مدیریت فرآیند پارس

موفقیت در اجرای BPM توسط یک BPMS برای سازمان شما به انتخاب نرم افزار مناسب ختم نمی شود. در واقع از آنجا شروع می شود. با این حال، عامل اولیه ای که بر میزان موفقیت مدیریت فرآیندهای کسب و کار تأثیر می گذارد، چگونگی پیاده سازی است. در اینجا مراحل اجرای موفقیت آمیز BPMS در سازمان شما آورده شده است.

مرحله 1: یک تیم پیاده سازی BPMS تشکیل دهید

مرحله ۲: اندازه‌گیری عملکرد با شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)

مرحله 3: BPMS را مانند یک پروژه تجاری پیاده سازی کنید

مرحله 4: از یک پلتفرم BPM قابل سفارشی سازی استفاده کنید

مرحله 5: امکان های موجود برای یکپارچه سازی و ادغام ها را شناسایی کنید

معیار های زیادی را برای انتخاب یک نرم افزار BPMS  مناسب باید در نظر بگیرید. در اینجا به چند متغیر که باید از آنها آگاه باشید اشاره می کنیم.

1.سهولت استفاده
نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار باید یک رابط بصری کاربر پسند داشته باشد و استفاده از آن آسان باشد تا کارمندان بتوانند به سرعت خود را با آن تطبیق دهند.

یک پلتفرم پیچیده می تواند به معنای تاخیر در کار باشد زیرا کاربران زمان بیشتری را صرف یادگیری نحوه استفاده از نرم افزار می کنند تا کار. همچنین، یک BPMS با قابلیت سفارشی سازی بر اساس کسب و کار خود انتخاب کنید زیرا نصب و استفاده از آن آسان تر است.

2.نرخ بازگشت سرمایه (ROI)
برای محاسبه نرخ بازگشت سرمایه یک خرید نرم افزار BPMS  باید مواردی همچون تعداد کاربرانی که BPMS مورد نظر پشتیبانی می کند، تعداد کل فرآیندهای سازمان شما که بایستی در آن پیاده سازی شود، امکانات موجود آن BPMS و تأثیری که بر سازمان شما خواهد داشت را بیابید.

ROI را بر اساس هزینه لایسنس مورد نظر شما از BPMS و مقایسه آن با ، مقدار صرفه جویی در هزینه خودکارسازی وظایف تکراری و اشتباهات نظارتی و منابعی که برای سازمان ذخیره می نماید تخمین بزنید.

3.مشکلات و مسائلی که باید حل کنید
قبل از تصمیم گیری در مورد BPMS، به طور گسترده مشورت و تحقیق کنید. ماهیت کسب و کار خود، تعداد فرآیندهایی که دارید، محدوده پروژه و بودجه خود را در نظر بگیرید. همچنین نقاط درد را در سازمان  خود را مشخص کنید.

مشکلات را به وضوح تعریف کنید و بهترین سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار (BPMS) را برای حل آنها انتخاب کنید.

4.مقیاس پذیری بالا
ابزاری را بیابید که نیازهای خاص شما را برطرف کند و به شما امکان افزایش مقیاس را بدهد. یک سیستم منعطف به شرکت شما کمک می‌کند تا با پیشرفت‌های تکنولوژیکی و شرایط متغیر بازار هماهنگ باشید و نیازهای امنیتی و کاربردی شما را برآورده می کند.

5.مدلسازی انسان محور ،در مقابل طراحی بر مبنای BPMN ، در مقابل برنامه نویسی
نرم افزارهای BPMS انسان محور مانند BPMS  از یک رابط بصری  فرآیند بسیار ساده برای طراحی فرآیند ها استفاده می کند. این به صاحب فرآیند غیر فنی نیز اجازه می دهد تا فرآیند را به ساده ترین شکل ممکن ایجاد کند. این نرم افزار کار ایجاد شروط و یا سرویس های متنوع را برای مسیردهی به فرآیند به ساده ترین شکل ممکن امکان پذیر می نماید.

در بیشتر نرم افزار های انسان محور طراحی بر مبنای BPMN  (یک سیستم نشانه گذاری است که از نمادهای استاندارد شده برای نشان دادن رویدادها، فعالیت ها، وظایف، اتصالات و غیره استفاده می کند) انجام می شود. این سیستم بایستی  توسط خالق فرآیند یاد گرفته شده باشد تا بتواند از آن را در طراحی سیستم مورد نظر استفاده نماید.

برخی BPMS ها مانند نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار یک مرحله ساده سازی اضافه تر نیز انجام داده و یادگیری این زبان نشانه گذاری را نیز از پیش پای طراح برداشته اند و طراحی فرایند را حتی ساده تر نیز کرده اند.

البته پیاده سازی  BPMS  و فرآیند های کسب و کار توسط برنامه نویسی که شامل ایجاد خطوط کدی است که گردش کار و انتقال داده را ایجاد می کنند نیز امکان پذیر است و حتی این روش در برخی موارد امکانات بیشتری را ارائه می دهد و می تواند فرآیندهای بسیار پیچیده را فراهم می کند، اما باید در نظر داشت که در این روش  تنها فردی که در این زمینه به شدت آموزش دیده باشد، قادر به ایجاد و اصلاح یک فرآیند خواهد بود و سازمان فاکتور های سرعت و انعطاف پذیری را در BPMS  به کلی از دست خواهد داد.

6.Cloud در مقابل On-premise
نرم افزار Cloud بر روی سرورهایی میزبانی می شود که از طریق یک مرورگر وب از هر مکانی قابل دسترسی است. جدای از قابلیت دسترسی، BPMS مبتنی بر ابر مسئولیت مدیریت نرم افزار را نیز بر عهده فروشنده می گذارد. راه حل های ابری معمولاً در مدل SaaS ارائه می شوند که هزینه کمتری را برای مشتری در بر خواهد داشت.

نرم افزار داخلی بر روی یک سیستم خاص در درون سازمان نصب می شود. مزیت اصلی on-premise این است که تمام داده های یک شرکت در داخل ذخیره می شود و به شرکت توانایی بیشتری برای محافظت و دسترسی به آن داده ها می دهد.

پیاده سازی و ساخت فرآیند در نرم افزار پراسس میکر

7.Open- Source در مقابل نرم افزار های نیازمند به مجوز (Licensed)
راه حل های منبع باز BPM به این معنی است که فروشنده کد منبع خود را در دسترس عموم قرار داده است. این بدان معناست که یک شرکت می تواند کد منبع را دانلود کرده و هر تغییری را که می خواهد برای سفارشی سازی نرم افزار اعمال کند. نرم افزارهای دارای مجوز محدودیت هایی در میزان سفارشی سازی خواهند داشت.

در دنیای فرآیند کسب‌وکار ، راه‌حل‌های منبع باز پیچیده‌تر هستند و نیاز به یک برنامه‌نویس دارند که هر گونه تغییری در آن ایجاد کند. نرم افزار مدیریت فرآیند دارای مجوز بیشتر انسان محور هستند.

1. یک رویکرد مدل سازی فرآیند تعریف شده داشته باشید.
مانند سایر انواع تجزیه و تحلیل، مدل سازی فرآیند یک سفر اکتشافی است. به عنوان یک تحلیلگر کسب و کار شایسته، وظیفه شماست که فعالیت های مدل سازی را که برای هدایت یا تسهیل سفر کشف مدل فرایند خود انجام می دهید، شناسایی کنید. اگر از قبل آن را ندارید، باید یک رویکرد مدل سازی فرآیند تعریف شده را در پیش بگیرید و تمرین کنید.

2. یک مأموریت مشخص برای هر مدل ایجاد کنید.
مدل های فرآیندی به طور معمول، محصول بهبود یا مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا پروژه های فناوری اطلاعات هستند و همه پروژه ها به طور مشخص تلاش های موقت و منحصر به فرد هستند. شما به عنوان یک تحلیلگر کسب و کار ماهر، هدف مدل فرآیند را در چرخه عمر پروژه خود و سایر پارامترهای اصلی ماموریت مشخص می کنید. شما از پارامترهای واضح ماموریت برای هدایت فعالیت های تأیید و اعتبار مدل فرآیند خود استفاده می کنید.

3. بدانید چه سوالاتی خواهید پرسید.
پرسیدن سوالات زیاد به اندازه پرسیدن سوالات مناسب مهم نیست. شما باید بدانید که در هنگام استخراج محتوای مدل فرآیند خود، با سنجش زیاد به چه سوالاتی پاسخ می دهید. شما باید درک کنید که چرا باید این سوالات را بپرسید و به آن ها پاسخ دهید. شما باید بتوانید برنامه خود را قبل از مشارکت ذینفعان اصلی در رویدادهایی مانند کارگاه ها یا مصاحبه ها آماده کرده و به آن ها اطلاع دهید.

نرم افزار مدیریت فرآیند

4. بدانید که چگونه همه فرآیندها و فعالیت ها را بدون ابهام شناسایی، عادی سازی و تعریف کنید.
شما قادر به درک مداوم فرآیندهای کسب و کار در هر مقیاس و درجه انتزاعی هستید. شما همچنین باید بدانید که چگونه هر فرآیند نامزد را عادی کنید و پس از عادی شدن یک تعریف بدون ابهام ارائه دهید. علاوه بر این، شما یک چارچوب تعریف فرآیند را درک کرده اید و نحوه عملکرد فرآیندهای کسب و کار را نشان می دهد. شما می توانید فرآیندها را به عنوان مجموعه ای از فعالیت ها که توسط رویدادهای تجاری آغاز شده و نتایج را ارائه می دهند، درک کنید. این درک شما را به تعریف فرآیندها و فعالیت هایی که خود را به عنوان خدمات قابل استفاده مجدد نشان می دهد، می رساند و می توانید دلیل آن را توضیح دهید. به این ترتیب، شما در بحث معماری خدمات گام برمی دارید.

5. بدانید که چه کسانی، چه وقت و چگونه با ذینفعان اصلی مشارکت خواهید کرد.
شما مشخص می کنید که ذینفعان کلیدی در مدل فرآیند شما چه کسانی هستند. شما در مورد زمان و چگونگی مشارکت آنها در فعالیت های استخراج و اعتبارسنجی مدل فرآیند، شفاف و متفکر هستید. شما می دانید چگونه عمداً ذینفعان اصلی را در استخراج محتوای مدل مشارکت دهید. شما ذینفعان کلیدی را در بررسی مدل ها مشارکت می دهید و قبل از تکمیل مدل های فرآیندی، بازخورد آن ها را حل می کنید. در نتیجه شما تقریباً تضمین می کنید که مدل های خود را مورد قبول کسب و کار قرار دهید.

6. بدانید که چگونه کیفیت مدل خود را تأیید خواهید کرد.

شما می دانید که چگونه مهم ترین عوامل کیفیت را برای مدل خود تعیین کنید. شما می دانید که چگونه آن ها را اندازه گیری خواهید کرد. شما می دانید چه سوالاتی را باید بپرسید و از چه کسانی اطمینان دارید که در مدل تکمیل شده شما به اندازه کافی وجود دارند.

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات فنی موردنیاز را در جهت پیاده سازی و ساخت فرآیند در پروسس میکر به شما ارایه دهد.

نمونه های زیادی از مدل های فرآیند کسب و کار ایده آل وجود دارد.آن ها را می توان در کتاب های درسی، آنلاین، آموزش ها و نمایش محصولات مشاهده کرد. اما در دنیای واقعی ...  کارایی بسیاری از مدل های فرآیند کسب و کار از انتظارات کمتر است.

علیرغم سرمایه گذاری قابل توجه در زمان و تلاش ذینفعان، بسیاری از مدل های فرآیند کسب و کار هنوز برای اهداف مورد نظر خود مفید نیستند. بسیاری از آن ها کسب و کار را به اندازه کافی دقیق نشان نمی دهند یا فاقد مشارکت کلیدی سهامداران برای تصمیم گیری واقعی هستند، یا انواع اطلاعات فرآیند مورد نیاز خوانندگان مدل را شامل نمی شوند، یا حتی خوانندگان آن ها را با نماد گرافیکی پیچیده یا ناسازگار اشتباه می گیرند.

هیچ یک از این نوع شکایات را نباید به دلیل محدودیت های محیطی یا پروژه ای مانند ابزارهای مدل سازی موجود، سطح دانش یا قابلیت های متخصصان موضوعات تجاری که ممکن است برای مشارکت در توسعه مدل فراخوانده شوند، یا حتی زمان و تلاش محدود کرد. پروژه ها طبق تعریف، تلاش های موقت منحصر به فردی هستند، بنابراین این متغیرها در درجات مختلف در همه پروژه ها وجود دارند. بله، آن ها بر هر فعالیت مدل سازی فرآیند تأثیر می گذارند یا آن را محدود می کنند، اما یک تحلیل گر تجاری یا تحلیل گر فرآیند قادر به مدیریت و کار با آن ها یا پیرامون آن ها است.

علت اصلی مدل فرآیند کسب و کار که با این لایحه مطابقت ندارد، صلاحیت یک تحلیل گر تجاری یا تحلیل گر فرآیند برای تولید مدل در حین پویایی معمول پروژه است.

تحلیلگران تجاری و تحلیلگران فرآیند که مدل های فرایند کسب و کار را با استفاده از روش های موقت یا تجربه گذشته آماده می کنند، مستعد انجام حداقل برخی از این 6 اشتباه رایج در مدل سازی فرآیند کسب و کار هستند.

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات فنی موردنیاز را در جهت پیاده سازی و ساخت فرآیند در پروسس میکر به شما ارایه دهد.

6 اشتباه اصلی در مدل سازی فرآیند کسب و کار
1. رویکرد مدل سازی فرآیند تعریف نشده

2. هدف مدل نامشخص

3. عدم طرح سوالات مناسب

4. ضعف فرآیند و تعریف فعالیت

5. مشارکت ذینفعان کلیدی کافی نیست.

6. اعتبار سنجی مدل ناکافی است.

اگر تولید یک مدل نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار با کیفیت بالا برای نقش شما یا پروژه شما مهم نیست، در واقع نیازی به سطح بالایی از طراحی حرفه ای مدل سازی فرآیند ندارید. این کار را به تحلیلگر تجاری پروژه بسپارید. از شما انتظار می رود که سطح بالایی ازطراحی حرفه ای مدل سازی فرآیند را پیاده کنید تا بتوانید مدلی را که برای هدف مورد نظر پروژه مناسب است تسهیل کرده و به آن دست پیدا کنید.

ERP در رابطه با ماژول ها و توابع است

اگر فکر می کنید که تعریف BPM بسیار شبیه به   ERP یا Enterprise resource planning  به نظر می رسد، اشتباه نمی کنید. سیستم های ERP بر عملکردها و ماژول های مختلف کسب و کار متمرکز هستند. ERP همچنین می تواند داده های ماژول را ردیابی نماید. این راه حل همه چیز از فروش تا دستمزد کارمندان  را ردیابی می کند، در حالی که اجازه جریان آزاد اطلاعات بین ماژول ها را می دهد.

با توجه به نیاز سازمان، BPMS نرم افزار قابل طراحی برای گردش کار است. در حالی که از نرم افزار ERP به عنوان یک برنامه از قبل طراحی شده استفاده می شود که قابلیت طراحی مجدد و فرآیندسازی آن صفر است و اعمال تغییرات در آن به زمان و هزینه بیش تری نیاز دارد.
نرم افزار BPMS در واقع یک فرآیندساز سازمانی بر اساس گردش کار سازمان است و ERP یک نرم افزار مدیریت فرآیند پشتیبان کننده از اعمال فرآیندسازی می باشد.
• نرم افزار BPMS فرآیند سفارش است، در حالی که ERP برای حوزه کاری خاص طراحی می شود.
• سازمان ها با ابزار BPMS امکان طراحی و تغییر فرآیند پیاده سازی شده را مطابق با سلیقه و شرایط موجود در سازمان خود دارند، این در حالی است که ERP یک نرم افزار از پیش توسعه داده شده است که ایجاد تغییرات در آن به راحتی امکان پذیر نیست.
• نرم افزار BPMS توسعه دهندگان را قادر می سازد تا گردش کار بین اجزا را از خود اجزا جدا سازند. بنابراین سیستم های گردش کار فرآیند محورند و بر مدیریت منطق گردش کار تمرکز دارند.
• در مقابل، سیستم های ERP داده محورند و بر منطق وظیفه ای تمرکز دارند. ERPها برای انجام این کار از یک زیر ساخت داده ای همگن در سراسر سازمان برای پشتیبانی از کاربردهای متنوع شان برخوردارند.
• اعمال تغییرات در فرآیندها، در ERP بسیار هزینه بر و زمان بر است. اما در BPMS این عمل با هزینه کم و در زمان اندکی صورت می گیرد.
• زمان آماده به کار ERP نسبت به BPMS کوتاه تر است (ERP محصولی آماده است، اما BPMS باید ساخته شود).
• ERP فقط در سازمان های بزرگ و بلوغ یافته جواب می دهد. اما BPMS در ابعاد متوسط و بزرگ و همچنین در هر سطحی از بلوغ سازمانی، پاسخ گوی نیازها است.
• ریسک استفاده از ERP بسیار بالاتر از BPMS است، زیرا ERP به سازمان شکل جدیدی می دهد که ممکن است مورد پذیرش قرار نگیرد، اما BPMS توسط یا با مشاوره خود سازمان تولید می شود و به راحتی نیز قابل تغییر است.
• بخش هایی از سازمان (مانند وقوع فرآیندهای جدید) ممکن است تحت پوشش ERP قرار نگیرد که در این حالت استفاده از راهکارهای مکمل الزامی است. ولی BPMS چون خود به وسیله سازمان ها کنترل می شود، در نتیجه توسعه سیستم آن به سادگی امکان پذیر است.
• BPMS امکان مدل سازی فرآیندها در سطح جزئیات را فراهم ساخته است، کاری که ERP از انجام آن ناتوان است.ERP بر پایه ماژول ها و کارکردها بنا شده است.
• BPMS ها روی شمار قابل ملاحظه ای از کارکردها و ماژول های تجاری تمرکز می کنند و توسط آن ها مورد پشتیبانی قرار می گیرند. ERP هم برای ردگیری داده ها روی ماژول های مختلف کارآمد است.
• BPMS به شما امکان مدل سازی کسب و کار بر پایه گردش کار و سطح شخصی سازی را می دهد. این امکان در ERP عملا خارج از دسترس است.ERP داده ها را روی یک سرور مرکزی ذخیره می کند و واحدهای مختلف ورودی های خود را روی آن ثبت می نمایند. تمام این اطلاعات در یک مکان ذخیره می شوند.

ساخت فرآیند در پروسس میکر
• ERP نمای جامع و سازمانی را به کاربران نشان می دهد که BPMS نمی تواند این کار را انجام دهد.
• درERP ذخیره سازی اطلاعات در سطح بالا و کاملی انجام می شود. معمولا BPMS ها در یک سیستم ERP گسترده تر ادغام می شوند و البته ERP نمی تواند مانند BPMS مدیریت فرآیندهای تجاری را انجام دهد.
• BPMS ها جنبه های مهمی از فرآیندهای تجاری را تعیین می نمایند که در ERP موضوعیت ندارد.
• فرآیندهای تحت نظارت BPMS دارای کیفیت بالاتری هستند و این به دلیل بالاتر بودن سطح جزئیات مطرح شده در آن است.

تحلیلی که میخوانید برگرفته از تجربیات جمع بزرگی از متخصصین فعال و با تجربه در پروژه های BPMS در داخل و خارج از کشور است.

این سئوال که آیا در تهیه خرید نرم افزار BPMS باید اصولاً به سراغ نرم افزارهای متن باز رفت یا خیر؟ خیلی کلی است. یعنی بسته به هر حوزه نرم افزاری پاسخ میتواند متفاوت باشد.

منظور از حوزه های نرم افزاری مواردی مثل زیر است:

سیستم های MIS مثل سیستم های مالی، منابع انسانی، انبار، فروش و ارتباطات با مشتریان و….
سیستم های فرایند محور و نرم افزار BPMS
هر یک از این حوزه ها را به تفکیک میتوان تحلیل کرد با این حال هدف از این مطلب بررسی سوال اصلی است که آیا BPMS های متن باز بهترین گزینه است؟

چرا BPMS متن باز بهترین گزینه است؟
آیا سیستم های MIS متن باز گزینه مناسبی است؟
پیش از پرداختن به موضوع اصلی یک تحلیل مقدماتی و ابتدایی در مورد اینکه بهتر است در حوزه سیستم های اطلاعات مدیریت و سیستم های داده محور به سراغ نرم افزارهای متن باز رفت یا خیر؟ ارائه خواهیم کرد.

سیستم های متن باز نیاز به بومی سازی و انطباق با قوانین و چارچوب های هر کشوری را دارند. مثلا در حوزه سیستم های مالی نیاز داریم تا الزامات و چارچوب های سازمان های بالادستی مثل وزارت اقتصاد و دارایی، سازمان امور مالیاتی، سازمان حسابرسی و…. را تامین کنیم. پس در چنین سیستم هایی در صورت بکارگیری ابزارهای متن باز بومی سازی و اعمال تغییراتی خواهیم داشت که هزینه آنها بعضاً چند برابر خرید سیستم های آماده خواهد بود. شرط انصاف است اگر بگوییم سیستم های با کیفیت قابل قبول در حوزه هایی مثل مالی، منابع انسانی، انبار و موارد مشابه توسط شرکت های ایرانی تهیه و ارائه میگردد. البته حوزه فروش و ارتباطات با مشتریان (CRM) از این قاعده مستثنی بوده و سیستم های داخلی تقاوت های زیادی با نرم افزارهای خوب بین المللی در این حوزه دارند و از کیفیت نازل تری برخوردار هستند.

شاید سوالی که در بسیاری از سازمان‌ها بسیاری از مدیران و پرسنل با آن درگیر باشند، آن است که از نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند (BPMS) خارجی استفاده کنند یا ایرانی؟

از نرم‌افزارهای BPMS خارجی می‌توان به نرم‌افزارهایی همچون بیزاجی، پراسس میکر، کاموندا و ..‌. اشاره کرد که در بسیاری از سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند و از محبوبیت زیادی برخوردارند.
از سوی دیگر، سازمان‌های مختلفی نیز در داخل کشور اقدام به توسعه نرم‌افزارهای BPMS شخصی کرده‌اند که توسط خود آن‌ها به فروش می‌رسد.

نرم افزار ProcessMaker

حال سوالی که برای بسیاری پیش می‌آید آن است که کدام دسته از BPMS ها بهتر است؟ داخلی یا خارجی؟

برای رسیدن به نتیجه درست، لازم است تا ابتدا به این نکته اشاره شود که یک نرم‌افزار BPMS معتبر بایستی حتما تحت استاندارد BPMN باشد و برای طراحی و مدل‌سازی فرآیندها، از این استاندارد در آن استفاده شود.
استاندارد BPMN یک استاندارد جهانی است که در تمامی دنیا مورد استفاده قرار می‌گیرد و زبان مشترکی در میان تمامی فعالان حوزه مدیریت فرآیندهای کسب و کار است.

بدین ترتیب، پیش از آن که در مورد ایرانی یا خارجی بودن یک BPMS فکر کنید، باید ابتدا اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزار شما تحت استاندارد BPMN باشد.
نرم‌افزارهای خارجی نام‌برده همگی تحت این استاندارد هستند. اما در مورد نرم‌افزارهای داخلی باید از این نکته مطمئن شوید.

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات فنی موردنیاز را در جهت ساخت فرآیند در پروسس میکر به شما ارایه دهد.

اتوماسیون فرآیندها (Process Automation): از طریق استفاده از سیستم‌ها و نرم‌افزارهای خاص، فرآیندهای کسب و کار اتوماتیک شده و بدون نیاز به دخالت دستی انجام می‌شوند.

مدیریت و کنترل فرآیندها (Process Orchestration): ترتیب و هماهنگ‌سازی فرآیندها و وظایف مختلف به منظور بهبود هماهنگی و بهره‌وری.

پایش و نظارت (Monitoring): نظارت مستمر بر فرآیندها و عملکرد آنها با استفاده از اطلاعات و گزارش‌های تولید شده.

تصمیم‌گیری هوشمند (Intelligent Decision Making): استفاده از تکنولوژی‌های هوش مصنوعی (AI) و تجزیه و تحلیل داده‌ها برای اتخاذ تصمیمات بهینه.

استانداردسازی (Standardization): تعیین استانداردها و رویه‌های مشخص برای انجام فعالیت‌ها با هدف افزایش یکنواختی و کاهش اختلالات.

یکپارچه‌سازی سیستم ها (Integration): یکپارچه‌سازی نرم افزارها، سیستم‌ها، و منابع اطلاعاتی مختلف به منظور افزایش تداوم و تطابق فعالیت‌ها.

BPA به شرکت‌ها کمک می‌کند تا در مواجهه با چالش‌های مختلف کسب و کار، افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها، و ارتقاء سطح خدمات خود پیشرفت کنند. این تکنولوژی در صنایع مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد،

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان فرآیندهای آماده پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

نرم افزار پروسس میکر از جمله نرم افزارهای BPMS متن باز و رایگان خوب در سطح دنیاست که مدرسین ما تجربه سال ها کار با نسخه های مختلف آنرا دارند.

در این دوره آموزشی که به مدت ۸ ساعت برگزار خواهد شد، ابتدا به بیان مباحث مربوط به مدلسازی فرایند با استاندارد BPMN2 به مدت ۲ ساعت پرداخته میشود.

برخی از مهم ترین سرفصل های آموزشی طی این ۲ ساعت عبارتند از:

معرفی علائم استاندارد BPMN شامل: فعالیت‌ یا Task، شاخه یا Flow، رویداد یا Event، درگاه تصمیم‌گیری یا Gateway
آشنایی با انواع Task ها
دروازه ها و انواع آنها
تشریح کامل event ها و کاربرد آنها شامل: رویدادهای آغازین، رویدادهای پایانی و رویدادهای میانی
خطوط جریان و swimlanes
معرفی انواع زیرفرآیند
مدلسازی چند نمونه فرایند
سپس به مدت ۳ ساعت مدرس نسبت به معرفی نرم افزار Process Maker اقدام خواهد نمود.

آموزش دانلود، نصب و لاگین در نرم افزار Process Maker
نصب زبان فارسی
تعریف کاربران، گروه های کاربری، دپارتمان ها و نقش ها
منابع، محیط، تنظیمات و لاگ
آشنایی با میز کار و محیط کاربری نرم افزار Process Maker
آموزش طراحی فرایندها
آموزش نحوه ارتباط با سایر بانک­های اطلاعاتی
آموزش طراحی فرم ها
جداول سیستمی و وب کنترل
آموزش پیاده سازی دروازه ها و انواع تریگرها
اسناد ورودی و اسناد خروجی

نمودار BPMN چیست؟
نمودار BPMN از این نمادها و عناصر برای نشان دادن عملکرد منطق یک گردش کار از ابتدا تا انتها استفاده می کند. مانند برنامه ریزی یک مسیر برای یک سفر جاده ای، نمودار BPMN دقیقاً هر اطلاعات عملیاتی که در طول گردش کار انجام می شود را مشخص می کند.

برخی از نمادهای رایج مورد استفاده در نمودارهای BPMN کدامند؟

چهار عنصر اصلی نمودارBPMN
flow objects, connecting objects, swimlanes, and data

درک نمادهای flow objects ( شی جریان)
 

 گروه مدیریت فرآیند پارس دارای سابقه پیاده سازی بیش از 500 فرآیند در حوزه های مختلفی از جمله بازرگانی، مدیریت اسناد مهندسی، ساختمانی، مدیریت جلسات و ... تحت نرم افزار پروسس میکر (ProcessMaker) است و می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندها در پروسس میکر کمک کند.

1- flow objects
  قطعاتی از پازل هستند که گردش کار کلی را تشکیل می دهند. سه جسم اصلی جریان با عناوین رویدادها، فعالیت ها و دروازه ها شناخته می شوند.

* رویدادها: رویدادها نمادهایی مدور هستند که به عنوان محرک عمل می کنند: رویداد آغازین، رویداد میانی و رویداد پایانی یک روند خاص. برخی از نمادهای رویداد عبارتند از:

- پیام: پیامی مانند ایمیل یا متن ارسال یا دریافت می شود.

- پیوند: یک فرآیند بخشی از یک اکوسیستم بزرگ تر است و به یک مجموعه کار جداگانه پیوند می خورد.

- خطا: مشکلی رخ داده است و باعث قطع جریان کار می شود.

- تایمر: نمادهای تایمر می توانند شروع یک تایمر را نشان دهند (مشتری می تواند یک دوره آزمایشی رایگان را در یک پنجره 30 روزه لغو کند یا هزینه ماهانه از مشتریان دریافت می شود) یا یک روز خاص از هفته (مثلا دوشنبه ها) سیستم لیست دریافت کنندگان دوره آزمایشی رایگان اخیر را گردآوری می کند.

- تشدید: یک فرد بالاتر در سازمان درگیر فرآیند می شود. به عنوان مثال، یک عملیات نیاز به بررسی دستی توسط یک مدیر ارشد دارد.

- فعالیت ها: فعالیت ها به شکل مستطیل هستند و وظیفه خاصی را که توسط شخص یا سیستم انجام می شود نشان می دهند. فعالیت های بسیاری وجود دارد که طراحان فرآیند می توانند ایجاد کنند، مانند فعالیت هایی که یک بار اتفاق می افتد، چندین بار اتفاق می افتد یا در صورت تحقق مجموعه خاصی از شرایط اتفاق می افتند.

- وظیفه: عملی دقیق که باید انجام شود. وظایف بسیار خاص هستند و نمی توان آن ها را به کارهای اضافی تقسیم کرد.

- تراکنش: فرآیند پرداخت را درگیر می کند.

- فرآیند فرعی:  نشان دهنده مجموعه ای از کارهای جانبی است که با هم به صورت جدا از فرآیند اصلی دسته بندی شده اند.

- تماس: فرآیندی معمول است که در مناطق دیگر گردش کار استفاده می شود.

- دروازه ها (Gateways): دروازه های موجود در نمودار BPMN نمادهایی به شکل الماس هستند که نقاط تصمیم گیری را ترسیم می کنند. آن ها می توانند "محل انشعاب های موجود در مسیر" باشند و جهتی را که یک فرآیند در آینده تغییر می دهد تعیین می کنند. نمونه هایی از نمادهای دروازه عبارتند از:

1. Exclusive: درگاه اختصاصی به درگاهی گفته می شود که از مسیرهای موجود، تنها یکی را انتخاب می کند. مثلا، آیا به آن ها اجازه ورود می دهید یا آن ها را برمی گردانید؟

2. Inclusive: در این انشعاب های موجود در مسیر، باید یک تصمیم تخصصی تر اتخاذ شود و به هر کدام از مسیرها به صورت مستقل از بقیه اجازه اجرا داده شود یا خیر.

3. Parallel: دروازه های موازی منتظر شرط خاصی نیستند. آن ها می توانند همزمان انجام شوند.

2. نمادهای اشیای اتصال دهنده (Connecting Objects)
- اشیای Connector (متصل کننده)، نحوه اتصال قطعات مختلف پازل با یکدیگر را نشان می دهد. سه نوع اشیا connecting  وجود دارد: جریان های توالی (sequence)، جریان پیام ها و انجمن. آن ها با پیکان نشان داده می شوند.

1. Sequence: جریان پی در پی اشیا را ترسیم می کند.

2. انجمن: رابطه بین داده ها و اشیای مختلف را به تصویر می کشد.

3. پیام: پیام ارسالی بین افراد درگیر در گردش کار را نشان می دهد.

 3. خط شناها (Swimlanes) 
درست همان طور که یک نجات غریق یک استخر 100 متری را به خطوط جداگانه تقسیم می کند تا زمان شنا فرا برسد، شناگران فرآیند نیز به طرق مختلف وظایف را تقسیم می کنند.

Pool می تواند نمایانگر یک بخش کل فرآیند مانند بازاریابی، خدمات به مشتری یا فروش باشد، در حالی که یک swimlane شامل فعالیت برای یک نقش خاص مانند مهندسین فروش یا یک شخص حقیقی است.

4. درک نمادهای داده
نمادهای داده به سادگی نوع خاصی از داده ها یا اطلاعات لازم برای وظیفه در دست انجام را نشان می دهند. نمادهای داده لزوماً بر روند گردش کار تأثیر نمی گذارند.

در حالی که فقط برنامه نویسان می توانند زبان های رمزگذاری مانند Java و C را رمزگشایی کنند، BPMN یک زبان بصری مشترک در میان ذینفعان یک سازمان ایجاد می کند. با استفاده از این "الفبای" تصویری در نمودار BPMN، همه افراد در یک سازمان می توانند یاد بگیرند که چگونه یک جریان کاری BPM را تجسم کنند.

گروه مدیریت فرآیند پارس با سابقه شناسایی و تحلیل بیش از 100 فرآیند و گزارش در حوزه های مختلف، آماده ارایه هر گونه خدمات در زمینه مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) به شما و کسب و کارتان خواهد بود.

از تحلیل فرآیندها تا پیاده سازی در نرم افزار، در کنارتان هستیم.

همچنین گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به وسیله ماژول فارسی ساز پراسس میکر، این نرم افزار را برای شما فارسی سازی و شخصی سازی نماید.