مدیریت فرآیند پارس

با توجه به وجود نرم افزارهای متعدد bpms در کشور (اعم از BPMS ایرانی و BPMS خارجی) یکی از شاخصهای انتخاب آن کم کد بودن (Low Code) آن است.اما bpms کم کد به چه معناست؟ آیا بدین معنا که کلیه روالها بایستی به صورت درگ دراپی در سیستم ساخته شود؟ کاربر بایستی در چه حدی با دانش نرم افزاری آشنا باشد؟

بایستی بگوییم اینکه bpms بدون کد باشد معنی ندارد. همه نرم افزارهای bpms امکان کدنویسی را یکی از ویژگیهای خود میدانند و از محیط تولید کد پشتیبانی می‌کنند. اما این نباید بدین معنی باشد که هر کاری که می‌خواهیم انجام بدهیم بایستی نیاز به کد زدن باشد. بحث کد زدن در bpms بستگی به میزان پیچیدگی فرایند دارد. با ذکر چند مثال توضیح بیشتری میدهیم.

مثال ۱: بررسی موجودی کالا برای فرایند درخواست کالا : در فرایند درخواست کالا در صورتیکه موجودی در انبار به میزان مورد نظر نباشد سیستم بایستی فرایند درخواست کالا را فعال کند. بررسی موجودی کالا آیا بدون نیاز به کد نویسی قابل انجام است؟ اگر نیاز به صدا زدن وب سرویس باشد آیا نحوه صدا زدن آن بدون کد نویسی انجام پذیر است؟

مثال ۲: ارتباط با سیستم کارکرد پرسنل : ممکن است شما دارای سیستم ساعت زنی (تردد پرسنل) باشید و نیاز داشته باشید اطلاعات کارکرد را در فرمهای تایم شیت که در نرم افزار bpms ساختید رویت کنید؟ نحوه لینک نرم افزار bpms به نرم افزار تردد بدون نیاز به دانش SQL و یا استفاده از وب سرویس مقدور است؟

مثال ۳: اگر می‌خواهید فرایندهایی بسازید که نیاز به محاسبات پیچیده داشته باشد چاره‌ای جز تولید فانکشن ندارید. اگر فانکشنها در حد عملیات ساده ریاضی باشند به صورت ویژوال قابل استفاده هستند ولی اگر محاسبات مربوط به موجودیت دیگر باشد بایستی کمی کد زدن بلد باشید.

نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) یک سیستم مدیریت فرآیند تحت وب است که امکان طراحی، خودکارسازی و استقرار فرآیندهای کسب و کار را برای سازمان ها فراهم می کند. این ابزار با فراهم ساختن رابط کاربری drag and drop محیطی برای مدل سازی و طراحی جریان کارها و همچنین ساخت فرم های پویا دراختیار کاربر قرار می دهد.

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات مربوط به پیاده سازی و ساخت فرآیند در پروسس میکر را به سازمان شما ارایه دهد.

پروسس میکر یک BPMS رایگان و متن باز است که جزو سیستم های نرم افزاری سبک وزن (lightweight) با سربار داده بسیار کم در میان سیستم های نرم افزاری موجود در این صنعت به حساب می رود. همچنین از آن جا که پراسس میکر یک نرم افزار تحت وب است و می توان آن را در محیط مرورگر اجرا نمود، دسترسی به جریان کارها و روال های سازمانی را جهت طراحی، اجرا و مدیریت فرآیندها برای کاربران، گروه ها و واحدهای سازمانی ساده تر خواهد کرد. در این مطلب قصد داریم تا ضمن معرفی قسمت های کلیدی ProcessMaker، مراحل ساخت یک فرآیند را در این سیستم تحت وب مدیریت فرآیندهای کسب و کار، به ترتیب بیان کنیم.

از امکانات محیط نرم افزاری پراسس میکر می توان به موارد زیر اشاره کرد:
• محیط طراحی و مدل سازی فرآیندها با استاندارد BPMN2.0
• فرم ساز پویا و Responsive
• پورتال کاربری و کارتابل اجرای فرآیندها
• مدیریت چارت سازمانی، کاربران و گروه های کاربری
• طراحی و ارسال سند خروجی
• ...

مراحل ساخت یک فرآیند:
به طور کلی برای ساخت یک فرآیند در ProcessMaker باید مراحل زیر انجام شود:

1. ایجاد یک فرآیند در بخش Designer و طراحی مدل فرآیند: در اولین قدم پس از ایجاد یک فرآیند جدید، می توان مدل فرآیند را در محیطی تحت استاندارد BPMN2 طراحی و مدل سازی کرد. در این قسمت، شما قادر به استفاده از نمادهای تعریف شده در استاندارد BPMN2 هستید.

2. تعریف متغیرهای فرآیند (متغیرهای مدل داده فرآیند): متغیرها (variables)، اطلاعات و داده هایی که در فرم های فرآیند وارد می شوند را در خود ذخیره می کنند تا در قسمت های دیگر آن فرآیند (همچون gatewayها و سایر فرم ها) بتوان آن ها را فراخوانی کرده و از آن ها استفاده کرد. به عنوان مثال، یک فرم می تواند شامل فیلدهایی همچون "نام"، "نام خانوادگی"، "جنسیت" و ... باشد که می بایست برای هر کدام، یک متغیر تعریف نمود. این متغیرها می توانند بسته به نوع داده خود، هر یک از نوع داده های integer، string، boolean، float و ... را در خود ذخیره نمایند. لازم به ذکر است که نیازی نیست تمامی متغیرهای موردنیاز در فرآیند، همان ابتدا تعریف شوند؛ بلکه شما قادر خواهید بود در هر زمانی بسته به نیاز، متغیر جدید در فرآیند تعریف کنید.

3. ساخت فرم های پویا (Dynaforms): در مرحله بعد باید فرم های موردنیاز در فرآیند طراحی شوند. ProcessMaker دارای یک محیط فرم ساز پویا و تحت وب است که می توان در آن قسمت فرم هایی سازگار با دستگاه های مختلف (PC، موبایل و تبلت) طراحی نمود. شما می توانید از تمامی کنترل های طراحی وب به صورت drag and drop در فرم ساز پراسس میکر استفاده کنید.

4. تخصیص فرم ها به فعالیت ها: پس از ساخت یک فرم می توان آن را به فعالیت (Task) مربوطه اختصاص داد تا در صورت اجرای آن فعالیت، این فرم برای کاربر نمایش داده شود.

5. تعریف قوانین مسیریابی (Routing Rule): پس از طراحی مدل فرآیند و ساخت فرم ها، می توان به تعریف قوانین مسیریابی بر روی Gatewayها در مسیر فرآیند اقدام کرد. یک فرآیند ممکن است در مسیر خود به چندین شاخه تقسیم شود که هر یک از شاخه ها در یک شرایط خاص و تعریف شده ای اجرا می شود. این شرط ها بر روی Gatewayهای شرطی موجود در مدل فرآیند نوشته می شوند.

6. تعیین ایفاکنندگان فرآیند: درنهایت، هر یک از فعالیت های موجود در فرآیند باید به یک یا چند کاربر تخصیص داده شود تا کاربر موردنظر بتواند با دسترسی به فعالیت مربوط به خود، آن را انجام دهد. در پراسس میکر، شما قادر خواهید بود تا فعالیت های موجود در فرآیند را به شیوه موردنظرتان به کاربران سازمان assign کنید. پس از اتمام مراحل پیاده سازی فرآیند، کاربر یا کاربرانی که فعالیت اول فرآیند به آن ها اختصاص داده شده است، قادرند تا از طریق کارتابل فرآیندهای خود که در بخش Home محیط پراسس میکر قرار دارد، فرآیند موردنظر را اجرا کنند. پس از ارسال فرم توسط کاربر فعالیت اول، فرآیند مطابق با مدل طراحی شده ادامه پیدا کرده و به کارتابل نفر یا نفرات بعدی ارسال خواهد شد.

 
موتور BPMS دیدگاه تعداد قابل توجهی از نمادهای تعریف شده در استاندارد BPMN2 را اجرا می‌کند. جریان کارهای انسانی، رسیدگی رویدادها و موارد دیگر را می‌توان با استفاده از BPMN در نمودارهایی که از لحاظ فنی قابل اجرا هستند، ترسیم کرد و به صورت مکانیزه در اختیار سازمان‌ قرار داد.

نرم افزار BPMS دیدگاه امکان ارتباط با دیگر نرم افزارهای سازمان را فراهم می‌کند و یکپارچگی نرم افزاری در درون سازمان را محقق می‌نماید.

با استفاده از قابلیت Service Task می‌توان فعالیت‌های مختلف را خارج از موتور گردش کار  BPMS دیدگاه اجرا نمود و اثر آن را از نظر داده‌ای به BPMS دیدگاه منتقل کرد.

موتور BPMS دیدگاه قابلیت اجرای کدهای زبان برنامه‌نویسی C# را دارد. در قسمت‌های مختلف این برنامه از جمله در Script Task ،User Task و همچنین Service Task، این امکان مهیا شده است که کدهای متنوع توسط طراحان و برنامه‌نویسان فرآیند نوشته و توسط BPMS دیدگاه اجرا شود.

سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)، ابزاری برای طراحی و بهینه سازی سیستماتیک فرآیندهای کسب و کار است. این ابزار قادر به مدل سازی، پیاده سازی و خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار با هدف ایجاد حداکثر کارایی و اثربخشی، حداقل خطا و جلوگیری از گم شدن روابط هستند. با بلوغ سیاست های BPM، ابزارهای متنوعی برای سازمان ها در سطح جهان ارائه شده است. همزمان با ظهور این ابزارها و تنوع بالای فواید و قابلیت های هرکدام، چالش پیدا کردن مناسب ترین BPMS همواره خودنمایی می کند.

در این مطلب سعی داریم تعدادی از محبوب ترین و معروف ترین ابزارهای BPMS جهانی را معرفی کنیم و سپس مقایسه ای بین این ابزارها از نظر متریک های مقایسه ای ارائه دهیم. این مقایسه در انتخاب ابزار مناسب با نیازها و ویژگی های بومی BPMS، کمک شایانی به خریداران و استفاده کنندگان نرم افزار BPMS خواهد کرد.
امروزه اکثر BPMS ها قادر به پشتیبانی از پیچیدگی های مورد نیاز و ویژگی های جدید و عمومی مثل user-friendly بودن،‌ مبتنی بر cloud بودن و پشتیبانی از یکپارچه سازی با ابزارهای مختلف هستند، اما باز هم از جهت برخی خصوصیات کلیدی و جزیی تفاوت هایی بین آنها وجود دارد.
مطالعه G2 Crowd  مروری جامع و مقایسه ای بر روی رایج ترین ابزارهای  BPMSدنیا  با توجه به نوع سازمان ها انجام داده است. بر این اساس و با توجه به ماهیت سازمان، انتخاب ابزار مناسب کاری آسان خواهد بود.

در این بخش مدل ذخیره سازی اطلاعات تعریف می شود. در اینجا می توان جداول سیستمی را تعریف کرد و به فرآیند و المنت های روی فرم های فرآیند لینک کرد تا اطلاعات به صورت مستقیم در جداول ذخیره شوند. بنابراین بدون هیچ کدنویسی در طول فرآیند متناسب با اطلاعاتی که داخل فرم ها وارد می شوند این جداول به طور خودکار به روز می شوند.  همچنین می توان جداول مستقلی را تعریف کرد که از اطلاعات این جداول در طول فرآیند استفاده کرد یا اطلاعاتی که در حین فرآیند تولید می شود را در جداول ذخیره کرد برای گزارش گیری یا استفاده در فرآیند های دیگر.

در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.

دقیقاً مشخص است که چه کسی و در کجا ، چه کاری را انجام می‌دهد (نماد های Lane و Pool)
قابلیت نمایش انواع رخدادها، تأخیرها، اعلان‌ها و ... وجود دارد (که قبل و یا  بعد از فعالیت‌ها رخ می‌دهند)
نفوذ به عمق فرایند (Drill down of sub process) و مشخص کردن ریز‌ترین جزییات وظایف.
امکان اضافه کردن ساختارهای اضافی به فرایند و امکان ثبت مستندات برای هر جزء از فرایند
ارائه خروجی قابل‌اجرا (Executable Output)
ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان فرآیندهای آماده پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

BPMN استانداردی برای مدل‌سازی و نمایش فرایند‌های کسب‌و‌کار است و ابزار اصلی در تکنولوژی مدیریت فرآیندهای کسب‌و‌کار (BPM) محسوب می‌شود. در واقع می‌توان گفت مزیت اصلی استفاده از تکنولوژی BPM، وجود زبان استانداردی به نام BPMN است. هدف اصلی در شکل‌گیری BPMN ، طراحی نمادهایی است که قابل‌درک برای تمامی کابران فرایند (از تحلیلگران فرایند کاری (Business Analysts) تا کاربران فنی (Technical Developers) و حتی کاربرانی که پایش و کنترل فرایند را بر عهده‌دارند) باشد.  در حقیقت BPMN مانند پلی، فاصله بین طراحی فرایند و عملیاتی (اجرایی شدن) فرایند را از میان برمی‌دارد.

مدیریت فرایندهای کسب‌وکار مستلزم توصیف دقیق فرایندها و مستندسازی آن‌ها است. روش‌های متفاوتی برای انجام این کار وجود دارد که راحت‌ترین آن‌ها استفاده از متن و جدول برای توصیف فرایندها و بیان ویژگی‌های آن‌ها است. از نمودارهای گرافیکی نیز برای نمایش یک فرایند استفاده می‌شود . این نمودارها غالباً از اشکال هندسی و پیکان برای ترسیم جریان فرایند استفاده می‌کنند ولی توصیف مشخص و دقیقی از جزئیات فرایند ارائه نمی‌دهند. برای همین نمادهای مشخصی برای فرایندها تعریف شد، نمادهایی که قادر به توصیف وجوه مختلف فرایند هستند. این نمادها (Notation) زبان استاندارد توصیف فرایندها هستند و هر کسی با این زبان استاندارد آشنایی داشته باشد می‌تواند به راحتی مدل طراحی‌شده توسط هر فرد دیگری را درک و تفسیر نماید، ممکن است فرایندها بر مبنای این مدل‌ها، مکانیزه (سیستماتیک) شوند و یا رفتار هر بخش از فرایند بر روی این مدل‌ها شبیه‌سازی شود. برخی از این مدل‌ها بستری را برای متخصصان سیستم فراهم می‌کنند تا بر آن اساس فرایندها را اجرایی و پشتیبانی نمایند. این مدل ها می‌بایست حاوی ساختار استاندارد، دقیق و ارائه‌دهنده اطلاعات اساسی فرایند برای توسعه‌دهندگان سیستم باشد. امروزه سیستم های مدیریت فرایندهای کسب‌وکار(نرم افزار BPMS) متداول‌ترین سیستم ها برای مکانیزه کردن فرایندها هستند. این سیستم ها در درون خود موتوری (Process Engine) دارند که مستقیماً جریان کاری را کنترل و مدیریت می‌کند. این موتور بر اساس مدل های جریان کار استاندارد طراحی‌شده، عمل می‌کند. برای همین چارچوب این مدل‌ها دقیق و ساختار یافته است زیرا توسط خود ماشین مستقیماً اجرا می‌شود.

ما در نرم افزار BPMS تولید شده در شرکت تیناک امکان یکپارچه­ سازی را در سه لایه مستقل و مجزا فراهم نموده ایم که البته به طور همزمان و یا مستقل از هم نیز امکان پیاده­ سازی در آن­ها فراهم می‌­باشد. این سه لایه عبارت اند از:
لایه واسط­های کاربری
لایه دیتا
لایه فرآیند
در حقیقت برخلاف منطق بسیاری از نظریه پردازی­‌های این حوزه، ما زیرساخت BPMS را محدود و منحصر به بحث فرآیند نمی­دانیم و به تجربه به ارزش و اهمیت دیتا، به ویژه در پروسه یکپارچه سازی فرآیندهای سازمانی در سازمان­های بزرگ مقیاس پی برده­ ایم. لذا معتقدیم لایه دیتا نیز یکی از موضوعات کلیدی در روند یکپارچه ­سازی به شمار آمده و لذا این امکان را در سطح دیتا فراهم نموده ایم.

سوابق اجرایی این مدعا به ویژه در چندین پروژه انجام شده در بحث یکپارچه سازی سامانه‌­های مرجع که در سطوح ستادی وزراتخانه‌هایی چون نفت شامل شرکت ملی نفت ایران، شرکت ملی گاز ایران، شرکت پخش و پالایش و …

در بخش واسط های کاربری نیز علاوه بر یکپارچه سازی واسط های مختلف در روند پروژه‌­های انجام شده، امکان برقراری یکپارچگی بین سامانه­‌های گوناگون، به ویژه در مورد شرکت­هایی که از چندین مرجع خدمات دهنده مختلف در حال دریافت سرویس می‌­باشند نیز فراهم بوده و علی رغم پیچیدگی هایی که به واسطه تفاوت­های ذاتی و زیر ساختی در این شرکت ها وجود دارد، ما در چندین پروژه مقیاس بزرگ از جمله پروژه­های بانکی توانسته ایم نیاز مخاطب را به درستی پاسخ دهیم و خدمات SSO را علی رغم پیچیدگی­های جدی آن، راه­اندازی نماییم.

در لایه فرآیند نیز می‌­توان گفت که اساسا ماهیت نرم افزار BPMS به نوعی منوط به یکپارچگی در این لایه بوده و موضوع محوری و اصلی در BPMSها، اغلب یکپارچه سازی حوزه فرآینده است. در واقع به ثمر نشاندن پروژه­های موفق در این حوزه منوط به تسلط همزمان تیم فنی بر مباحث مرتبط با استاندارد BPMN2 و نیز جزییات موتور سازنده نرم ­افزار که همان نرم افزار BPMS می­‌باشد خواهد بود.

متخصصین نرم ­افزاری ما در شرکت تیناک، توامان به هر دو این حوزه­‌ها اشراف کامل داشته و به عنوان یکی از مبتکرین بکارگیری نرم افزار BPMS در یکپارچه ­سازی فرآیندها در سازمان­‌های بزرگ و کوچک، تجارب موفقیت ­آمیز متعددی را در این پروژه ها رقم زده اند.

در اینجا می توان فرآیند ها را تحت وب و با استاندارد BPMN2 که کامل ترین زبان برای مدلسازی فرایندها ست، به راحتی طراحی کرد. می توان یک فرآیند را یک مرتبه تعریف کرد (زیرفرآیند) و در فرآیند های دیگر به هر تعداد که نیاز باشد از آن استفاده کرد. امکان نسخه بندی فرآیند ها و خروجی گرفتن از فرآیند طراحی شده برای استفاده در سایر نرم افزار های طراحی مدل فرآیندی نیز وجود دارد. امکان تعریف ناظر فرآیند، تقویم کاری، اسناد ورود و خروجی و پرتال و … نیز وجود دارد.

این صفحه مانند یک بوم نقاشی است که نمادهای مختلف استاندارد BPMN را جهت ترسیم نمودار فرآیندی در خود جای داده است. نماد آغاز فرآیند که با یک دایره سبز رنگ نمایش داده شده است همیشه در این صفحه در ابتدا وجود دارد.

می­توانید دایره سبز رنگ را انتخاب و آنرا حذف کنید.

بخاطر داشته باشید که برای ترسیم یک نمودار فرایندی باید تمام بازیگران و عناصر به درستی تعریف شده باشد. مثلا، سه گروه کاربر ایجاد خواهد شد: “کارمندان”، “سرپرستان” و “مدیران”. پس باید یک Pool که دارای سه Lane می­باشد، تعریف کنیم.

معمولاً در مدلسازی فرآیند عنوان Pool همان عنوان فرآیند است. Pool یک مرز سازمانی است که تمام عناصر یک فرایند را شامل می شود. یک Pool برای محدود کردن یک فرایند و ایجاد ارتباط با فرایندهای دیگر مورد استفاده قرار می­گیرد. بر خلاف نمادهایی که در داخل یک Pool هستند و با Sequence Flow به هم مرتبط می­شوند، ارتباط بین دو Pool از طریق Mesغیر مجاز می باشدe Flow ایجاد می­ گردد.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان پکیج  پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

دیگر قابلیت های مختلف نرم افزار process maker تحت عنوان یک نرم افزار BPMS رایگان برای طراحی فرآیند آماده پراسس میکر سازمانی را در ادامه به آنها اشاره کرده ایم:
 
منبع باز بودن و امکان توسعه و طراحی به وسیله هر شخص یا سازمانی
 سازگار با دسکتاپ، تبلت، موبایل و حتی داشتن نسخه تحت وب
مورد استفاده قرار گرفته توسط شرکت های معتبر جهانی مثل تویوتا و سونی و…
داشتن شرایط طراحی فرآیندها توسط استفاده کننده فرآیند
به همراه داشتن گروه پشتیبانی قوی در آمریکا، اسپانیا،کلمبیا و به روزرسانی ماهانه
پشتیبانی  از نمادهای استاندارد BPMN 2.0
کنترل کردن تمامی فرآیند ها از خارج از سیستم با ابزار   REST
تولید انواع گزارش ها و نمودار های مدیریتی
پشتیبانی از زبان فارسی و تقویم فارسی