مدیریت فرآیند پارس

همچنین گروه مدیریت فرآیند پارس یک پکیج از فرآیندهای آماده رایج نیز تحت نرم افزار پروسس میکر تهیه کرده است که سازمان ها می توانند با خرید و راه اندازی آن پکیج، فرآیندهای رایج خود را بلافاصله در سازمان به اجرا درآورند.

گروه مدیریت فرآیند پارس نرم افزار تایم شیت عملکرد پرسنل و کلیه گزارشات وابسته به آن را تحت نرم افزار BPMS پروسس میکر در شرکت های مختلفی راه اندازی کرده است. نرم افزار پروسس میکر (ProcessMaker) یک نرم افزار مدیریت فرآیند (BPMS) تحت وب است که جهت خودکارسازی و اتوماسیونی کردن فرآیندهای کسب و کار در سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرد.

به همین منظور، امروزه سازمان های زیادی اقدام به تهیه و نصب نرم افزار پراسس میکر می کنند و پس از آن نیاز به پیاده سازی و ساخت فرآیندهای خود در این نرم افزار خواهند داشت. لازم به ذکر است که گروه مدیریت فرآیند پارس ضمن تجربه  ساخت فرآیند در پروسس میکر در بسیاری از سازمان ها، آماده ارایه انواع خدمات فنی و توسعه فرآیندها در نرم افزار ProcessMaker به سازمان شماست.

برنامه های مبتنی بر جریان کار: این نوع نرم افزار نشان می‌دهد که چگونه می‌توان فرآیندها را به نحوی بهینه به سیستم‌های اتوماتیک و اعضای تیم محول نمود. برای انجام این کار، نرم‌افزار جریان کار نیازمند نقشه ای همراه با جزئیات از فرآیندهای کسب وکار موجود است. این جزییات به دقت موردارزیابی قرار میگیرد، تا وظیفه اتوماتیک سازی مراحل ویژه، برای تحویل نتایج و عملکرد بهینه صورت گیرد و از این طریق، رضایت مشتری افزایش یابد. هر چند، از آنجا که نرم افزار جریان کار بر روی یک فرایند ثابت اعمال می‌شود، ممکن است انجام تغییرات خاص در آن مجاز نباشد.

 نرم افزار نظارت بر کارآمدی: تعیین حلقه ضعیفی که سبب می‌شود زنجیره فرآیند، غیرکارآمد یا ناموفق باشد، هدف اصلی این نوع از نرم افزارهای BPM است. این هدف از طریق نظارت دقیق بر فرآیند از آغاز تا پایان، در عین برخورداری از رابط های برنامه کاربردی (API) به منظور برقراری ارتباط با هر نوع سیستم شرکتی در طول روند یک فرایند کسب وکار، محقق می­شود. تشخیص این گونه محدودیت ها سبب می شود که پیداکردن شیوه های غلبه بر آنها از طریق مجموعه‌ای از برنامه‌های استراتژیک دقیق برای مدیریت، ساده‌تر باشد.

 ابزارهای یکپارچه سازی سیستم های کاربردی سازمان (EAI): این مورد، ترکیبی از برنامه  های کاربردی مبتنی بر جریان کار و نرم افزار نظارت بر کارآمدی است. این ابزار، API را به منظور استخراج اطلاعات از سیستم های گوناگون که منجر به افزایش سطح کارآمدی فرآیندهای کسب وکار می شود، مورد استفاده قرار می دهد.

نرم‌افزارهای مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM - Business Process Management) برای بهبود و خودکارسازی فرایندهای سازمانی استفاده می‌شوند. در اینجا سه نوع کاربرد اصلی از این نرم‌افزارها را بیان می‌کنم:

خودکارسازی فرایندها: نرم‌افزارهای BPM برای خودکار کردن وظایف تکراری و زمان‌بر بسیار مفید هستند. به عنوان مثال، خودکارسازی جریان کاری درخواست‌های کارمندان، پیگیری اسناد، یا پردازش فاکتورها می‌تواند از بار کاری کارکنان بکاهد و کارایی را افزایش دهد.

نظارت و بهبود عملکرد فرایندها: این نرم‌افزارها به مدیران امکان می‌دهند تا به‌صورت بلادرنگ (Real-time) بر روی فرایندها نظارت داشته باشند، داده‌ها را تحلیل کنند و عملکرد سازمانی را بهبود بخشند. از این طریق می‌توانند گلوگاه‌ها یا مشکلات موجود در فرایندها را شناسایی کرده و اقدامات اصلاحی انجام دهند.

هماهنگی و یکپارچگی بین تیم‌ها و سیستم‌ها: نرم‌افزارهای BPM به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرایندهای مختلف را میان تیم‌های مختلف و همچنین بین سیستم‌های نرم‌افزاری مختلف هماهنگ کنند. این قابلیت به کاهش اشتباهات و بهبود همکاری میان بخش‌های مختلف سازمان کمک می‌کند.

BPM امکان بهبود و بهینه‌سازی فرآیندهای کلیدی سازمان را فراهم می‌کند. با شناسایی، مدل‌سازی، و بهبود فرآیندها، سازمان‌ها می‌توانند عملکرد خود را بهبود بخشند و به اهداف استراتژیک خود نزدیک‌تر شوند.
اتوماسیون فرآیندها و استفاده از ابزارهای مدیریت فرآیند، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهره‌وری خود را افزایش داده، زمان و هزینه‌های تکراری را کاهش دهند و منابع خود را بهینه کنند.
با بهبود فرآیندها، کاهش خطاها و اجرای استانداردهای کیفیت، BPM به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کیفیت محصولات و خدمات خود را بهبود بخشند و رضایت مشتریان را افزایش دهند.
BPM به اداره منابع انسانی کمک می‌کند تا با بهینه‌سازی فرآیندها، تخصیص وظایف و ایجاد راهکارهای هوشمند برای مدیریت کارمندان، بهترین استفاده از نیروی کار خود را داشته باشند.
با شناسایی و مدیریت فرآیندهای مرتبط با ریسک، BPM به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با موفقیت به تحولات و تغییرات محیطی و بازار پاسخ دهند و ریسک‌های محیطی را مدیریت کنند.
با تعریف و توضیح دقیق فرآیندها، BPM به ارتباطات داخلی و خارجی سازمان کمک می‌کند و اطلاعات را به صورت دقیق‌تر و سریع‌تر منتقل می‌کند.
با استفاده از BPM، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای خود را بهبود بخشده و بهبودات لازم را ایجاد کنند که به سازمان‌ها در مدیریت بهتر و ارتقای عملکرد کلی کمک می‌کند.
به طور کلی، مدیریت فرایند BPM به عنوان یک رویکرد استراتژیک و سیستماتیک، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را بهبود بخشیده، آن ها را بهینه‌سازی کنند و در نتیجه به یک سازمان بهتر و موفق‌تر تبدیل شوند.

امروزه یکی از مهم ترین مشکلات موجود در سازمان ها در سطح کشور، وجود ساختارهای وظیفه محور و یا سیستم های جزیره ای است. از زیان های ناشی از چنین ساختارهایی می توان به اجرای فعالیت هایی غیرضروری، عدم یکپارچگی و عدم تعامل سیستم ها و فرآیندها با یکدیگر، تولید گزارش‌های دستی با خطای انسانی بالا، صرف زمان اضافی برای انجام کارها، صرف هزینه بیش از حد و درنهایت عدم بهره وری سازمان اشاره کرد. مدیران در چنین سازمان هایی اغلب با مشکلات زیر مواجه هستند:

- با انجام پیوسته کارهای تکراری و غیر ضروری، شاهد از دست رفتن پول و زمان خود هستند.

- از دلیل پیچیدگی و روند طولانی فرآیندها اطلاعی ندارند.

- شناسایی مشکلات و تخلفات انسانی در مراحل فرآیندها برای آنان مشکل است.

- هیچ گزارش جامع و دقیقی در هر لحظه از عملکرد بخش ها و فرآیندهای مختلف سازمان ندارند.

- بهره وری آن ها افت کرده، اما از دلیل آن بی اطلاع هستند.

- و ...

امروزه با مطرح شدن مباحثی همچون مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM)، با دیدگاه فرآیند محور در سازمان‌های مدرن مواجه هستیم. در این راستا مدیریت فرآیندهای کسب و کار به ما این امکان را می‌دهد تا ضمن شناسایی کسب و کار سازمان‌ها و تحلیل، طراحی و بهینه سازی فرآیندهای کلیدی و مورد نیاز سازمان، امکان برقراری ارتباط و یکپارچگی میان فرآیندها با یکدیگر و با سایر سیستم‌های داخلی و خارجی سازمان و درنهایت امکان افزایش بهینه سازی را فراهم سازیم.

در نتیجه با ظهور دیدگاه فرآیندگرا در بسیاری از سازمان ها و مطرح شدن بحث مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM)، سازمان های مختلف دیر یا زود می بایست نسبت به شناسایی، تحلیل و مدل سازی فرآیندهای کسب و کار خود اقدام کنند.

شناسایی و تحلیل فرآیندهای کسب و کار نیازمند برگزاری جلسات تحلیل و مدلسازی فرآیندها در سازمان با حضور افراد مطلع و درگیر در فرآیندهای سازمان است. گروه مدیریت فرآیند پارس آماده ارایه هر گونه خدمات در زمینه مشاوره، شناسایی، تحلیل و مدلسازی فرآیندها تحت استاندارد BPMN2.0 به سازمان ها خواهد بود.

همچنین سازمان ها پس از تحلیل و مدلسازی فرآیندها نیازمند انتخاب یک نرم افزار BPMS جهت پیاده سازی فرآیندها در آن هستند. 

اینکه برخی فکر می‌کنند MIS را بایستی حذف کنند و بجای آن نرم افزار bpms مناسب تهیه کنند سخن اشتباهی است. MIS به عنوان زیر ساخت اولیه نرم افزار bpms مورد استفاده قرار می‌گیرد. نرم افزار bpms برای آنالیز اطلاعات و کمک به تصمیم گیری و تولید داشبوردهای هوشمند نیاز به اطلاعات MIS دارد و MIS به عنوان جزئی جدایی ناپذیر از نرم افزار bpms وجود دارد.

منتهی ممکن است منظور این باشد که برخی از MISها در سازمان وجود داشته باشند و بدلایل فنی امکان ارتباط آنها با نرم افزار bpms در جهت غنی شدن و تکامل آنها وجود نداشته باشد. در این صورت این امکان وجود دارد که به کمک نرم افزار bpms نرم افزارهای مدیریت اطلاعات یا MIS ساخته شده و از MIS قدیمی به یک MIS که توسط نرم افزار bpms ساخته شده باشد مهاجرت کرد که البته حرف درستی است. MIS در سازمان قابل حذف شدن نیست.

ابتدای کار: در ابتدا، سازمان‌ها فرآیندهای کسب و کار خود را به صورت دستی و کاغذی مدیریت می‌کردند. این فرآیندها غالباً پیچیده، زمان‌بر و مستعد خطا بودند.

استفاده از سیستم‌های جزیره‌ای: با پیشرفت تکنولوژی، سازمان‌ها شروع به استفاده از سیستم‌های نرم‌افزاری جداگانه برای هر یک از فرآیندهای خود کردند. این سیستم‌ها معمولاً به صورت مستقل عمل می‌کردند و ارتباط موثری با یکدیگر نداشتند.

ظهور BPMSنرم افزار : با افزایش نیاز به اتوماسیون و یکپارچگی فرآیندها، نرم‌افزارهای BPMS به وجود آمدند. این سیستم‌ها قابلیت مدل‌سازی، اتوماسیون، اجرا، نظارت و بهبود فرآیندهای کسب و کار را فراهم می‌کنند.

بهبود و توسعه: نرم‌افزارهای BPMS با اضافه شدن ویژگی‌های پیشرفته‌تری مانند هوش مصنوعی، یادگیری ماشین، تحلیل داده‌ها و ارتباط با سیستم‌های دیگر بهبود یافتند. همچنین، با توجه به نیازهای مختلف سازمان‌ها، این نرم‌افزارها قابلیت سفارشی‌سازی بالایی دارند.

BPM امکان بهبود و بهینه‌سازی فرآیندهای کلیدی سازمان را فراهم می‌کند. با شناسایی، مدل‌سازی، و بهبود فرآیندها، سازمان‌ها می‌توانند عملکرد خود را بهبود بخشند و به اهداف استراتژیک خود نزدیک‌تر شوند.
اتوماسیون فرآیندها و استفاده از ابزارهای مدیریت فرآیند، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهره‌وری خود را افزایش داده، زمان و هزینه‌های تکراری را کاهش دهند و منابع خود را بهینه کنند.
با بهبود فرآیندها، کاهش خطاها و اجرای استانداردهای کیفیت، BPM به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کیفیت محصولات و خدمات خود را بهبود بخشند و رضایت مشتریان را افزایش دهند.
BPM به اداره منابع انسانی کمک می‌کند تا با بهینه‌سازی فرآیندها، تخصیص وظایف و ایجاد راهکارهای هوشمند برای مدیریت کارمندان، بهترین استفاده از نیروی کار خود را داشته باشند.
با شناسایی و مدیریت فرآیندهای مرتبط با ریسک، BPM به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با موفقیت به تحولات و تغییرات محیطی و بازار پاسخ دهند و ریسک‌های محیطی را مدیریت کنند.
با تعریف و توضیح دقیق فرآیندها، BPM به ارتباطات داخلی و خارجی سازمان کمک می‌کند و اطلاعات را به صورت دقیق‌تر و سریع‌تر منتقل می‌کند.
با استفاده از BPM، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای خود را بهبود بخشده و بهبودات لازم را ایجاد کنند که به سازمان‌ها در مدیریت بهتر و ارتقای عملکرد کلی کمک می‌کند.
به طور کلی، BPM به عنوان یک رویکرد استراتژیک و سیستماتیک، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را بهبود بخشیده، آن ها را بهینه‌سازی کنند و در نتیجه به یک سازمان بهتر و موفق‌تر تبدیل شوند.

یکپارچه‌سازی و گزارش‌گیری با ProcessMaker، یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)، دارای مزایای متعددی است که شامل موارد زیر می‌شود:

مزایای یکپارچه‌سازی
افزایش کارایی: یکپارچه‌سازی فرآیندهای مختلف کسب و کار به کمک نرم افزارProcessMaker، می‌تواند باعث افزایش کارایی و کاهش زمان انجام وظایف شود.

بهبود همکاری بین تیم‌ها: با یکپارچه‌سازی سیستم‌ها و فرآیندها، ارتباطات بین تیم‌های مختلف بهبود یافته و هماهنگی بهتری حاصل می‌شود.

کاهش خطاها: با اتوماسیون و یکپارچه‌سازی فرآیندها، خطاهای انسانی کاهش می‌یابد و داده‌ها به صورت دقیق‌تری پردازش می‌شوند.

دسترسی بهتر به داده‌ها: یکپارچه‌سازی به کاربران امکان می‌دهد تا به داده‌های مورد نیاز خود به راحتی دسترسی داشته باشند و تحلیل‌های بهتری انجام دهند.

کاهش هزینه‌ها: با بهبود کارایی و کاهش خطاها، هزینه‌های عملیاتی کاهش می‌یابد.

مزایای گزارش‌گیری
تصمیم‌گیری بهتر: گزارش‌های دقیق و به موقع، به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری بر اساس داده‌های واقعی و به‌روز بگیرند.

پایش عملکرد: گزارش‌ها به کاربران امکان می‌دهند تا عملکرد فرآیندها و تیم‌ها را به طور مداوم پایش کنند و نقاط قوت و ضعف را شناسایی کنند.

افزایش شفافیت: گزارش‌ها باعث افزایش شفافیت در فرآیندها و عملکردها می‌شوند که این موضوع اعتماد کاربران و مدیران را به سیستم افزایش می‌دهد.

شناسایی مشکلات: با استفاده از گزارش‌ها می‌توان مشکلات و نقاط ضعف در فرآیندها را به سرعت شناسایی و برطرف کرد.

بهبود مستمر: گزارش‌ها می‌توانند به عنوان ابزاری برای بهبود مستمر فرآیندها استفاده شوند، زیرا نقاط قابل بهبود را نشان می‌دهند و امکان پیگیری تغییرات را فراهم می‌کنند.

این مزایا نشان می‌دهند که یکپارچه‌سازی و گزارش‌گیری با ProcessMaker می‌تواند تأثیر قابل توجهی در بهبود کارایی و اثربخشی کسب و کار داشته باشد.

نرم افزار تایم شیت ( Timesheet ) یا مدیریت برگه زمانی ، یک سیستم تحت وب است که به مدیران در نظارت بر کارکرد افراد و کارکنان کمک می کند. دسته بندی وظایف، مرخصی کارمندان، ارسال فایل و نظارت بر نحوه عملکرد کارکنان سازمانی از قابلیت های مهم تایم شیت است. نرم افزار مدیریت برگه یا کاربرگ زمانی را می توان به عنوان یک نرم افزار مدیریت زمان هم در نظر گرفت. ابزار تایم شیت به کاربران کمک می کند تا ساعات کارکردشان بر روی وظایف محول شده را به صورت بهینه مدیریت کنند. یکی دیگر از قابلیت های مهم این نرم افزار، قابلیت اتصال به پروژه های سازمان و جلسات است. 

نرم افزار مدیریت تایم شیت چه کمکی به سازمان ها می کند؟
نرم افزار تایم‌شیت به مدیریت سازمان این قابلیت را می دهد که کارکرد افراد تیم و کاربران خود در پروژه‌ها و فعالیت مشخص را نظارت کرده، فعالیت های کارکنان را تایید نموده و میزان کارکرد افراد در ماه های مختلف را رصد نمایند.

همچنین با استفاده از تایم شیت ، هر شخص می‌تواند میزان کارکرد خود و نوع فعالیت‌هایی که بر روی آنها کار کرده را بصورت داده های جدولی مشخص نموده و آنها را به اطلاع مدیریت خود برساند.

از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیندها در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند. همچنین بسیاری از سازمان ها نیز ممکن است ساخت فرآیندها و فرم ها را در پروسس میکر تا حدی انجام داده باشند، اما برای استفاده های پیچیده تر که نیاز به برنامه نویسی بیش تری وجود دارد، به افراد متخصص تری در خارج از سازمان داشته باشند و در این حالت نیز می توانند از خدمات مدیریت فرآیند پارس استفاده نمایند.

لازم به ذکر است که ParsBPMS دارای سابقه پیاده سازی بیش از 500 فرآیند در حوزه های مختلفی از جمله بازرگانی خارجی، مدیریت اسناد مهندسی، مهندسی ساختمانی، مدیریت جلسات، تایم شیت و ارزیابی میزان کارکرد پرسنل، داوری و حقوقی، کلیشه سازی چاپ و ... تحت نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) می باشد.

طراحی مدل BPMN فرآیند، طراحی فرم های پویا (Dynaforms)، انواع کدنویسی ها در فرآیند، طراحی دیتابیس در SQL یا MySQL و ذخیره سازی اطلاعات فرم ها و فرآیندها در آن نیز توسط تیم گروه مدیریت فرآیند پارس برای شما انجام خواهد گرفت.

همچنین گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به وسیله ماژول فارسی ساز پراسس میکر، این نرم افزار را برای شما فارسی سازی و شخصی سازی نماید.