مدیریت فرآیند پارس

با ظهور دیدگاه فرآیندگرا در بسیاری از سازمان ها و مطرح شدن بحث مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM)، سازمان های مختلف دیر یا زود می بایست نسبت به شناسایی، تحلیل و مدل سازی فرآیندهای خود اقدام کنند. گروه مدیریت فرآیند پارس در راستای ارتقای سطح علمی و فنی پرسنل و مدیران سازمان های دولتی و غیردولتی و همچنین افزایش آشنایی آنان با شیوه های مدل سازی فرآیندهای کسب و کار، اقدام به آماده سازی این ویدیوی آموزشی در حوزه تحلیل و مدل سازی یک نمونه فرآیند با استاندارد BPMN 2.0 نموده است.
پس از تماشای این ویدیو انتظار می رود تا افراد ضمن آشنایی با مفاهیم تحلیل فرآیندهای کسب و کار(BPM)، قادر به مدل سازی فرآیندهای خود در ابزار Bizagi و سایر نرم افزارهای مشابه باشند.

در ادامه سعی داریم به بررسی عمده ترین چالش های پیاده سازی مدیریت فرآیندهای کسب و کار در سازمان ها بپردازیم.

1- حمایت
2- غلبه بر طرز فکر وظیفه ای
3- فقدان مدیریت تغییرات
4- توسعه و اجرای طرح های ارتباطی داخلی
5- تشخیص اندازه فرآیند
6- اتفاق نظر روی یک ابزار یا رویکرد

نقش نرم افزار BPMS در چابکی و ساده سازی کدینگ مالی مشخص می‌شود. با نرم افزار BPMS با هر میزان جزئیاتی که نیاز دارید، فرایند خود خلق کنید. هر گزارشی که بخواهید با هر میزان پیچیدگی با گزارش ساز حرفه ای ما قابل انجام است.

نرم‌افزارهای BPMS می‌توانند به عنوان ابزاری برای ارتقای چابکی سازمان مالی استفاده شوند. چابکی سازمانی به این معناست که یک سازمان قابلیت سریع و انعطاف‌پذیری را دارد تا به تغییرات در بازار و شرایط خارجی پاسخ دهد و به سرعت به فرصت‌ها و چالش‌های جدید واکنش نشان دهد. در ادامه می‌توانید ببینید که چگونه استفاده از نرم‌افزار BPMS می‌تواند به ایجاد چابکی در سازمان مالی کمک کند:

اتوماسیون فرآیندها:

با استفاده از BPMS، می‌توانید فرآیندهای مالی خود را به طور کامل یا قسمتی اتوماتیک‌سازی کنید. این به این معناست که فرآیندهایی مانند تأیید فاکتورها، پرداخت حقوق، گزارش‌دهی مالی و ... را می‌توانید به طور خودکار انجام دهید، که این امر زمان و انرژی را برای کارمندان ذخیره می‌کند و به سازمان اجازه می‌دهد تا سریعتر به تغییرات واکنش نشان دهد.

استانداردسازی فرآیندها:

با استفاده از BPMS، می‌توانید فرآیندهای مالی خود را استانداردسازی کنید، به این معنا که همه‌ی فرآیندها به یک الگوی مشخص و استاندارد پیروی می‌کنند. این باعث می‌شود که فرآیندها قابل پیش‌بینی‌تر و قابل اندازه‌گیری‌تر باشند و تغییرات راحت‌تری در آن‌ها اعمال شود.

انعطاف‌پذیری در تغییرات:

BPMS به سازمان این امکان را می‌دهد که به سرعت به تغییرات درخواست شده در فرآیندها و تکنولوژی‌ها پاسخ دهد. این به این معناست که سازمان مالی می‌تواند با سرعت بیشتری به نیازهای مشتریان و بازار واکنش نشان دهد و فرصت‌هایی را که در مقابل رقبا ایجاد می‌شود به سرعت بهره‌مند شود.

گزارش‌دهی و تحلیل:

BPMS اطلاعات کافی را از فرآیندهای مالی جمع‌آوری می‌کند تا به سازمان اطلاعات کافی برای تحلیل و بهبود فرآیندها بدهد. با تحلیل داده‌ها و درک بهتر از فرآیندهای مالی، سازمان می‌تواند به سرعت نقاط ضعف را شناسایی کرده و راهکارهای مناسب را برای بهبود آن‌ها اعمال کند.

با تلفیق این ویژگی‌ها، نرم‌افزارهای BPMS می‌توانند بهبود چابکی سازمان مالی شما را تسهیل کنند و به سازمان کمک کنند تا با موفقیت به تغییرات واکنش نشان دهد و از فرصت‌های موجود به بهترین نحو بهره‌مند شود.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

نقشه برداری فرآیند می تواند به همه ذینفعان کمک کند تا ابتکارات RPA را تجسم کنند
 یکی از رایج ترین ابزارهای مورد استفاده در نقشه برداری فرآیند، نقشه فرآیند سطح بالا است. این نقشه یک تصویر سریع از مراحل مربوط به یک برنامه RPA است. این تجسم مفید نشان می دهد که چگونه سیستم های مختلف بدون وارد شدن به جزئیات ریز با یکدیگر تعامل دارند. این یک راه عالی برای ارتباط نحوه عملکرد یک فرآیند RPA با ذینفعان رهبری و غیر فنی است.

 استفاده از  swimlanesبرای نشان دادن نحوه تعامل سیستم ها 
 سازمان ها مملو از وظایفی هستند که مدعیان قدرتمندی برای RPA هستند. یک بانکدار بررسی می کند که آیا متقاضی در لیست تماشا است یا خیر. یک تحلیل گر بازاریابی اطلاعات عملکرد کمپین را از بسترهای مختلف در یک صفحه گسترده جمع آوری می کند. نمایندگان خدمات مشتری سطوح موجودی را تأیید می کنند و نمایندگان منابع انسانی برگه های زمانی و کسر مالیات را تأیید می کنند. با استفاده ازRPA ، می توانید ربات ها را برای انجام هر یک از این کارهای دستی ثبت نام کنید. وقتی نوبت به برجسته شدن نحوه قرار گرفتن ربات ها در فرایند می رسد، Swimlanes یک نمودار جریان بصری ارزشمند در جعبه ابزار نقشه ساز فرآیند است.

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات فنی موردنیاز را در جهت پیاده سازی و ساخت فرآیندها در پروسس میکر به شما ارایه دهد.

  Swimlanesنقشه های چند منظوره ای هستند که یک پروژه بزرگ را به "خطوط" مسئولیت تعیین شده تقسیم می کنند. در حالی که می توانید از swimlanes برای تعیین مسئولیت افراد یا بخش ها استفاده کنید، تحلیل گران RPA از swimlanes برای نشان دادن این که چه سیستم ها یا فناوری هایی چه وظیفه ای را بر عهده دارند استفاده می کنند.

استفاده از نقشه جریان ارزش برای ایجاد تعادل بین اتوماسیون و رضایت مشتری
 فقط به دنبال یافتن مطلوب ترین دنباله کارها نباشید. صرف این که یک فرآیند کارآمدترین به نظر می رسد به این معنی نیست که بیش ترین ارزش را برای کاربر نهایی شما ارائه می دهد. نقشه جریان ارزش یکی از ابزارهایی است که توسط نقشه پردازان فرآیند مورد استفاده قرار می گیرد تا اطمینان حاصل شود که آن ها همیشه مشتری را در ذهن خود نگه می دارند. آیا تیم خدمات مشتری شما ساعت ها را در روز برای بازنشانی گذرواژه ها هدر می دهد - کاری که یک ربات می تواند به راحتی انجام دهد؟ شاید شما گام خاصی را در خط فروش خود به RPA سپرده اید، اما رویکرد عملی بیش تری لازم است. نقشه جریان ارزش به ایجاد تعادل بین کارآیی تاکتیکی و ارائه بهترین ارزش به مشتری کمک می کند.

 یک ابزار قدرتمند برای شناسایی ناکارآمدی های سیستمیک  
 وقتی تصویری واضح از نحوه تبادل اطلاعات سیستم ها داشته باشید، می توانید به راحتی ناکارآمدی ها را تشخیص دهید. آیا ربات ها اغلب داده های یک سانی را بین دو سیستم به صورت رفت و برگشت ارسال می کنند؟ این امر می تواند منجر به تاخیر در پردازش و طولانی شدن زمان انتظار مشتری شود. نقشه های فرآیند می توانند تنگناها را مشخص کرده و به شما در یافتن مسیرهای بهینه تر کمک کنند.

نقشه فرآیند می تواند  با ارائه اطلاعات بیش تردر مورد مراحل غیر ضروری به توصیف آن ها کمک کند
 بسیاری از سازمان ها در هیجان خود برای پیاده سازی فناوری هایRPA ، وظایف دستی خود را به یک سیستم نرم افزاری واگذار می کنند. مک کینزی به تیم ها هشدار می دهد که مراقب این دام باشند: موثرترین ابتکارات RPA آن هایی هستند که با ساده سازی سیستم های بسیار پیچیده شروع می شوند.

آیا شما گروهی از ربات ها را برای رونویسی یک برنامه 25 زمینه ای بسیج می کنید؟ با در نظر گرفتن زمینه هایی که ممکن است بتوانید حذف کنید، شروع کنید. با وجود این که مدیریت فقط چند صفحه از ده ها صفحه را می خواند، هنوز هم به یک قالب گزارش ماهانه قدیمی متکی هستید؟ به جای انتقال ساده این مسئولیت ها بهRPA ، نقشه فرآیند شما را مجبور می کند تا هر مرحله را بررسی کرده و مشخص کنید که کدامیک برای اهداف کلی شما ضروری است - و کدام مراحل به سادگی سنگین هستند. اتوماسیون فرآیند روباتیک یک فناوری قدرتمند برای افزایش کارایی کلی در سازمان شما است. فارستر بازار حزب جمهوری خلق چین را در سال 2016، 250 میلیون دلار ارزش گذاری کرد و پیش بینی کرد با رشد سرسام آوری تا پایان سال 2021 به 2.9 میلیارد دلار برسد. با وجود داشتن "روبات" در نام، استفاده بیش تر از این نیروی دیجیتالی هم به اندازه برنامه های دیگر به برنامه ریزی نیاز دارد. با استفاده از ابزارهای نقشه برداری فرآیند، می توانید به سازمان خود کمک کنید تا پایه محکمی برای یک برنامه موفق RPA ایجاد کند.

مدل سازی داده به مشاغل کمک می کند تا در سراسر سازمان خود ارتباط برقرار کرده و برنامه ریزی کنند.

مدل سازی داده به تشخیص منبع صحیح داده ها که می تواند برای پر کردن مدل استفاده شود، کمک می کند.

مدل سازی داده می تواند برای تعریف روابط بین جداول مختلف مانند کلید اصلی، کلید خارجی و غیره استفاده شود.

مخاطبان مناسب برای یادگیری این فناوری چه کسانی هستند؟

مخاطبان مناسب برای یادگیری تکنیک های مدل سازی افرادی هستند که معمار داده و تحلیلگر داده هستند. اکثر افراد به عنوان تحلیلگر داده شروع می کنند و سپس پیشرفت می کنند.

این فناوری چگونه به شما در رشد شغلی کمک می کند؟

به گفته Glassdoor، پیش بینی می شود که میانگین دستمزد در بازار برای مدل سازها به طور متوسط حدود 78،601 دلار درآمد باشد. بنابراین می بینید که این شغل دارای درآمدی بالا است. اکثر شرکت های بزرگ روی مدل سازها سرمایه گذاری می کنند، زیرا برای حفظ یکپارچگی داده ها بسیار ضروری هستند.

نتیجه

در نتیجه، می توانیم بگوییم که مدل ایجاد شده توسط مدل سازان، ثبات در نامگذاری قراردادها، یکپارچگی و امنیت داده ها را تضمین می کند، زیرا داده های خوب کسب و کار را در استفاده صحیح و کارآمد از داده ها قادر می سازد.

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات فنی موردنیاز را در جهت پیاده سازی و ساخت فرآیندها در پروسس میکر به شما ارایه دهد.

نرم افزار BPMS یک ابزار نرم افزاری است که برای مدیریت و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار در سازمان ها استفاده می‌شود. نقش اصلی این نرم افزار در چابکی سازمان عبارت است از:

1. توسعه و بهره برداری از فرآیندهای چابک:

نرم افزار BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را به صورت هوشمند و سیستماتیک تعریف کنند و در طی زمان این فرآیندها را بهبود ببخشند. با استفاده از این نرم‌افزار، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای مختلف را مدلسازی و طراحی کرده و به سادگی تغییرات لازم را در هر زمان در این فرآیندها اجرا کنند.

2. اتوماسیون فرآیندها:

نرم افزار BPMS قابلیت اتوماسیونی کردن فرآیندها را فراهم می‌کند. این نرم افزار قادر است تا مراحل مختلف فرآیندها را جایگزین کارهای دستی کرده و بر اساس قوانین و روش های تعیین شده توسط سازمان، فرآیندها را به صورت خودکار اجرا کند. به این ترتیب، سرعت انجام فرآیندها افزایش یافته و احتمال وقوع خطاها کاهش می‌یابد.

3. ارتباط و هماهنگی بین بخش‌های سازمان:

به عنوان یک سیستم مرکزی، نرم افزار BPMS باعث ایجاد ارتباط و هماهنگی بین بخش ‌ها و واحدهای مختلف سازمان می‌شود. این نرم افزار به تیم ها امکان می‌دهد تا با همکاری و تعامل بیش تر بر روی یک فرآیند مشترک کار کنند و به صورت هماهنگ به اهداف سازمانی دست یابند.

4. مدیریت و کنترل فرآیندها:

با استفاده از نرم افزار BPMS، سازمان‌ها قادر خواهند بود فرآیندهای خود را مدیریت و کنترل کرده و بر عملکرد آن ها نظارت داشته باشند. این نرم افزار قابلیت نظارت، گزارش دهی و اندازه گیری عملکرد فرآیندها را به صورت زنده و در هر لحظه فراهم می کند. این اطلاعات به سازمان کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را بهبود بخشد و به شناخت و برآورد عملکرد سازمان کمک می‌کند.

به طور کلی، نرم افزار BPMS در چابکی سازمان نقش مهمی دارد و به سازمان ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را به صورت چابک و سیستماتیک مدیریت کنند، هماهنگی را افزایش داده و کنترلی بر عملکرد فرآیندها داشته باشند. همچنین مهم ترین نقش نرم افزار BPMS در چابکی سازمان، امکان تطبیق فرآیندهای سازمان با تغییرات به وجود آمده در سازمان، بازار و شرایط می باشد.

بدون شک سازمان های زیادی هستند که با نرم افزارهای اتوماسیون اداری کار می کنند. همچنین سازمان هایی هم هستند که از نرم افزار اتوماسیون اداری در کنار نرم افزار BPMS استفاده می کنند.
اما سوال این جاست که این دو نرم افزار تا چه حدی می توانند به جای یکدیگر و یا در کنار هم استفاده شوند؟

نرم افزارهای اتوماسیون اداری به نرم افزارهایی گفته می شوند که مکاتبات سازمانی و نامه نگاری های سازمان را سیستماتیک و مکانیزه می کنند. نکته قابل توجه این است که در این نرم افزارها یک نامه با هر متن و موضوعی می تواند توسط یک شخص در سیستم ثبت شده و به جریان درآید.
بسیاری از سازمان ها نیز اطلاعات مربوط به درخواست ها و فرآیندهای خود را نیز در قالب نامه در این نرم افزارها برای سایر بخش ها ارسال می کنند.

نرم افزار BPMS یک نرم افزار اتوماسیون فرآیندها و گردش کارها است که در آن فرم ها و درخواست های افراد تحت یک جریان فرآیندی و با ساختار تعریف شده توسط سازمان، در سازمان به گردش در می آیند.
نرم افزارهای BPMS برخلاف اتوماسیون اداری، کلیه فرم ها، اشخاص، ارجاعات، داده ها و ... را تحت اصولی که در زمان پیاده سازی فرآیند تعریف شده است، به جریان انداخته و به صورت ساختاریافته ای ذخیره سازی می نماید. در نتیجه در BPMS می توان از اطلاعات ذخیره شده در طی فرآیند، به شکل اصولی و بهینه ای گزارش گیری کرد.

در نهایت می توان گفت که نرم افزارهای BPMS، نسل جدیدتر اتوماسیون اداری در سازمان ها هستند.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

یکی از مهم ترین نرم افزارهای مدیریت فرآیند (BPMS) که طی سال های اخیر در ایران به شهرت زیادی رسیده است، نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) می باشد. این نرم افزار به دلیل رایگان و متن باز بودن، با توجه به محدودیت های فعلی تحریم ها در کشور مخاطبان زیادی را به سمت خود جلب کرده است، چرا که سازمان ها بدون پرداخت هیچ هزینه لایسنسی می توانند از پروسس میکر با تعداد نامحدود کاربر و فرآیند استفاده کنند.

گروه مدیریت فرآیند پارس انواع خدمات ساخت، پیاده سازی و راه اندازی فرآیندهای کسب و کار را در نرم افزار پروسس میکر به سازمان ها ارایه می دهد که در این ویدیو به معرفی یکی از این فرآیندها پرداخته شده است.

در این ویدیو شما با فرآیند دستور پرداخت ریالی و ارزی که در شرکت های بازرگانی خارجی مورد استفاده قرار می گیرد، آشنا خواهید شد. شرکت های بازرگانی خارجی می توانند به واسطه چنین فرآیندی کلیه دستور پرداخت های ریالی و ارزی خود را به صورت سیستمی تحت نرم افزار BPMS به اجرا درآورده و از اطلاعات ذخیره شده آن در دیتابیس، در هر زمان و مکانی به راحتی گزارش گیری نمایند.

ما در این ویدیو، به معرفی امکانات قرار داده شده و پیاده سازی شده بر روی این فرآیند خواهیم پرداخت.

فرایند درخواست کالا با استفاده از سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) می‌تواند بهبود مهمی در کارایی و کنترل فرایندهای کسب و کار شما داشته باشد.

یکی از فرایندهای پرکاربرد شرکتهای فرایند درخواست کالا است. تقریبا شرکتی نیست که این فرآیند در آن اجرا نشده باشد. فرآیند درخواست کالا می‌تواند در زمره فرآیندهای ساده و پیچیده دسته‌بندی شود. در واقع نوع کالای درخواستی که در فرآیند درخواست کالا است بر روند کار اثر مستقیم دارد.

حسن این روش آن است که همه درخواستهای خرید در یک فرم صورت میگیرد و یک فلوچارت جامع پیاده‌سازی میشود و کاربر هم دچار سردرگمی نمی‌شود. اما بزرگترین ایراد این روش این است که روش توسعه و تغییر فلوچارتها و خود فرم است.

درست است که ذات این فرایند درخواست کالا است ولی با توجه به خرید اقلام مختلف مثل اقلام عمومی، مهندسی و … که فلوچارتهای خاص خود را دارند عملا در صورت اجرا در یک فلوچارت توسعه آنرا بسیار پر هزینه می‌کند.

هر تغییری که قرار است صورت بگیرد در بخش‌های دیگر فلوچارت نیز ممکن است تغییر کند. برخی از فیلد برای کالاهای خاص اجباری است ولی برای برخی نیاز به آن نیست. با فرض اینکه این فرایندها در یک نرم افزار bpms پیاده سازی می‌شود و با این فرض که نرم افزار bpms مناسب دارای انعطاف پذیری زیاد در طراحی فرم و گردش کار است آیا منطقی هست که همه مراحل کار را در یک فلوچارت بزرگ انجام دهیم.

برای ترکیب نرم‌افزار مدیریت انبار با یک نرم افزار BPMS، می‌توانید از قابلیت‌ها و ویژگی‌های سفارشی‌سازی BPMS بهره ببرید تا این دو را به هم متصل کنید.

شناسایی فرایندهای مدیریت انبار: ابتدا باید فرایندهای مختلف مدیریت انبار خود را شناسایی کنید، از دریافت سفارش تا تحویل محصولات به مشتریان.

طراحی فرایندها: سپس، این فرایندها را در BPMS خود طراحی کنید. برای هر مرحله، گام‌ها و وظایف مشخص شده و ارتباطات بین آنها را تعریف کنید.

پیاده‌سازی اتوماسیون: با استفاده از قابلیت‌های اتوماسیون BPMS، فرایندهای مدیریت انبار خود را به صورت اتوماتیک پیاده‌سازی کنید. به عنوان مثال، تعیین یک وظیفه به یک کارمند برای دریافت سفارشات جدید و ارسال آن به انبار.

پایش و بهبود: با استفاده از امکانات BPMS برای پایش و پیگیری فرایندها، می‌توانید عملکرد مدیریت انبار خود را مشاهده و بهبود دهید. این شامل مانیتورینگ زمان و مشکلاتی که ممکن است در هر مرحله رخ دهند می‌شود.

از طریق این ترکیب، شما می‌توانید بهبودی در کارایی و کنترل فرایندهای مدیریت انبار خود داشته باشید، از جمله کاهش زمان تحویل، کاهش موجودی نامناسب و بهبود خدمات به مشتریان.