکی توسط BPMN این است که فرایندها توسط همه کارکنان سازمان درک شود، نه فقط برخی بخش‌های خاص.

در حالی که نرم افزار BPMS ابزاری است که به فرایندهای یک سازمان اجازه می‌دهد تا هر مرحله از BPM بر اساس الگوهای BPMN، طراحی، خودکار، تجزیه و تحلیل و نظارت شوند.

بنابراین، تفاوت BPM و BPMS در اینجا کاملاً واضح است. اساساً BPM یک روش یا تکنیک برای بهبود نتایج کسب‌وکار از طریق درک بیشتر از نحوه عملکرد یک فرایند و چگونگی کارکرد آن در آینده است و BPMS مجموعه‌ای از ابزارها است که در هر مرحله از اجرا از الگوها و استانداردهای BPMN برای کمک به ساختن سیستم‌های نرم‌افزاری یا برنامه کاربردی برای خودکارسازی فرایندها استفاده می‌کند.

از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیندها در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند. همچنین بسیاری از سازمان ها نیز ممکن است ساخت فرآیندها و فرم ها را در پروسس میکر تا حدی انجام داده باشند، اما برای استفاده های پیچیده تر که نیاز به برنامه نویسی بیش تری وجود دارد، به افراد متخصص تری در خارج از سازمان داشته باشند و در این حالت نیز می توانند از خدمات مدیریت فرآیند پارس استفاده نمایند.

جهت انجام یک پروژه مدیریت فرآیندها (BPM)، سازمان ها نیاز به طی کردن چرخه عمر مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM Life Cycle دارند. در فازهای چرخه حیات مدیریت فرآیند، پس از طی کردن فاز شناسایی و مدلسازی فرآیندها، وارد فاز پیاده سازی و استقرار فرآیندها می شویم تا فرآیندهای طراحی و مدلسازی شده را تحت نرم افزار پیاده سازی و راه اندازی کنیم. پس از آن، بهینه سازی و نظارت فرآیندها نیز فازهای بعدی چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار می باشند.

در واقع BPMS ها نرم افزارهایی هستند که فرآیندهای تحلیل و مدلسازی شده را در آن ها پیاده سازی می کنیم. همچنین فرم های هر فرآیند نیز در نرم افزار BPMS طراحی و پیاده سازی می شوند. هدف این است که فرآیندها تحت نرم افزار پیاده سازی شده و اتوماسیونی شوند.

پیاده سازی نقطه ای است که ما به سمت BPMS ها می رویم و نیاز است تا از افراد متخصص در زمینه نرم افزار و آی تی در آن استفاده نماییم.

گروه مدیریت فرآیند پارس ضمن دریافت و تحلیل روش اجرایی فرآیندهای مختلف و فرم های هر بخش از شرکت ساختمانی موردنظر، اقدام به پیاده سازی فرآیندها و فرم های مورد نظر تحت یک نرم افزار BPMS (نرم افزار مدیریت فرآیندها) به نام نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) کرده و بستری را برای این سازمان‌ها در راستای مدیریت و مکانیزه کردن فرآیندهای خود و افزایش بهینگی در آن‌ها حاصل نموده است. این سیستم به شرکت ساختمانی کمک می کند تا فرآیندهای خود را از تعریف هر پروژه گرفته تا گزارش بازدید نظارت از پروژه ها، بررسی نقشه های پروژه، خرید محصولات اولیه، مباحث مالی و صورت پرداخت تنخواه و ... را به صورت نرم افزاری و مکانیزه ثبت و مدیریت کنند و در نتیجه گزارشات سیستمی نیز از نتایج حاصل از آن ها دریافت نمایند.

برخی فرآیندها و سیستم های توسعه داده شده تحت نرم افزار BPMS پروسس میکر در این سازمان ها به شرح زیر است:

•    فرآیند گزارش بازدید واحد نظارت در هر فاز از پروژه (شروع عملیات ساختمانی، تخریب، گودبرداری، فونداسیون، اسکلت، سقف و ...)
•    ثبت و مدیریت گریدبندی، چک لیست ها (همچون ایمنی و حفاظت کار، گودبرداری (نیلینگ)، سقف کامپوزیت، بتن ریزی، سفت کاری و ...) و محاسبات ارزیابی آن ها به صورت سیستمی و خودکار
•    فرآیند بررسی نقشه های پروژه
•    فرآیند رسیدگی به شکایت کارفرما
•    درخواست خرید مواد و محصولات اولیه
•    صورت پرداخت تنخواه
•    و ...

گروه مدیریت فرآیند پارس کلیه فرآیندهای مربوطه در این سازمان ها را طی برگزاری جلساتی با مدیران و پرسنل آن ها به طور کامل شناسایی و تحلیل کرده و آن فرآیندها را تحت نرم افزار پروسس میکر به صورت کامل پیاده سازی نموده است.