مديريت فرآيند پارس

1.ابزار ساخت فرآيندها بصورت بصري

2.چابكي كسب و كار را بهبود مي بخشد

3.طراح فرم (فرمساز) دايناميك

4.گزارش ساز و داشبورد ساز

5.قابليت تطبيق فرآيندها

6.مديريت داده ها و اسناد

7.كنترل دسترسي مبتني بر نقش

8.ابزارهاي ارتباط و همكاري

9.يكپارچگي با مديريت پروژه

ما در گروه مديريت فرآيند پارس مي توانيم ضمن بررسي فرآيندها و جريان كارهاي شما، امكان خريد BPMS را در سازمان شما فراهم آوريم.

تعيين اهداف

آنچه را كه براي اجراي BPMS در راستاي برنامه ريزي استراتژيك شركت در نظر گرفته شده است، تعريف كنيد.

تعريف صاحبان وظيفه

قبل از انتخاب نرم افزار BPMS، مهم است كه به طور داخلي تعيين كنيد كه چه كسي مسئول پياده سازي و مديريت سيستم خواهد بود.

جزئيات مورد نياز ابزار

مشخص كنيد كه كسب‌وكار شما چه نيازها و اولويت‌هايي از سيستم دارد، مانند يافتن اينكه كدام فرآيندهاي تجاري به اتوماسيون نياز دارند، يكپارچه‌سازي با ساير سيستم‌ها و چارچوب‌ها، يا نحوه عملكرد مديريت اسناد و داده‌ها.

انتخاب اوليه

گزينه هاي خود را محدود كنيد و ابزارهاي نامزد را با استفاده از الزامات شرح داده شده در مرحله بالا انتخاب كنيد.

جمع آوري اطلاعات

ليست الزامات را براي نامزدها ارسال كنيد تا اطلاعات مربوط به محصولات را از تامين كنندگان جمع آوري كنيد.

ارائه ابزار

با انتخاب نامزدها، از آنها دعوت كنيد تا محصولات و ويژگي هاي خود را ارائه دهند.

تست و نسخه آزمايشي

اين زمان براي آزمايش اثبات امكانات محصولات است تا بررسي كنيد كه آيا آنها واقعا براي شركت شما مناسب هستند؟

محك زدن

يكي از راه‌هاي رفع ترديدها و اطمينان از اينكه اين ابزار براي رقابت شركت شما عملكرد خوبي دارد، اين است كه به رقبا نگاه كنيد و بررسي كنيد كه از كدام سيستم‌ها استفاده مي‌كنند.

مذاكره

فرآيند خريد را با مذاكرات قيمت، روش هاي پرداخت و شرايط پشتيباني از سوي تامين كننده تكميل كنيد.

قرارداد

در نهايت، خريد BPMS را انجام دهيد.

BPM و BPA هر دو مرتبط با بهبود فرآيندها هستند، اما با هدف‌ها و محورهاي مختلفي ارائه مي‌شوند:

مديريت فرآيندهاي كسب و كار (BPM - Business Process Management):

BPM معمولاً بر روي بهبود فرآيندها و اجراي بهينه‌تر آن‌ها تمركز دارد.

اين مديريت فرآيند به شما كمك مي‌كنند تا فرآيندهاي كسب و كار خود را به طور مستمر بررسي كرده و بهبود بخشيده و سپس آن‌ها را به صورت بهينه اجرا كنيد.

قابليت‌هايي مانند مديريت گردش كار، انتظارات سازماني، نظارت بر عملكرد و اندازه‌گيري KPIs (شاخص‌هاي عملكرد كليدي) از جمله ويژگي‌هاي اصلي آن‌ها هستند.

تجزيه و تحليل فرآيندهاي كسب و كار (BPA - Business Process Analysis):

مديريت فرآيند  BPAبيشتر بر تجزيه و تحليل دقيق فرآيندهاي كسب و كار تمركز دارد.

اين فرآيندها به شما كمك مي‌كنند تا فرآيندهاي كسب و كار را بررسي و تحليل كرده، نقاط قوت و ضعف آن‌ها را شناسايي كرده و بهبودهاي لازم را پيشنهاد دهند.

از جمله قابليت‌هاي اصلي BPA مي‌توان به شناسايي و حذف تكرارها، بهبود بهره‌وري و كاهش هزينه‌ها، شناسايي خطاها و افزايش كيفيت اشاره كرد.

به طور خلاصه، BPM بر روي بهينه‌سازي و اجراي فرآيندها تمركز دارد، در حالي كه مديريت فرآيندها  BPA بيشتر بر روي تجزيه و تحليل دقيق فرآيندها و ارائه بهبودهاي مرتبط تمركز دارد.

1. نداشتن استراتژي مشخص در قبال نرم افزار BPMS
براي استفاده موثر از نرم افزار BPMS، سازمان ها نياز به يك استراتژي مشخص براي پياده سازي و استفاده از آن دارند. عدم وجود استراتژي مشخص ممكن است باعث ناآگاهي و گمراهي درباره هدف و نيازهاي سازمان در استفاده از نرم افزار BPMS شود. مواردي همچون شيوه و ترتيب شناسايي و مدلسازي فرآيندها و همچنين مسائل فني همچون پياده سازي و ساخت فرآيندها در BPMS نيازمند برنامه ريزي و تصميم گيري هاي درست و از پيش تعيين شده است.

2. نقص در آموزش و آگاهي كارمندان از نرم افزار BPMS
استفاده موثر از نرم افزار BPMS نيازمند آموزش كارمندان است تا بتوانند به درستي با ابزار و فرآيندهاي مربوطه كار كنند. عدم آگاهي و آموزش كافي مي‌تواند به عملكرد ناكارآمد و استفاده ناموثر از نرم افزار BPMS منجر گردد، چرا كه كاركنان و پرسنل سازمان از نرم افزاري كه با آن احساس راحتي نكنند، حمايت نخواهند كرد.

3. ضعف ارتباطات در سازمان
ارتباطات نامناسب بين اعضاي سازمان و تيم ‌هاي مختلف مي‌تواند باعث عدم هماهنگي و اثربخشي در استفاده از نرم افزار BPMS شود. ارتباطات بين بخش ‌هاي مختلف سازمان و تيم ‌هاي پروژه بايد ساختارمند و كارآمد باشد تا امكان همكاري و هماهنگي بين آن ها فراهم شود، چرا كه در زمان تحليل فرآيندها نظرات تمامي افراد و واحدهاي درگير در آن بايد در نظر گرفته شود تا سيستمي كه پياده سازي خواهد شد، براي همه افراد كارآمد باشد.

4. عدم بهره ‌وري از قابليت‌هاي كامل نرم افزار BPMS
نرم افزار BPMS قابليت‌هاي زيادي براي مديريت و بهبود فرآيندهاي كسب و كار ارائه مي‌دهد، اما در برخي موارد، سازمان ‌ها ممكن است نرم افزار را به طور كامل بهره ‌برداري نكرده و نتوانند از تمام قابليت ‌ها و امكانات آن استفاده كنند. به عنوان مثال، امكانات فني نرم افزار كه نيازمند دانش فني و كدنويسي است، در سازماني كه نيروي متخصص چنين كاري را ندارد ممكن است بلااستفاده بماند.

5. عدم توجه به تغييرات محيطي سازمان
براي مواجهه با تحولات سريع در صنعت و بازار، سازمان‌ ها همه ساله با تغييرات و  اصلاحات متعددي مواجه مي شوند. ناديده گرفتن تغييرات محيطي و عدم بروزرساني فرآيندها و سيستم ها ممكن است باعث ايجاد ناكارآمدي و موانع در استفاده از نرم افزار BPMS شود.

به طور كلي، استفاده مناسب از نرم افزار BPMS نيازمند بررسي دقيق از نيازها و هدف هاي سازمان، طراحي و پياده سازي مناسب فرآيندها، آموزش كارمندان، ارتباطات كارآمد و استفاده بهينه از قابليت‌ هاي نرم افزار است.

با ظهور ديدگاه فرآيندگرا در بسياري از سازمان ها و مطرح شدن بحث مديريت فرآيندهاي كسب و كار (BPM)، سازمان هاي مختلف دير يا زود مي بايست نسبت به شناسايي، تحليل و مدل سازي فرآيندهاي خود اقدام كنند. گروه مديريت فرآيند پارس در راستاي ارتقاي سطح علمي و فني پرسنل و مديران سازمان هاي دولتي و غيردولتي و همچنين افزايش آشنايي آنان با شيوه هاي مدل سازي فرآيندهاي كسب و كار، اقدام به آماده سازي اين ويديوي آموزشي در حوزه تحليل و مدل سازي يك نمونه فرآيند با استاندارد BPMN 2.0 نموده است.
پس از تماشاي اين ويديو انتظار مي رود تا افراد ضمن آشنايي با مفاهيم تحليل فرآيندهاي كسب و كار(BPM)، قادر به مدل سازي فرآيندهاي خود در ابزار Bizagi و ساير نرم افزارهاي مشابه باشند.

در ادامه سعي داريم به بررسي عمده ترين چالش هاي پياده سازي مديريت فرآيندهاي كسب و كار در سازمان ها بپردازيم.

1- حمايت
2- غلبه بر طرز فكر وظيفه اي
3- فقدان مديريت تغييرات
4- توسعه و اجراي طرح هاي ارتباطي داخلي
5- تشخيص اندازه فرآيند
6- اتفاق نظر روي يك ابزار يا رويكرد

نقش نرم افزار BPMS در چابكي و ساده سازي كدينگ مالي مشخص مي‌شود. با نرم افزار BPMS با هر ميزان جزئياتي كه نياز داريد، فرايند خود خلق كنيد. هر گزارشي كه بخواهيد با هر ميزان پيچيدگي با گزارش ساز حرفه اي ما قابل انجام است.

نرم‌افزارهاي BPMS مي‌توانند به عنوان ابزاري براي ارتقاي چابكي سازمان مالي استفاده شوند. چابكي سازماني به اين معناست كه يك سازمان قابليت سريع و انعطاف‌پذيري را دارد تا به تغييرات در بازار و شرايط خارجي پاسخ دهد و به سرعت به فرصت‌ها و چالش‌هاي جديد واكنش نشان دهد. در ادامه مي‌توانيد ببينيد كه چگونه استفاده از نرم‌افزار BPMS مي‌تواند به ايجاد چابكي در سازمان مالي كمك كند:

اتوماسيون فرآيندها:

با استفاده از BPMS، مي‌توانيد فرآيندهاي مالي خود را به طور كامل يا قسمتي اتوماتيك‌سازي كنيد. اين به اين معناست كه فرآيندهايي مانند تأييد فاكتورها، پرداخت حقوق، گزارش‌دهي مالي و ... را مي‌توانيد به طور خودكار انجام دهيد، كه اين امر زمان و انرژي را براي كارمندان ذخيره مي‌كند و به سازمان اجازه مي‌دهد تا سريعتر به تغييرات واكنش نشان دهد.

استانداردسازي فرآيندها:

با استفاده از BPMS، مي‌توانيد فرآيندهاي مالي خود را استانداردسازي كنيد، به اين معنا كه همه‌ي فرآيندها به يك الگوي مشخص و استاندارد پيروي مي‌كنند. اين باعث مي‌شود كه فرآيندها قابل پيش‌بيني‌تر و قابل اندازه‌گيري‌تر باشند و تغييرات راحت‌تري در آن‌ها اعمال شود.

انعطاف‌پذيري در تغييرات:

BPMS به سازمان اين امكان را مي‌دهد كه به سرعت به تغييرات درخواست شده در فرآيندها و تكنولوژي‌ها پاسخ دهد. اين به اين معناست كه سازمان مالي مي‌تواند با سرعت بيشتري به نيازهاي مشتريان و بازار واكنش نشان دهد و فرصت‌هايي را كه در مقابل رقبا ايجاد مي‌شود به سرعت بهره‌مند شود.

گزارش‌دهي و تحليل:

BPMS اطلاعات كافي را از فرآيندهاي مالي جمع‌آوري مي‌كند تا به سازمان اطلاعات كافي براي تحليل و بهبود فرآيندها بدهد. با تحليل داده‌ها و درك بهتر از فرآيندهاي مالي، سازمان مي‌تواند به سرعت نقاط ضعف را شناسايي كرده و راهكارهاي مناسب را براي بهبود آن‌ها اعمال كند.

با تلفيق اين ويژگي‌ها، نرم‌افزارهاي BPMS مي‌توانند بهبود چابكي سازمان مالي شما را تسهيل كنند و به سازمان كمك كنند تا با موفقيت به تغييرات واكنش نشان دهد و از فرصت‌هاي موجود به بهترين نحو بهره‌مند شود.

ما در گروه مديريت فرآيند پارس مي توانيم ضمن بررسي فرآيندها و جريان كارهاي شما، امكان ساخت فرآيند در پروسس ميكر را در سازمان شما فراهم آوريم.

نقشه برداري فرآيند مي تواند به همه ذينفعان كمك كند تا ابتكارات RPA را تجسم كنند
 يكي از رايج ترين ابزارهاي مورد استفاده در نقشه برداري فرآيند، نقشه فرآيند سطح بالا است. اين نقشه يك تصوير سريع از مراحل مربوط به يك برنامه RPA است. اين تجسم مفيد نشان مي دهد كه چگونه سيستم هاي مختلف بدون وارد شدن به جزئيات ريز با يكديگر تعامل دارند. اين يك راه عالي براي ارتباط نحوه عملكرد يك فرآيند RPA با ذينفعان رهبري و غير فني است.

 استفاده از  swimlanesبراي نشان دادن نحوه تعامل سيستم ها 
 سازمان ها مملو از وظايفي هستند كه مدعيان قدرتمندي براي RPA هستند. يك بانكدار بررسي مي كند كه آيا متقاضي در ليست تماشا است يا خير. يك تحليل گر بازاريابي اطلاعات عملكرد كمپين را از بسترهاي مختلف در يك صفحه گسترده جمع آوري مي كند. نمايندگان خدمات مشتري سطوح موجودي را تأييد مي كنند و نمايندگان منابع انساني برگه هاي زماني و كسر ماليات را تأييد مي كنند. با استفاده ازRPA ، مي توانيد ربات ها را براي انجام هر يك از اين كارهاي دستي ثبت نام كنيد. وقتي نوبت به برجسته شدن نحوه قرار گرفتن ربات ها در فرايند مي رسد، Swimlanes يك نمودار جريان بصري ارزشمند در جعبه ابزار نقشه ساز فرآيند است.

گروه مديريت فرآيند پارس مي تواند كليه خدمات فني موردنياز را در جهت پياده سازي و ساخت فرآيندها در پروسس ميكر به شما ارايه دهد.

  Swimlanesنقشه هاي چند منظوره اي هستند كه يك پروژه بزرگ را به "خطوط" مسئوليت تعيين شده تقسيم مي كنند. در حالي كه مي توانيد از swimlanes براي تعيين مسئوليت افراد يا بخش ها استفاده كنيد، تحليل گران RPA از swimlanes براي نشان دادن اين كه چه سيستم ها يا فناوري هايي چه وظيفه اي را بر عهده دارند استفاده مي كنند.

استفاده از نقشه جريان ارزش براي ايجاد تعادل بين اتوماسيون و رضايت مشتري
 فقط به دنبال يافتن مطلوب ترين دنباله كارها نباشيد. صرف اين كه يك فرآيند كارآمدترين به نظر مي رسد به اين معني نيست كه بيش ترين ارزش را براي كاربر نهايي شما ارائه مي دهد. نقشه جريان ارزش يكي از ابزارهايي است كه توسط نقشه پردازان فرآيند مورد استفاده قرار مي گيرد تا اطمينان حاصل شود كه آن ها هميشه مشتري را در ذهن خود نگه مي دارند. آيا تيم خدمات مشتري شما ساعت ها را در روز براي بازنشاني گذرواژه ها هدر مي دهد - كاري كه يك ربات مي تواند به راحتي انجام دهد؟ شايد شما گام خاصي را در خط فروش خود به RPA سپرده ايد، اما رويكرد عملي بيش تري لازم است. نقشه جريان ارزش به ايجاد تعادل بين كارآيي تاكتيكي و ارائه بهترين ارزش به مشتري كمك مي كند.

 يك ابزار قدرتمند براي شناسايي ناكارآمدي هاي سيستميك  
 وقتي تصويري واضح از نحوه تبادل اطلاعات سيستم ها داشته باشيد، مي توانيد به راحتي ناكارآمدي ها را تشخيص دهيد. آيا ربات ها اغلب داده هاي يك ساني را بين دو سيستم به صورت رفت و برگشت ارسال مي كنند؟ اين امر مي تواند منجر به تاخير در پردازش و طولاني شدن زمان انتظار مشتري شود. نقشه هاي فرآيند مي توانند تنگناها را مشخص كرده و به شما در يافتن مسيرهاي بهينه تر كمك كنند.

نقشه فرآيند مي تواند  با ارائه اطلاعات بيش تردر مورد مراحل غير ضروري به توصيف آن ها كمك كند
 بسياري از سازمان ها در هيجان خود براي پياده سازي فناوري هايRPA ، وظايف دستي خود را به يك سيستم نرم افزاري واگذار مي كنند. مك كينزي به تيم ها هشدار مي دهد كه مراقب اين دام باشند: موثرترين ابتكارات RPA آن هايي هستند كه با ساده سازي سيستم هاي بسيار پيچيده شروع مي شوند.

آيا شما گروهي از ربات ها را براي رونويسي يك برنامه 25 زمينه اي بسيج مي كنيد؟ با در نظر گرفتن زمينه هايي كه ممكن است بتوانيد حذف كنيد، شروع كنيد. با وجود اين كه مديريت فقط چند صفحه از ده ها صفحه را مي خواند، هنوز هم به يك قالب گزارش ماهانه قديمي متكي هستيد؟ به جاي انتقال ساده اين مسئوليت ها بهRPA ، نقشه فرآيند شما را مجبور مي كند تا هر مرحله را بررسي كرده و مشخص كنيد كه كداميك براي اهداف كلي شما ضروري است - و كدام مراحل به سادگي سنگين هستند. اتوماسيون فرآيند روباتيك يك فناوري قدرتمند براي افزايش كارايي كلي در سازمان شما است. فارستر بازار حزب جمهوري خلق چين را در سال 2016، 250 ميليون دلار ارزش گذاري كرد و پيش بيني كرد با رشد سرسام آوري تا پايان سال 2021 به 2.9 ميليارد دلار برسد. با وجود داشتن "روبات" در نام، استفاده بيش تر از اين نيروي ديجيتالي هم به اندازه برنامه هاي ديگر به برنامه ريزي نياز دارد. با استفاده از ابزارهاي نقشه برداري فرآيند، مي توانيد به سازمان خود كمك كنيد تا پايه محكمي براي يك برنامه موفق RPA ايجاد كند.

مدل سازي داده به مشاغل كمك مي كند تا در سراسر سازمان خود ارتباط برقرار كرده و برنامه ريزي كنند.

مدل سازي داده به تشخيص منبع صحيح داده ها كه مي تواند براي پر كردن مدل استفاده شود، كمك مي كند.

مدل سازي داده مي تواند براي تعريف روابط بين جداول مختلف مانند كليد اصلي، كليد خارجي و غيره استفاده شود.

مخاطبان مناسب براي يادگيري اين فناوري چه كساني هستند؟

مخاطبان مناسب براي يادگيري تكنيك هاي مدل سازي افرادي هستند كه معمار داده و تحليلگر داده هستند. اكثر افراد به عنوان تحليلگر داده شروع مي كنند و سپس پيشرفت مي كنند.

اين فناوري چگونه به شما در رشد شغلي كمك مي كند؟

به گفته Glassdoor، پيش بيني مي شود كه ميانگين دستمزد در بازار براي مدل سازها به طور متوسط حدود 78،601 دلار درآمد باشد. بنابراين مي بينيد كه اين شغل داراي درآمدي بالا است. اكثر شركت هاي بزرگ روي مدل سازها سرمايه گذاري مي كنند، زيرا براي حفظ يكپارچگي داده ها بسيار ضروري هستند.

نتيجه

در نتيجه، مي توانيم بگوييم كه مدل ايجاد شده توسط مدل سازان، ثبات در نامگذاري قراردادها، يكپارچگي و امنيت داده ها را تضمين مي كند، زيرا داده هاي خوب كسب و كار را در استفاده صحيح و كارآمد از داده ها قادر مي سازد.

گروه مديريت فرآيند پارس مي تواند كليه خدمات فني موردنياز را در جهت پياده سازي و ساخت فرآيندها در پروسس ميكر به شما ارايه دهد.

نرم افزار BPMS يك ابزار نرم افزاري است كه براي مديريت و بهينه سازي فرآيندهاي كسب و كار در سازمان ها استفاده مي‌شود. نقش اصلي اين نرم افزار در چابكي سازمان عبارت است از:

1. توسعه و بهره برداري از فرآيندهاي چابك:

نرم افزار BPMS به سازمان‌ها كمك مي‌كند تا فرآيندهاي خود را به صورت هوشمند و سيستماتيك تعريف كنند و در طي زمان اين فرآيندها را بهبود ببخشند. با استفاده از اين نرم‌افزار، سازمان‌ها مي‌توانند فرآيندهاي مختلف را مدلسازي و طراحي كرده و به سادگي تغييرات لازم را در هر زمان در اين فرآيندها اجرا كنند.

2. اتوماسيون فرآيندها:

نرم افزار BPMS قابليت اتوماسيوني كردن فرآيندها را فراهم مي‌كند. اين نرم افزار قادر است تا مراحل مختلف فرآيندها را جايگزين كارهاي دستي كرده و بر اساس قوانين و روش هاي تعيين شده توسط سازمان، فرآيندها را به صورت خودكار اجرا كند. به اين ترتيب، سرعت انجام فرآيندها افزايش يافته و احتمال وقوع خطاها كاهش مي‌يابد.

3. ارتباط و هماهنگي بين بخش‌هاي سازمان:

به عنوان يك سيستم مركزي، نرم افزار BPMS باعث ايجاد ارتباط و هماهنگي بين بخش ‌ها و واحدهاي مختلف سازمان مي‌شود. اين نرم افزار به تيم ها امكان مي‌دهد تا با همكاري و تعامل بيش تر بر روي يك فرآيند مشترك كار كنند و به صورت هماهنگ به اهداف سازماني دست يابند.

4. مديريت و كنترل فرآيندها:

با استفاده از نرم افزار BPMS، سازمان‌ها قادر خواهند بود فرآيندهاي خود را مديريت و كنترل كرده و بر عملكرد آن ها نظارت داشته باشند. اين نرم افزار قابليت نظارت، گزارش دهي و اندازه گيري عملكرد فرآيندها را به صورت زنده و در هر لحظه فراهم مي كند. اين اطلاعات به سازمان كمك مي‌كند تا فرآيندهاي خود را بهبود بخشد و به شناخت و برآورد عملكرد سازمان كمك مي‌كند.

به طور كلي، نرم افزار BPMS در چابكي سازمان نقش مهمي دارد و به سازمان ها كمك مي‌كند تا فرآيندهاي خود را به صورت چابك و سيستماتيك مديريت كنند، هماهنگي را افزايش داده و كنترلي بر عملكرد فرآيندها داشته باشند. همچنين مهم ترين نقش نرم افزار BPMS در چابكي سازمان، امكان تطبيق فرآيندهاي سازمان با تغييرات به وجود آمده در سازمان، بازار و شرايط مي باشد.